X
تبلیغات
دبيرخانه قطار شهري مشهد

دبيرخانه قطار شهري مشهد

سیستم عامل چیست؟

سیستم عامل چیست؟

یک کامپیوتر شامل سه قسمت اصلی است: CPU و یا پردازنده، حافظه و دستگاههای ورودی و خروجی که اطلاعات را رد و بدل می‌کنند. پردازنده (CPU) به تمامی قسمت‌های مختلف کامپیوتر دستور می‌دهد. حافظه اطلاعات و دستورات مربوط به آن را نگهداری می‌کند. دستگاههای ورودی و خروجی شامل کیبورد، ماوس، مانیتور و درایو‌ها برای ارسال دستورات و اطلاعات به حافظه استفاده می‌شود.

سیستم عامل هماهنگ کننده همه دستگاههای سخت افزاری موجود در کامپیوتر شماست و بر عملکرد آنها نظارت دارد. به این ترتیب شما می‌توانید برنامه مفیدی را روی کامپیوتر اجرا کنید. به عنوان یک مثال ساده، وقتی فایلی را از هارد دیسک به روی فلاپی کپی می‌کنید، سیستم عامل فایل را روی هارد دیسک پیدا می‌کند اطلاعات مربرط به نام، اندازه و تاریخ ایجاد فایل را نگه می‌دارد، جای خالی روی فلاپی را تعیین کرده و عمل نامگذاری روی فایل منتقل شده به فلاپی را نیز انجام می‌دهد.

سیستم عامل دارای مکانیزمی برای فایل‌ها می‌باشد که توسط آن ذخیره‌سازی و دسترسی به فایل‌ها، برنامه‌های رابط کاربر برای ارتباط با سیستم عامل، و مجموعه‌ای از برنامه‌های ويژه مانند برنامه cp (جهت کپی کردن فایل) که انجام کارهای ساده را به عهده دارند، امکانپذیر سازد.

سیستم عامل‌های مختلف شامل برنامه‌های مختلف و روشهای متفاوتی برای ارتباط با پردازنده (CPU)، حافظه و دستگاههای ورودی و خروجی می‌باشند. پس همانطور که دیدید سیستم عامل‌ اساس و پایه است و بدون آن کامپیوتر شما مجموعه‌ای از قطعات پلاستیکی و فلزی خواهد بود.

موفق باشيد - بخش آموزش

+ نوشته شده در ۱۱/۱۴/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۲۳ توسط morteza abaspoor دسته : نظر(0)

آموزش فعال کردن فارسی نويسی در ويندوز XP

آموزش فعال کردن فارسی نويسی در ويندوز XP

ويندوز XP اين امکان را به شما ميدهد که بدون نصب هر گونه برنامه خارجی بتوانيد از امکانات نوشتاری فارسی برخوردار شويد و بعد از انجام تنظيمات ميتوانيد در بسياری از برنامه ها مخصوصاً بسته Office 2000 و XP از اين نعمت برخوردار شويد:

فرض ميکنيم شما از منوهای پيش فرض XP استفاده ميکنيد:

1- از منوی Start نماد Control Panel را انتخاب کنيد
2- حالا در پنجره باز شده Date, Time, Language, and Regional options را انتخاب کنيد
3- Add Other Languages را انتخاب کنيد
( اگر از ظاهر Classic ويندوز XP استفاده ميکنيد بايد ابتدا Start>Settings>Control Panel و سپس Regional and Language Options را انتخاب کنيد)
4- در پنجره باز شده گزينه Install files for complex script and right-to-left additional languages را چک بزنيد
5- دکمه Apply را که حالا فعال شده را بزنيد. يک اعلان مانند شکل زير ظاهر ميشود، پس از زدن کليد OK و در صورت موجود بودن CD ويندوز XP در درايو فايلهای مورد نياز به سيستم شما کپی ميشوند
اگر اعلانی مبنی بر Restart کردن سيستم ظاهر شد آن را فعلا Cancel کنيد
6- حالا بر روی دکمه Details کليک کنيد
7- در پنچره جديد در قسمت installed Services دکمه Add را بزنيد و در قسمت Input Language فارسی را انتخاب کنيد و Ok کنيد
8- دستگاه را حالا Restart کنيد

نکات زير را به خاطر بسپاريد

جهت تغيير زبان از کليدهای Alt+Shift استفاده کنيد

برای تغيير جهت نوشتن راست به چپ از Ctrl+Shift سمت راست صفحه کليد و برای چپ به راست از Ctrl+Shift سمت چپ صفحه کليد استفاده کنيد

در استاندارد يونيکد برای نوشتن حرف ( پ ) بجای کليد"~" بايد از "" استفاده کنيد و برای نوشتن "ژ" بايد از ترکيب Shift+C استفاده کنيد.

+ نوشته شده در ۱۱/۱۴/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۱۳ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(0)

نرم افزار چیست؟

نرم افزار چیست؟

 این موضوع که قدرت رایانه ی شما چقدر است اهمیت زیادی ندارد، بلکه، آنچه که اهمیت دارد این است که یک رایانه، بدون نرم افزار بلا استفاده است. رابطه ی نرم افزار با رایانه مانند رابطه یCD صوتی(موسیقی) است با دستگاه محرک آن CD Playerیا مانند رابطه ی نوار فیلم ویدیو است با دستگاه ویدیو. شما برای انجام هر کار به هر دو نیاز دارید. سخت افزار (Hardware)، عبارت است از هر قطعه ی فیزیکی از تجهیزات رایانه و نرم افزار(Software) عبارت است از مجموعه برنامه های رایانه ای یا برنامه های کاربردی(Application)، که معمولا" شناخته شده هستند.

 

 


نرم افزار چیست؟ نرم افزار، معمولا" بر روی دیسک فلاپی یا دیسک فشرده CD-ROM عرضه می شود، اگر چه، هر روز نرم افزار های بیشتری بر روی شبکه جهانی اینترنت قرار می گیرند و این امکان را به شما می دهند که بدون استفاده از CD یا فلاپی، نرم افزار مورد نیاز خود را تهیه کنید. در اغلب مواقع، قبل از اینکه بتوانید از رایانه استفاده کنید، باید نرم افزار، درون آن نصب شود. نصب یک برنامه ی کاربردی به معنی انتقال تمامی اطلاعات مورد نیاز، از دیسک اصلی (Original Disk) به دیسک سخت (Hard Disk) رایانه است. بعد از نصب برنامه، برای حفاظت دیسک های اصلی می توان آنها را در محیط مناسب نگهداری کرد. بسیاری از رایانه های جدید با نرم افزارهایی که از پیش بر روی آن نصب شده اند عرضه می شوند. این رایانه ها دارای مزایایی هستند، از جمله، ممکن است شما نتوانید دیسک اصلی را تهیه کنید ولی نرم افزارهای نصب شده در رایانه می تواند به راحتی در رایانه ای که تازه بسته بندی آن باز شده است، استفاده شوند.

حتی اگر در رایانه، این مجموعه نرم افزارها وجود نداشته باشد همواره سیستم عاملی روی آن نصب می گردد.

● Microsoft Windows

برای استفاده مفید از رایانه، قبل از هر چیزی به یک نرم افزار نیاز است و نرم افزار نیز قبل از انجام هر کاری به یک سیستم عامل نیاز دارد. سیستم عامل مورد استفاده در اغلب رایانه ها، Windows از شرکت میکروسافت است. Windows از قبل بر روی رایانه ها نصب می شود وبرای موارد ضروری معمولا" بر روی یک CD-ROM نیز عرضه می شود. سیستم عامل، رابطی است بین شما و رایانه. شما از این سیستم عامل استفاده کرده و به رایانه می گویید چه کاری انجام دهد. در Windows می توان از یک موش استفاده کرد که قادر است نشانگر روی صفحه نمایش را کنترل کند. با فشار دادن دکمه موش(Click) روی نشانه ها icon)، تصویرهای کوچکی که در این سیستم عامل گنجانده شده)، انتخاب گزینه از منو و نوشتن با کمک صفحه کلید، شما می توانید رایانه را کنترل کنید و به آن دستور دهید.

وقتی که می گویند یک نرم افزار تحت Windows اجرا می شود، یعنی این نرم افزار انتظار دارد که درون رایانه ی شما Windows در حال اجرا باشد و در غیر این صورت اگر رایانه فاقد Windows باشد نرم افزار مورد نظر، نصب نشده و اجرا نخواهد شد. نرم افزارهایی که برای نگارشهای قدیمی تر ویندوز (سیستم عامل پیش ازWindows XP) یا MS-DOS طراحی شده اند، با رایانه ای که دارای سیستم عامل Windows جدید (مانند XP یا Vista ویندوز ویستا) است نیز اجرا می شود، اما این نرم افزارها نمی توانند از ویژگی های جدید Windows های نگارش جدید سود ببرند.

از آنجایی که Windows (و سایر نرم افزارهایی که به آن نیاز دارند) دستورات طولانی وپیچیده ای به رایانه می دهند؛ به همین علت، به کار بردن رایانه ی شخصی قوی، مهم به نظر می رسد.همانطور که سیستم های عامل و نرم افزارها پیچیده تر می شوند برای اجرای این نرم افزارها، به رایانه ی شخصی قدرتمند تری احتیاج دارید. به همین دلیل، روزی فراخواهد رسید که رایانه های فعلی، دیگر قابل استفاده نبوده و کنار گذاشته شوند.

● برنامه های کاربردی چیست؟

Windows به تنهایی نمی تواند برای کاربران سیستم، کمک موثری باشد و برای انجام بعضی کارهای مفید نیاز است که نرم افزار یا برنامه های کاربردی به آنها اضافه شود. برنامه ی کاربردی، برنامه یا قطعه ای از یک نرم افزار می باشد که جوابگوی یک نیاز خاص است. به عنوان مثال، یک ویرایشگر برای تایپ متن مواردی از قبیل: نامه ها، گزارش ها و کتاب ها است و یک صفحه گستر(Spreadsheet) برای کار کردن با اعداد،طراحی شده است و به صورت خودکار محاسباتی که دایما" با ماشین حساب انجام می شود را انجام می دهد. همه ی برنامه های کاربردی برای انجام کارهای روزانه و مستمر طراحی نشده اند. به هر حال، برنامه های کمک یا سودمند (Utilities) نوع دیگری از نرم افزار هستند. برنامه های کاربردی به منظور بر طرف کردن نیازهای گاه وبی گاه اعمالی مانند اتصال رایانه شما به رایانه های دیگر، مرتب کردن دیسک سخت شما و کنترل بر روی ویروس ها طراحی شده اند. لزومی ندارد که برنامه های کاربردی حتما" کارهای جدی انجام دهند. مثلا" بازی ها، یک نوع از برنامه های کاربردی هستند و در بازار، هزاران دایر ه المعارف، فرهنگ لغت و سایر مراجع دیگر وجود دارد. متاسفانه، مانند فیلم سینمایی که پایان آن نامشخص است، شما تا نرم افزاری را آزمایش نکنید نمی دانید خوب است یا نه. خوشبختانه نشریاتی مانند What Pc? نرم افزارها را مورد ارزیابی قرار می دهند.

اگر خواسته باشید نرم افزار مناسبی بخرید، بعضی از تولیدکنندگان، نسخه هایی نمایشی از نرم افزار را ارایه می کنند. بنابراین، شما می توانید قبل از خریداری، اطلاعات بیشتری درباره آنها به دست آورید. شبکه ی جهانی اینترنت نیز محیطی مناسب برای پیدا کردن ویژگی هایی این چنینی است. اینترنت، یک مرجع مناسب برای نرم افزارهای اشتراکی است که به صورت مجانی بر روی شبکه ی اینترنت قرار داده می شوند و اگر مایل به استفاده از آنها باشید، شهریه ای ناچیز پرداخت می کنید. اغلب نرم افزارهای اشتراکی، معمولا" یک راهنما یا یک نسخه ی جدید از نرم افزار را که ویژگی های بیشتری، دارد جهت ایجاد انگیزه برای استفاده ارایه می کنند.

کامپیوتر جوان

+ نوشته شده در ۱۱/۱۴/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۰۸ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(0)

استفاده از کابل Cross برای ایجاد شبکه بین دو کامپیوتر

استفاده از کابل Cross برای ایجاد شبکه بین دو کامپیوتر

برای انتقال اطلاعات خود بین دو کامپوتر از چه روشی استفاده می کنید ؟

استفاده از کابل Cross برای ایجاد شبکه بین دو کامپیوتر
استفاده از کابل Cross برای ایجاد شبکه بین دو کامپیوتر


▪ اطلاعات رو روی CD رایت میکنید ؟
▪ از حافظه های Flash برای جابجایی استفاده می کنید ؟
▪ اگر حجم اطلاعات زیاد باشه چطور ؟

راحت ترین راه و البته پر هزینه ترین راه استفاده از شبکه است .

در شبکه با share کردن فایل یا فولدر مورد نظر روی کامپیوتر مبدا ، به راحتی می توانیم در کامپیوتر مقصد فایل یا فولدر مورد نظر را از روی سرور ( یا کامپیوتر مبدا ) برداریم .
استفاده از شبکه برای دو کامپوتر از لحاظ اقتصاذی اصلا به صرفه نیست . اما راهی وجود دارد که می توان به وسیله آن و تنها با استفاده از چند متر کابل ناقابل دو کامپوتر را با هم شبکه کرد . و آن استفاده از کابل Cross است . که در اینجا نحوه تهیه و استفاده از آن را توضیح می دهیم .

نحوه تهیه کابل Cross ( برای کابل CAT۵ ) :

راحت ترین راه ممکن این است که آنرا از یکی از فروشگاه های فروش قطعات شبکه تهیه کنید !
راه دیگر این است که خودتان آن را بسازید . که در ذیل طریقه ساخت آن به طور مختصر امده است :
پس از تهیه کابل شبکه به متراژ مورد نیاز و تهیه جک RJ۴۵ ( جک کابل شبکه ) ، دو سر کابل را لخت می کنیم . حالا باید رنگها را به ترتیب استاندارد درست کنیم . یک طرف کابل را به طور عادی و به ترتیب :

▪ چپ به راست :

نارنجی- سفید ، نارنجی ، سبز- سفید ، آبی ، آبی- سفید ، سبز ، قهوه ای- سفید ، قهوه ای .
و اما سمت دیگر ، اگر سمت دیگر کابل را هم مانند بالا درست کنیم ، کابل درست شده ، یک کابل شبکه معمولی می باشد . برای اینکه کابل ، کابل Cross شود ، سمت دیگر آنرا به ترتیب زیر درست می کنیم :

▪ چپ به راست :

سبز- سفید ، سبز ، نارنجی- سفید ، آبی ، آبی- سفید ، نارنجی ، قهوه ای- سفید ، قهوه ای .

ایجاد شبکه بین دو کامپیوتر

ایجاد شبکه بین دو کامپیوتر


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

یعنی به عبارتی پین ۱ را به پین ۳ ، و پین ۲ را به پین۶ و بلعکس متصل می کنیم .

و هر دو سر کابل را اصطلاحا سوکت میزنیم .
حالا یک کابل Cross در اختیار داریم .
کار سخت افزاری تمام شد .

 استفاده :

نحوه استفاده از کابل Cross ، هیچ تفاوتی با کابل معمولی ندارد . مانند کابل های معمولی دو سر کابل را به کارتهای شبکه دو کامپوتر وصل می کنیم .
وقتی کامپوتر ها روشن شد ، تمام شرایط برای ایجاد شبکه بین این دو فراهم است ، پس از شبکه کردن دو کامپوتر با هم ، به راحتی می توانیم از مزایای شبکه استفاده و اطلاعات خود را انتقال دهیم .
طریقه شبکه کردن چند کامپوتر به طور کامل در مقاله ای جداگانه توضیح داده خواهد شد .
لازم به ذکر است که این کار در شبکه های سیمی فقط برای دو کامپوتر قابل اجراست ، ولی در شبکه های بی سیم ( Wireless ) ، تا چهار کامپوتر را می توان با این روش شبکه کرد . که در شبکه های بی سیم به این روش add-hock گفته می شود .

موفق باشيد

+ نوشته شده در ۱۱/۱۴/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۰۰ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(0)

ضوابط و ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه (اتوماسيون) (قسمت اول)

اگر سيستم «مكاتبات» در سازمان راه‌اندازي شود:

 
شفاف شدن و مستند شدن تعاملات اداري
 

مديريت، نظارت و پيگيري توليد، گردش و عمليات مربوط به مستندات و بهبود فرآيندهاي اداري

 
يكسان‌سازي، ساماندهي و انسجام‌بخشي به مكتوبات
 

كنترل و سازماندهي دسترسي افراد به مستندات و مكتوبات سازماني

  
امكان پاسخگويي به ارباب رجوع به صورت مكانيزه
 

سادگي استفاده و گسترش همه جانبه در سازمان

 
امكان ارتباط با ساير بخش‌هاي توليد كننده اطلاعات

ضوابط و ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه:

·       اطلاعات پايه

1-      امكان تعريف انواع نامه مانند: نامه صادره و وارده، فاكس، يادداشت، حكم ماموريت، حكم كارگزيني، صورتجلسه.

2-      امكان تعريف انواع طبقه‏بندي نامه مانند : عمومي، عادي، محرمانه، خيلي محرمانه و ...

3-      امكان تعريف ارجحيت نامه مانند: عادي، فوري و آني

4-      امكان تعريف انواع موضوع نامه مانند: عمومي، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و ...

5-      امكان تعريف شيوه ارسال نامه مانند: دستي، پيك، ارباب رجوع، پستي و ...

6-      امكان تعريف انواع دبيرخانه‏هاي محلي

7-      امكان تعريف انواع بايگاني‏هاي محلي

8-      امكان تعريف انواع وضعيت كنوني نامه مانند: اصل، كپي و المثني

9-      امكان تعريف انواع شرح رونوشت نامه

10-    امكان تعريف دستگاه‏ها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه

11-    امكان تعريف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردي و سمت هر يك

12-    امكان تعريف نام و سمت مسئولان دستگاه‏ها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه در خارج از سازمان

13-    امكان تعريف گروه‏هاي طرف مكاتبه و تخصيص كاركنان يا واحدهاي سازماني به گروه‏ها (جهت تسهيل در امر تبادل مكاتبات)

14-    امكان تعريف جانشين براي هر يك از مسئولان ارجاع و پيگيري و امكان تفويض اختيار كاربران.

15-    امكان تعريف انواع شرح ارجاع ( در مورد علت ارجاع نامه توضيح داده ‏شود)

16-    امكان تعريف پايه شاخص سال (دستور شروع سال جديد را تعيين مي‏كند)

17-    امكان تعريف قالب شماره نامه (وارده ، داخلي و صادره) در هر دبيرخانه

18-   امكان تعريف و مديريت اسناد سازماني (غير از نامه) مانند صورتجلسات، روشها و دستورالعمل‏هاي اداري، آيين‏نامه‏ها، فرمها و ...

19-    امكان تعريف آدرس پست الكترونيكي، آدرس پستي و شماره تلفن كاربر (دفتر تلفن) و امكان وجود تقويم به صورت شخصي و عمومي

 

  • عمليات مربوط به نامه‏هاي وارده

 

1-      امكان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) فرستنده، تاريخ و ساعت ورود نامه،‌ نوع تحويل و ...

2-      امكان ثبت مشخصات فرستنده، گيرنده‏، توزيع‏كننده و ثبت كننده نامه (جهت رديابي فيزيكي نامه)

3-      اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به صورت خودكار

4-      امكان ثبت نامه‏هاي مرتبط اعم از  پيرو،  بازگشت و عطف

5-      امكان ثبت پيوست‏هاي نامه

6-      امكان ثبت رونوشت‏هاي نامه

7-      امكان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش يا شخصي كه نامه به وي ارجاع شده، تاريخ و ساعت ارجاع و تاريخ مهلت اقدام

8-      امكان خواندن نامه از طريق فايل و يا از طريق اسكن كردن نامه و يا دريافت از طريق فاكس توسط سيستم

9-      امكان ايجاد ارتباط مابين نامه‏هاي داراي پيرو، بازگشتي و عطفي

10-    امكان ثبت نامه با شماره آزاد

11-    امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل دهنده

12-    امكان الصاق انواع ضمائم و پيوستها شامل متن، عكس، فيلم و صدا به نامه مورد نظر

13-    امكان تهيه و ثبت متن هامش

14-   امكان هامش‏نويسي متعدد با سطح دسترسي كنترل شده (هر هامش فقط توسط شخص موردنظر قابل رؤيت باشد و يا هامش عمومي باشد)

 

 

·         عمليات مربوط به نامه‏هاي صادره

 

1-       امكان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) گيرنده نامه، نوع تحويل و ...

2-      امكان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره

3-      امكان صدور نامه‏ صادره به دستگاه‏هاي اجرايي و اشخاص (حقيقي و حقوقي) با حفظ سابقه

4-      امكان تايپ و ويرايش نامه‏‎ها در داخل برنامه

5-      امكان تعريف و ذخيره موضوع و كليد واژه براي نامه به منظور عدم تايپ مجدد

6-      امكان تهيه پيش‏نويس نامه و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي

7-      امكان تبديل پيش‏نويس تأييد شده به نامه

8-      امكان تشكيل فهرست مخاطبان براي نامه‏هايي با موضوعات و متون يكسان و ارسال گروهي نامه‏ها

9-      امكان تأييد نامه صادره از طرف مقامات مربوط

10-   امكان ثبت نامه‏هاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف

11-   امكان شماره گذاري نامه صادره مطابق ساختار شماره‏‎گذاري موردنظر سازمان

12-   اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به نامه صادره

13-   امكان ارسال نامه از طريق فاكس توسط سيستم

14-   امكان تعيين تعداد و نوع پيوست‏هاي نامه صادره

15-    امكان ارسال تصوير نامه ارسالي به صورت اسكن شده

16-    امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل گيرنده

 

  

·        عمليات مربوط به مكاتبات داخلي

 

1-      امكان ايجاد، پيگيري و كنترل مكاتبات داخلي بين واحدها

2-      امكان شماره‏گذاري نامه‏هاي داخلي مطابق ساختار شماره‏گذاري سازمان

3-      امكان ثبت نام و سمت فرستنده و گيرنده

4-      امكان تعيين تعداد و انواع پيوستهاي نامه

5-      امكان تعيين نامه‏هاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف

6-      امكان تنظيم جلسات داخلي سازمان توسط سيستم (مشخص كردن زمان، مكان، موضوع، افراد مدعوو در جلسه، تعيين مسئول جلسه و تجهيزات مورد نياز و فعال كردن يادآوري براي اطلاع افراد مدعوو در جلسه)

7-      امكان ثبت وظايف به همراه اطلاعات آن نظير ارجاع‏كننده ، زمان انجام و ...

 

+ نوشته شده در ۱۱/۱۴/۱۳۸۶ساعت ۰۷:۴۶ توسط morteza abaspoor دسته : ضوابط و ويژگيهاي دبيرخانه (اتوماسيون) نظر(0)

مديريت حروفچيني نامه ها (قسمت اول)

 

حروفچيني نامه و نظارت بر كار حروفچين‌ها:

 

در تايپ نامه‌ها و گزارشات، علاوه بر آن كه عوامل مختلفي از قبيل قطع نامه‌ها، تعداد نسخ، جدول، آمار، نوع فرم، سطور و ساير عوامل در زمانسنجي و احتساب آن مؤثر است، مجرب و يا مبتدي بودن حروفچين نيز بايد مورد توجه قرار داده شود.

با توجه به نكات فوق و با در نظر گرفتن مراحل عمليات كار ماشين نويسي و با رعايت كاربرد تكنيك زمان‌سنجي و نيز با توجه به اشتغال يك ماشين‌نويس مجرب در امور تحريرات، زمان صرف شده براي ماشين نويس مجرب در حدود 5 ساعت كار پيش بيني شده است.

به طور كلي بايد در نظر داشت كه يك ماشين نويس مجرب در هر دقيقه 230 حرف تحرير خواهد كرد كه به طور متوسط بين 50 تا 60 كلمه را شامل مي‌شود و اين اقلام براي يك ماشين‌نويس مبتدي به نسبت 3/1 تقليل مي‌يابد.

 

اندازه و قطع كاغذ‌هاي اداري:

به موجب توصيه‌هاي مؤسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران، نامه‌هاي اداري در دو اندازه تعيين شده‌اند:

قطع بزرگ:

اندازه كاغذهاي قطع بزرگ 297*210 ميلي‌متر يا اندازه A4 منحصر به مواقعي است كه مفاد نامه از يك برگ قطع كوچك بيشتر باشد.

 

قطع كوچك:

نامه‌هايي كه در كاغذهاي قطع كوچك ماشين مي‌شود، نبايد از يك برگ با در نظر گرفتن حاشيه‌ها، تجاوز كند و در غير اينصورت بايد از كاغذ قطع بزرگ استفاده شود.

 

زمان صرف شده براي تايپ نامه و گزارش

(منبع: دفتر بهبود روش‌ها، سازمان مديريت و برنامه ريزي)

 

رديف

شرح نامه

تعداد صفحات

زمان (يك دقيقه)

حداقل

حداكثر

1

فرم در قطع بزرگ

1

5/1

2

2

نامه‌هاي بزرگ در مقطع متداول اداري

1

2

5

3

اندازه كاغذ 26 * 29 سانيتمتر، 22 سطر، 2 صفحه

2

7

8

4

اندازه كاغذ نصف صفحه بزرگ

2

3

3

5

سه صفحه نامه با دول و آمار

3

14

17

6

نامه در قطع كوچك 14 * 21

1

1

2

7

گزارش‌هاي قطع بزرگ (24 سطر)

1 يا 2

5

7

8

جداول آماري

1

5

7

 

فعاليت‌روزانه متوسط يك ماشين نويس

(منبع: دفتر بهبود روش‌ها، سازمان مديريت و برنامه ريزي)

 

شرح

تعداد صفحه

زمان صرف شده براي هر برگ

زمان صرف شده

فرم‌ها و نامه‌هاي كوچك

40

3 دقيقه

120 دقيقه

نامه‌هاي قطع بزرگ

14

6 دقيقه

84 دقيقه

درج مطلب در نصف صفحه قطع بزرگ

10

3 دقيقه

30 دقيقه

نامه‌هاي بزرگ با جدول و آمار

4

14 دقيقه

36 دقيقه

جمع

270 دقيقه

 

عمليات مربوط به تايپ نامه:

فرم‌هاي مختلفي براي تايپ نامه در سازمان‌ها مورد استفاده قرار داده مي‌شود كه به پاره‌اي از آن‌ها استناد مي‌شود:

فرم تايپ نامه‌ها:

بر اساس توصيه‌هاي سازمان مديريت و برنامه‌ريزي، در تايپ نامه‌هاي اداري اين اصول بايد مورد توجه قرار گيرد:

اصل مربوط به عنوان گيرنده، فرستنده و موضوع نامه:

  • با دو فاصله عمودي ماشين از آخرين سطر سرلوحه در نامه‌هاي قطع بزرگ و كوچك، عنوان گيرنده نامه با كلمه (به) ماشين مي‌شود.
  • فاصله اولين كلمه عنوان گيرنده نامه يعني (به) از سمت راست كاغذهاي بزرگ، 50 ميلي‌متر است. اين فاصله در نامه‌هاي كوچك برابر 30 ميليمتر و يا در حدود 21 فاصله افقي مي‌باشد.
  • با يك فاصله عمودي كلمه (فرستنده) نوشته مي شود.
  • با يك فاصله عمودي كلمه (موضوع) نوشته مي شود.
  • علامت و نشانه (:) مقابل كلمه (به)، (از) و (موضوع) به طور عمودي قرار داشته باشد. به طور مثال:
  • از:
  • به:
  • موضوع:

 

يادآوري: در بعضي از سازمان‌ها با توجه به اينكه سربرگ سازمان مشخص و داراي آرم و نام سازمان‌مي‌باشد از علامت و كلمه (از:) و (به:) استفاده نمي‌شود.

 

فاصله بين سطرها:

فاصله بين سطرهاي داراي 5/8 ميلي‌متر است.

 

فاصله مربوط به (متن نامه):

  • اولين كلمه (متن نامه) در كاغذ‌هاي قطع بزرگ و كوچك با دو فاصله عمودي ماشين تحرير از سطر (موضوع) ماشين مي‌شود.
  • فاصله اولين كلمه متن نامه كه شروع پاراگراف است از لبه سمت راست كاغذ (در كاغذهاي قطع بزرگ) معادل 70 ميلي‌متر يعني در حدود 50 فاصله افقي ماشين تحرير است. اين فاصله در كاغذهاي قطع بزرگ معادل 50 ميلي‌متر يا 36 فاصله افقي ماشين تايپ است.
  • فاصله كلمات آخر كليه سطرهاي نامه از لبه سمت چپ كاغذ معادل 25 ميلي‌متر يعني در حدود 18 فاصله افقي است. اين فاصله در مورد نامه‌هاي قطع بزرگ و كوچك يكسان است.
  • فاصله شروع سرهاي بعد از اولين سطر پاراگراف نامه تا لبه سمت راست كاغذ در كاغذهاي بزگ 50 ميليمتر يعني در حدود 36 فاصله افقي ماشينتحرير است. اين فاصله در كاغذهاي قطع كوچك 30 ميلي‌متر يعني در حدود 21 فاصله افقي ماشين تحرير است.

 

فاصله مربوط به مشخصات امضا كننده:

با 3 فاصله عمودي ماشين از آخرين سطر متن نامه، نام و نام‌خانوادگي امضا كننده نامه در سمت چپ كاغذ، ماشين مي شود. اين فاصله در نامه‌هاي قطع بزرگ و كوچك يكسان است.

با يك فاصله عمودي از نام و نام‌خانوادگي امضا كننده، عنوان سازماني وي ماشين مي‌شود. ماشين نويس بايد آخرين حرف عنوان سازماني امضا كننده را به فاصله 25 ميليمتري از لبه چپ كاغذ برساند.

 

اصول تهيه تايپ و نگارش مكاتبات اداري:

يك نامه اداري از اين اجزا تشكيل شده است:

 

1- سرلوحه:

اين قسمت از نامه، شامل آرم و عنوان سازمان، شماره و تاريخ، پيوست و كليه نوشته‌ها و  علايمي است كه قسمت بالاي فرم نامه اداري چاپ شده است.

 

2- عنوان گيرنده:

منظور از گيرنده نامه، شخص، مقام و يا واحد سازماني است كه نامه خطاب به آن نوشته شده است. عنوان گيرنده را مي‌توان با عبارت (به) مشخص نماييد.

 

3- عنوان فرستنده:

عنوان فرستنده را هم مي‌توان با كلمه (از) مشخص شود. (در اكثر سازمان‌ها از ذكر عنوان فرستنده خودداري مي‌شود.)

 

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۱۳:۲۷ توسط morteza abaspoor دسته : مديريت حروفچيني نامه ها نظر(0)

مديريت مكاتبات وارده و صادره (امور دفتري)

مراحل مشروحه ذيل در امر كنترل دريافت، ثبت و صدور مكاتبات اداري در يك سازمان طي مي‌شود.

 

نامه‌هاي وارده به سازمان:

  • كليه نامه‌هاي وارده به سازمان به واحد دبيرخانه ارسال و در صورت لزوم رسيد اخذ مي شود (به استثناي نامه‌هايي كه از طريق پست به سازمان ارسال مي‌گردد).
  • مسوول دبيرخانه (در بعضي از سازمان‌ها متصدي دريافت نامه) نامه‌هاي وارده را دريافت و پس از كنترل آن از نظر ارتباط نامه با سازمان، صحت تعداد پيوست‌ها، وجود امضاء و ساير نكات لازم نسبت به ارايه رسيد اقدام مي‌كند.
  • نامه‌هاي دريافت شده به مسوول يا رييس دبيرخانه يا مسوول ثبت مكاتبات ارايه شده و روي نامه مهر ورود نامه زده مي‌شود.
  • مسوول دبيرخانه، واحد و يا شخص اقدام كننده را مشخص و روي نامه (در محل مهر دبيرخانه) ثبت مي‌كند. در بعضي از سازمان‌ها، كارشناس و يا پرسنل اقدام كننده توسط مسوول و يا مدير واحد مشخص مي‌شود.
  • پس از تعيين محل اقدام (ارجاع نامه)، نامه‌ها به متصدي ثبت نامه (انديكاتور نويس يا متصدي ثبت رايانه‌اي) تحويل داده مي شود.
  • مسوول ثبت نامه‌ها در دفتر انديكاتور، نامه‌ها را در ستون‌هاي تعيين شده دفتر انديكاتور ثبت و شماره و تاريخ ثبت نامه در دفتر مزبور را در محل‌هاي تعيين شده در مهر ورود نامه (مهر انديكاتور) وارد مي‌كند.
  • پس از ثبت نامه‌ها و اختصاص شماره و تاريخ به آنها، در بعضي از مؤسسات اين نامه‌ها را در دفتر ديگري به نام اندكس دبيرخانه يا دفتر بازرسي ثبت مي‌كنند.
  • هدف از ثبت نامه ها  در دفتر اندكس دبيرخانه، سهولت دسترسي به شماره انديكاتور و ثبت نامه‌هاي وارده از طريق شماره نامه‌هاست.

لازم به يادآوري است كه در سيستم اتوماسيون اداري، ديگر نيازي به دفتر اندكس نمي‌باشد. زيرا با وجود سيستم كامپيوتري به سهولت مي‌توان به شماره انديكاتور دست يافت.

 

  • پس از طي اين مراحل، نامه‌ها بر حسب واحدهاي اقدام كننده، در دفاتر (ارسال مراسلات) يا  (دفتر رسيد) ثبت شده و پس از تقسيم آن‌ها بين توزيع كنندگان نامه (نامه رسان‌ها) به واحد و يا مسوول اقدام، تحويل و رسيد اخذ مي شود.

يادآوري: در سيستم اتوماسيون اداري رييس دبيرخانه به عنوان مدير اتوماسيون نيز معرفي مي‌شود.

 

 

كنترل نامه‌هاي وارده توسط مسوولين:

با توجه به مراحل گردش نامه‌هاي وارده و صادره در يك سازمان، توجه به اين نكات به منظور كنترل نامه‌ها توصيه مي‌شود:

1 – كليه نامه‌هاي وارده بايد قبل از ارايه رسيد و يا دريافت آن از اين جهات مورد بررسي قرار گيرند:

  • براي جلوگيري از اشتباه نامه‌رسان در تحويل و ارايه نامه، توجه مسوول دبيرخانه به نام سازمان و عنوان دريافت كننده نامه از اهميت خاصي برخوردار است.
  • موضوع نامه بايد با سازمان گيرنده آن ارتباط داشته باشد.
  • وجود امضا، تاريخ و شماره روي نامه‌ها ضروري است.
  • نامه‌ها از طريق اداري دريافت و پس از ثبت در دفتر انديكاتور يا كامپيوتر، شماره‌گذاري شده و به واحد يا شخص اقدام كننده تحويل داده ‌شود.

 

2- كليه نامه‌هاي صادره بايد قبل از صدور آن از اين جهات مورد بررسي قرار گيرند:

  • نامه از نظر صحت تايپ و مطابقت آن يا پيش نويس بايد كنترل شود.
  • كسب اطمينان از مشخصات امضاء كننده نامه (داشتن حق امضاء) ضرورت دارد.
  • وجود شماره و تاريخ روي نامه الزامي است.
  • صحت تعداد اوراق تايپ شده و رونوشت‌ها (در صورت داشتن رونوشت) بايد بررسي شود.

 

مراحل و كنترل نامه‌هاي صادره:

نامه‌هاي صادره از سازمان با توجه به نوع نامه وارده مراحلي را طي مي‌كنند:

الف - نامه‌هاي وارده‌اي كه نياز به پاسخ ندارند:

پس از دستور مسئول اقدام كننده با قيد عباراتي از قبيل: (اقدام گرديد، پاسخ ندارد، ملاحظه شد) آن را روي نامه، به بايگاني جهت ضبط و نگهداري ارسال مي‌كند.

لازم به يادآوري است كه مسئول بايگاني موظف است نامه‌هايي را كه دستور بايگاني روي آن صادر شده باشد، بايگاني كند.

 

ب – نامه‌هاي وارده‌اي كه بايد به آن پاسخ داده شود.

مراحل زير براي پاسخ دادن و صدور نامه‌ها طي مي‌شود:

بر اساس مفاد موضوع نامه وارده، مسئول اقدام كننده، پيش نويس نامه صادره را پس از مطالعه سوابق نامه و از طريق مراجعه به پرونده (در صورت وجود سابقه در بايگاني) تهيه كرده و آن را پاراف (امضاي موقت) مي‌كند.

  • پس از تهيه پيش نويس در صورت لزوم، مسئول مستقيم و مافوق، آن را مطالعه و در صورت تاييد متن پيش نويس تهيه شده، دستور تايپ آن را صادر مي‌كند.
  • پيش نويس نامه، جهت تايپ ارسال مي‌شود.
  • پيش نويس تايپ شده مجددا به تهيه كننده ارايه مي‌شود تا مورد كنترل و بازديد قرار داده شود.
  • پس از كسب اطمينان از صحت نامه تايپ شده، مسئول اقدام كننده در صورت داشتن حق امضا، نامه را امضا و در غير اين صورت، نسخه دوم و سوم نامه را پاراف كرده و جهت امضاي نهايي به مسئول و يا مقام امضا كننده ارسال مي كند.

 

توجه: در صورت پاراف نسخه دوم و سوم نامه توسط تهيه كننده پيش نويس، نيازي به نگهداري نسخه پيش نويس نخواهد بود.

 

  • پس از انجام تشريفات مذكور، نامه‌هاي صادره همراه نسخه وارده به دبيرخانه ارسال مي‌شود.
  • مسئول دبيرخانه پس از تحويل گرفتن نامه و اطمينان از تعداد نسخ، پيوست‌ها و امضاي مجاز، آن را با ضميمه نسخه نامه وارده به متصدي انديكاتور ارايه مي كند.
  • مسئول انديكاتور يا مسئول انديكاتور رايانه‌اي، نامه‌هاي صادره را در ستون‌هاي پيش بيني شده دفتر انديكاتور ثبت و شماره و تاريخ نامه را در بالاي فرم نامه كه قبلا در نامه‌هاي اداري محل‌هاي آن مشخص شده است ثبت مي كند و به متصدي توزيع نامه‌هاي صادره (نامه رسان‌هاي خارجي) تحويل مي دهد.
  • متصدي نامه‌هاي صادره، مشخصات نامه‌هاي صادره مانند شماره نامه، تاريخ، نام دريافت كننده و تعداد پيوست‌ها (در صورت ضميمه بودن پيوست به نامه) را در دفتر ارسال مراسلات صادره ثبت مي كند و به گيرنده تحويل داده و رسيد مي‌گيرد.

 

ج – نامه‌هاي صادره‌اي كه در پاسخ نامه وارده نباشد:

به اين سري از نامه‌هاي صادره (نامه‌هاي صادره ابتدا به ساكن) نيز گفته مي‌شود.

در اين نامه‌ها پيش نويس نامه با توجه به مطالب مورد نياز تهيه و پس از تاييد پيش نويس به ماشين نويس ارايه مي شود پس از تايپ و كسب اطمينان از صحت تايپ آنها به دبيرخانه جهت ثبت در انديكاتور و اختصاص شماره و تاريخ به آنها ارسال شده و نسبت به صدور آن مانند سايرنامه‌هاي صادره اقدام مي‌شود.

 

موفق باشيد - دبيرخانه قطار شهري مشهد

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۱۳:۲۴ توسط morteza abaspoor دسته : مديريت امور دفتري (مكاتبات وارده و صادره) نظر(0)

تعريف سازمان و تشكيلات

سازمان و تشكيلات:

تعريف سازمان:

  • سازمان عبارت است از روابط منظم افرادي كه داراي وظايف مختلف و داراي هدف مشترك هستند.
  • سازمان عبارت است از يك رشته روابط منظم و عقلايي بين افرادي كه وظايف پيچيده و متعددي انجام مي‌دهند و كثرت آنها به قدري است كه نمي‌توانند به منظور تامين هدف هاي مشترك با هم در تماس نزديك باشند.

 

اصول سازمان:

رعايت اصول سازمان:

الف: اصل تفويض اختيار

ب: اصل حيطه نظارت

ج: اصل سلسله مراتب اداري

د: اصل وحدت فرمان دهي

ه: اصل تقسيم كار

و: اصل هماهنگي فعاليت‌ها

 

انجام وظايف شغلي مربوطه:

آشنايي با اصول مديريت و نحوه اداره يك سازمان موجب استفاده از روش‌هاي صحيح مديريت در انجام وظايف مي‌شود. مسولان دبيرخانه و بايگاني نيز بايد با تبعيت از اصول سرپرستي، توانايي‌هاي لازم براي انجام وظايف شغلي و مسؤوليت هاي محوله را كسب كنند.

 

اصولي كه در اداره امور دبيرخانه و بايگاني بايد نسبت به آن اطلاعات لازم را كسب كرد به صورت فهرست‌وار عبارتند از:

  • آشنايي كامل با اصول وظايف محوله.
  • شناسايي و احاطه بر سيستم‌ها و روش‌هاي انجام كار مسووليت‌هاي تفويض شده.
  • نظارت و كنترل وظايف و مسوليت‌هاي محوله به كاركنان تحت نظارت.
  • آموزش به كاركنان جديدالاستخدام (آموزش نظري و عملي).
  • شناسايي استعداد، هوش، حافظه و توانايي جسمي و رواني انها براي انجام وظايف محوله.

علاوه بر نكات فوق ، توصيه‌هاي مشروحه زير در امور نقش سازنده دارد:

  • نحوه رفتار با كاركنان به گونه‌اي باشد كه در محيط كار احساس امنيت و آسايش كنند.
  • تشويق و تذكر به موقع انجام شود.
  • به شكايات كاركنان تحت سرپرستي رسيدگي و پاسخ منطقي به آنها داده شود.
  • با كاركنان ارتباط صميمانه ايجاد شود.
  • سرپرست موفق، شنونده خوبي است.
  • كاركنان جديد را به كار آشنا كرده و آنان را با ايجاد انگيزه به سازمان خود علاقه‌مند سازد.

 

راهنمايي كاركنان تحت سرپرستي:

  • سرپرستان موفق و توانا با چگونگي احساسات دروني و نيازهاي افراد وقوف كامل دارند و مي‌دانند كه چگونه از شيوه‌هاي ارضاي تمايلات استفاده كنند.
  • سرپرستان بايد بتوانند در زمان معين و مشخص پاداش‌هاي مادي و معنوي به افراد بدهند.
  • جلب اعتماد و اطمينان و اجراي وعده‌ها از اهميت خاصي برخوردار است.
  • به كاركنان توضيح داده شود كه چه كاري را در چه زمان بايد انجام دهند.
  • سرپرست موفق، شنونده خوبي است و با صبر و حوصله به مشكلات پرسنل سرپرستي رسيدگي مي‌كنند.
  • مدير بايد كاركنان جديد را به كار آشنا كرده و سعي كند آنان را به سازمان علاقه‌مند كند.

مدير موفق در موارد زير دستور شفاهي مي‌دهد:

  • براي توضيحات كوتاه و يا تغييرات جزيي.
  • براي راهنمايي و تشريح دستورات صادره
  • يك دستور خوب داراي ويژگي‌هاي زير است.
  • كوتاه و رسا باشد.
  • داراي شرح كافي براي روشن كردن مطلب باشد.
  • نكات اساسي در دستور گنجانده شود.

 

تاييد مرخصي و اضافه كاري:

از وظايف سرپرست دبيرخانه و بايگاني، رسيدگي به وضع استخدامي است در راستاي اين هدف ضروري است كه مسؤول دبيرخانه و بايگاني اطلاعات لازم را در مورد همكاران خود كسب كرده و در صورت لزوم در اختيار آنان قرار دهد.

اطلاعاتي كه هر يك از كاركنان به آن نيازمند بوده و نسبت به آن‌ها حساسيت نشان مي‌دهند  عبارتند از:

  • وضعيت ترفيع سالانه و اطلاع از مزاياي مادي (حقوق، دستمزد و...)
  • موقعيت سازماني
  • اضافه كاري
  • وضعيت مرخصي

آگاهي مدير و سرپرست امور دبيرخانه و بايگاني از نكات فوق و انتقال اين اطلاعات به كاركنان تحت سرپرستي اثرات بسيار مثبتي در افزايش كمي و كيفي فعاليت‌ها و ايجاد يك جو مناسب براي همكاري خواهد داشت.

بنابر توضيحات فوق، سرپرست با تماس مداوم با واحد كارگزيني بايد كليه اطلاعات به روز درآمده را از واحد مذكور كسب كرده و در اختيار داشته باشد.

 

آموزش كاركنان تحت سرپرستي:

آموزش همواره به عنوان وسيله‌اي مطمئن در جهت بهبود كيفيت عملكرد و حل مشكلات مديريت مورد توجه بوده و فقدان آن نيز يكي از مشكلات اساسي هر سازمان به شمار مي‌آيد.

آموزش در مديريت نيروي انساني، دوره‌اي است كه طي آن مدير، كارمند يا كارگر به پرورش مهارت‌هاي تخصصي، افزايش اطلاعات و تجربيات جديد براي شغل فعلي يا آينده مي‌پردازد. ضمناً با افزايش كارآيي كاركنان از طريق آموزش صحيح، روحيه كاركنان بهبود يافته و موجب صرفه‌جويي‌هاي زيادي مي‌شود.

 

تعريف آموزش:

آموزش عبارت است از تربيت افراد براي انجام امور محوله بر اساس موازين يا استانداردهاي دقيق و شناخته شده و نيز آماده ساختن آنان، براي قبول مسؤوليت‌هاي مهم‌تر.

به طوري كه ذكر شد هدف از آموزش افزايش مهارت‌ها و همچنين تغيير در نگرش و تغيير نسبتا پايدار در رفتار افراد تحت تعليم است.

 

پنج اصل مورد توجه متخصصان امر آموزش است:

اصل اول: همه افراد، آموزش پذيرند.

اصل دوم: همه افراد به آموزش نياز دارند.

اصل سوم: براي همه افراد بايد امكان آموزش فراهم شود.

اصل چهارم: آموزش بايد براي كار معيني باشد.

اصل پنجم: مسؤوليت آموزش، با سرپرست است.

 

عوامل مورد ارزشيابي كاركنان در مديريت:

در ارزشيابي كاركنان بايد شايستگي و استعداد آنها را بر اساس ضوابط و معيارهاي علمي و منطقي ارزشيابي كرد و متناسب با نتيجه آن اقدامات لازم را انجام داد.

عوامل يا خصايصي كه مورد سنجش قرار مي‌گيرند متفاوتند و به طور كلي مشخصات شخصيتي رفتاري و توانايي فرد مورد ارزيابي قرارداده مي‌شود كه عبارتند از:

1-     كميت كار

2-     كيفيت كار

3-     حسن همكاري

4-     ابتكار

5-     دقت

6-     قابليت اعتماد

7-     حس مسؤوليت

8-     قدرت بيان

9-     استعداد يادگيري

10-تصميم گيري

11-توانايي كنترل و هدايت

12-توانايي برنامه ريزي

13-رعايت مقررات

14-علاقه مندي به آموزش

 

در مورد ارزشيابي كاركنان دبيرخانه، منشي گري و ماشين نويسي مطالب زير مورد توجه قرار مي‌گيرد.

  • آراستگي ظاهر
  • رعايت مقررات
  • صداقت و قابليت اعتماد
  • ادب و نزاكت
  • دقت در كار
  • پشتكار و علاقه به كار
  • كيفيت و كميت فعاليت‌ها
  • رفتار مناسب با همكاران و تشريك مساعي با آنان

موفق باشید - دبیرخانه قطار شهری مشهد

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۱۳:۲۰ توسط morteza abaspoor دسته : تعريف سازمان و تشكيلات نظر(0)

مديريت و اصول سرپرستي

كليات

با توجه به اين كه منشي هر واحد، پاسخگوي سوالات مختلف و متنوع ارباب رجوع (اعم از داخل و خارج از سازمان ) است. لذا موظف به آشنايي با اصول سازمان، نقش مديران و شرح وظايف آن‌هاست و با عنايت به اينكه از وظايف ديگر منشي، اداره امور حوزه مديريت (در غياب مدير) است، كسب اطلاعات از وظايف مدير در جهت تسهيل كار و حتي بهبود روش‌هاي اداري ضروري است.

 

تعريف مديريت و اصول سرپرستي

متخصصان تعاريف مختلفي از مديريت ارائه كرده‌اند كه به پاره‌اي از آنها به شرح زير است:

  • علم و هنر متشكل و هماهنگ كردن، نظارت و كنترل فعاليت‌هاي دسته جمعي در جهت رسيدن به اهداف مشترك سازمان.
  • مديريت، ديدگاهي است كه مي‌خواهد عناصر سه گانه يعني (برنامه ريزي)، (سازماندهي) و (نظارت) را به يكديگر در يك سازمان به كار گرفته و هدف معيني را به نتيجه برساند.
  • مديريت عبارت است از ايجاد تناسب، ارتباط و هدف بين اجزاي تشكيل دهنده يك سازمان كه عبارتند از: كار، كننده كار، وسيله انجام كار، محل كار و زمان كار.
  • مديريت يعني استفاده مؤثر از منابع مديريتي يعني پول، ماشين ، مواد اوليه و همچنين اطلاعات.

 

اصول مديريت علمي كه توسط بنيانگذار آن يعني فردريك ويئسلو تيلور ارايه شده به اين شرح است:

  • تعيين زمان لازم براي انجام هر فعاليت (حركت و زمانسنجي)
  • ايجاد روش‌هاي علمي براي انجام هر كار
  • گزينش كاركنان از طريق آزمون و اجراي برنامه ‌آموزشي
  • تقسيم كار و مسؤوليت بين كاركنان (همكاري و ايجاد ارتباط)

 

نتايج حاصله از مديريت علمي:

  • تقسيم كار با توجه به توانايي و تخصص.
  • طبقه بندي منطقي وظايف.
  • هماهنگي بين تخصص‌ها از طريق وحدت فرمان‌دهي
  • برقراري حيطه نظارت و ايجاد تمركز اختيارات

 

وظايف اساسي مديريت و سرپرستي:

اهم وظايف مدير عبارت است از:

الف: برنامه ريزي:

برنامه ريزي يعني از پيش تصميم گرفتن در مورد آن كه چه كاري، چگونه و در چه زماني انجام شود و چه كسي، با چه امكاناتي آن را انجام دهد. در برنامه بايد روش اجراي عمليات تعيين شود.

 

ب: سازماندهي:

سازمان دهي موضوعات زير را در بر مي‌گيرد:

تعيين فعاليت‌هايي كه براي رسيدن به هدف ضروري است.

دسته بندي اين فعاليت‌ها در بخش‌هاي مختلف سازمان.

واگذار كردن اختيار براي فعاليت ها به هر يك از مديران.

فراهم آوردن هماهنگي فعاليت‌ها، اختيارات و ارتباطات در خطوط عمودي و افقي سازمان.

 

ج: به كار گماردن نيروي انساني

عبارت است از پركردن و نگه داشتن جايگاه شغلي در ساخت و تشكيلات سازمان.

 

د: رهبري

رهبري يعني نفوذ كردن در مردم تا آنها با خواست و شوق باطني و يا انگيزه براي كسب هدف‌هاي سازمان، به فعاليت مشغول شوند. رهبر مسووليت هماهنگ كردن فعاليت‌هاي دسته جمعي را به منظور تحقق هدف مشتري از طريق جلب رضايت و پذيرش از طرف سازمان بر عهده دارد.

 

نظارت:

نظارت يعني اندازه گيري كوشش ‌هاي پرسنل و زيردستان براي كسب اطمينان از اجراي صحيح برنامه‌هاي از پيش تعيين شده نظارت در حقيقت سنجيدن نتيجه كاركرد با انتظارات و هدف هاست و همچنين نشان دادن نكاتي كه ممكن است در آن انحرافاتي وجود داشته باشد.

 

نقش سرپرست و مدير:

نقش اساسي مدير و سرپرست يك واحد دستيابي به اصول مديريتي و اصول طرحي است كه سرعت در انجام كار را به دنبال دارد و همچنين استفاده موثر از منابع مديريتي يعني نيروي انساني، سرمايه، ماشين‌الات، مواد اوليه و به خصوص اطلاعات است. بنابراين مدير يا سرپرست بايد طبق وظايف مديريتي خود به اين هدف جامع عمل بپوشاند.

 

مهم ترين نقش مديران و سرپرستان در همه واحدهاي سازمان اعم از دبيرخانه و بايگاني تا بالاترين سطح مديريت به طور خلاصه و به اين شرح است:

الف: تهيه و ارايه اطلاعات.

ب: پرورش كارمندان تحت نظارت.

ج: عملي كردن اهداف سازمان.

 

توصيه‌هاي مديريت و سرپرستي:

اجراي چهار اصل زير براي ايجاد ارتباط مقابل و جو اعتماد در يك سازمان توصيه مي‌شود:

1-     داشتن هدفي مشترك كه قابل قبول آن سازمان باشد.

2-     تقسيم بندي مسووليت ها و تعيين نقش افراد در سازمان

3-     ايجاد ارتباط مناسب مابين اعضاي سازمان .

4-     ايجاد سيستمي كه به وسيله آن ارزشيابي نتايج مشاغل امكان پذير باشد.

 

توجه به توصيه‌هاي ارزنده بزرگان مديريت در موفقيت مديران بسيار موثر است.

موفقيت هر سازمان و تشكيلات اداري حاصل انتخاب مناسب وانتصاب منطقي افراد است.

اولويت كارها را تعيين كردن و آنها را بر اساس انگيزه تقسيم كنند. زيرا با علاقه بسيار خوب انجام خواهد شد.

امنيت شغلي ايجاد كرده و اختلاف بين كاركنان را برطرف كنيد. انتقال اطلاعات را به رده‌هاي مختلف سازمان تسهيل كنيد.

 

موفق باشید - دبیرخانه قطار شهری مشهد

 

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۱۳:۱۷ توسط morteza abaspoor دسته : مديريت و اصول سرپرستي نظر(0)

ارتباطات و پاسخگويي در سازمان

ارتباط و پاسخگويي به قسمت هاي مختلف:

تعريف ارتباط:

  • ارتباط عبارت است از ارسال اطلاعات توسط فرستنده و درك آن توسط گيرنده.
  • ارتباط يعني انتقال مفاهيم
  • ارتباط خوب عبارت است تبادل افكار و اطلاعات به نحوي كه باعث ايجاد حسن تفاهم و اعتماد متقابل شود.

 

انواع ارتباط:

 

1-     ارتباط كلامي يا شفاهي: منظور از ارتباط شفاهي همان رفتاري است كه به صورت (گفت) و (شنيدن) ظاهر مي‌شود و بخش عمده‌اي از ارتباطات انساني را تشكيل مي‌دهد.

 

2-     ارتباط نوشتاري (كتبي): منظور از اين نوع ارتباط، رفتاري است كه به وسيله نوشتن پيام و ارسال آن از طريق نامه، دستور العمل، قوانين، بخشنامه‌ها و پيام‌هاي كتبي صورت مي‌پذيرد كه مهم‌ترين نوع ارتباط در يك سازمان است.

 

3-     ارتباط اشاره‌اي: منظور از اين نوع ارتباط، انتقال پيام از طريق علائم و حركات شناخته شده جسماني است، مانند حالت چهره و بدن و بروز هيجانات و احساسات.

 

برقراري ارتباط صحيح در سازمان:

ايجاد ارتباط مؤثر در سازمان آثار مثبت زير را در افزايش كارآيي يك سازمان در پي خواهد داشت:

  • تقويت حسن همبستگي به عنوان لازمه كار موفق گروهي.
  • ارتقاي سطح دانش و آگاهي كاركنان نسبت به اهداف و موقعيت سازمان
  • افزايش ميزان اعتماد و رضايت خاطر كاركنان از شغل خود.
  • حصول اطمينان از درستي تصميم اتخاذ شده و حل مشكلات اداري.

 

با توجه به اهميت ارتباط در سازمان، از مسولان دفاتر، دبيرخانه‌ها و بايگاني انتظار مي‌رود ضمن توجه به نكات مذكور، ارتباط سازمان خود را با ساير سازمان‌ها و واحدهاي اداري، در جهت پيشبرد كار و وظايف و پاسخ‌گويي به نيازها و انتظارات آنان مستحكم كنند. لازمه انجام اين وظيفه آشنايي كامل به سازمان، شرح وظايف واحدها و حتي اسامي مسولان واحدهاي مختلف سازمان خواهد بود.

 

انواع جريان‌هاي ارتباطي:

ارتباط مناسب و منطقي بين افراد واحدهاي يك سازمان مانع تداخل وظايف و لوث شدن مسوليت‌ها مي شود و اين ارتباط براي تحقق هدف‌هاي سازمان بسيار مهم است. در هر سازمان، جريان‌هاي ارتباطي متعددي را مي‌توان مشخص و معرفي كرد كه به ذكر مهم‌ترين آنها مي‌پردازيم:

 

1- ارتباط عمودي (از بالا به پايين):

ارتباط عمودي از رده‌هاي بالاي سازمان به كاركناني كه در رده‌هاي پايين‌تر سازمان جاي دارند جريان مي‌يابد. اين ارتباط به صورت شفاهي و به كمك روش‌هايي مانند دستور، سخنراني، نشست‌هاي گروهي و نيز به صورت كتبي، يادداشت، نامه، آيين‌نامه و خط مشي‌ها و روش‌ها برقرار مي‌شود.

 

2- ارتباط از پايين به بالا:

اين ارتباط از پايين به بالاي رده سازماني جريان پيدا مي‌كند و با توجه به رعايت سلسله مراتب اداري آغاز مي‌شود. دريافت اين پيام‌ها و اطلاعات براي اجراي نظارت در سازمان بسيار ضرورت دارد.

 

3- ارتباط متقاطع و اريب:

ارتباط متقاطع، جريان اطلاعات به صورت افقي ميان كاركنان در يك رده يا رده‌هاي همانند سازمان و ارتباط اريب بين افراد در رده‌هاي گوناگون است. اين روابط گزارش‌دهي و گزارش‌گيري افراد را با يكديگر امكانپذير مي‌سازد. اينگونه ارتباط به منظور تسريع جريان اطلاعات و هماهنگ كردن كوشش‌ها در راستاي انجام هدف‌ها صورت مي‌گيرد.

 

4- ارتباط افقي:

نوع ديگر ارتباط در سازمان ارتباط افقي است، اين نوع ارتباط بين واحدها و مقامات هم سطح كه از نظر نوع فعاليت‌ها هم بستگي نزديك دارند، صورت مي‌گيرد.

 

5- ارتباط رسمي و غيررسمي:

منظور از ارتباط رسمي، ارتباطي است كه در سطح وسيع و در محيط‌هاي رسمي و از طريق سلسله مراتب اداري صورت مي‌گيرد. مانند ارتباطي كه براي ابلاغ مصوبه‌ها و آيين نامه‌ها و ساير دستورات ايجاد مي‌شود.

ارتباط غيررسمي به ارتباطي گفته مي‌شود كه بين دو نفر يا دو گروه به طور عادي و دوستانه اتفاق مي‌افتد.

 

ارتباط با مافوق سازماني و تهيه گزارش:

رفتار سازماني، رفتاري است كه فرد تابع مقررات، دستورالعمل‌ها و خط مشي‌هاي تعيين شده مي‌باشد و با توجه به قرارداد منعقده بين سازمان و فرد، طرفين وظايف و حدود اختيارات يكديگر را مشخص مي‌كنند بنابراين عدم رعايت مقررات اداري از قبيل انجام وظايف محوله، رعايت سلسله مراتب اداري در ايجاد ارتباط، حضور به موقع و مرتب و رعايت ساير مقررات، تخلف محسوب شده و موجب بازخواست مي شود.

 

نكاتي كه كاركنان يا سازمان بايد در تهيه گزارش مورد توجه قرار دهند. عبارت است از:

  • سعي شود مشكلات سازمان مستقيما با مدير مربوطه مطرح شود (با رعايت سلسله مراتب اداري).
  • با سازمان خود احساس صميميت داشته و خود را به آن متعلق بداند.
  • راستگو، صميمي و صادق بوده و كمتر از وضع موجود شكايت كند.
  • نقطه نظرات مدير خود را كاملاً درك كرده و بفهمد كه سرپرست چه مي‌خواهد.
  • گزارش‌هاي انجام كار چه به صورت كتبي و يا شفاهي به طور مستمر و دوره‌اي به مدير ارايه شود و او را در جريان فعاليت‌ها قرار دهد.
  • نسبت به افزايش مهارت‌هاي خويش علاقه نشان دهد.
  •      اطلاعات مورد نياز مدير را با سرعت، صحت و دقت تهيه و ارايه كند.

موفق باشید - دبیرخانه قطار شهری مشهد

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۱۳:۱۴ توسط morteza abaspoor دسته : مديريت ارتباط و پاسخگويي نظر(0)

تعريف دبيرخانه و وظايف آنان

تعريف دبيرخانه:

دبيرخانه واحد سازماني مشخصي است كه اداره امور دفتري سازمان را بر اساس روش‌هاي تدوين شده و معين عهده دار گرديده و گردش مكاتبات و مراسلات اداري را انجام مي‌دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جريان گردش نامه‌هاي وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل مي‌نمايد.

 دبيرخانه و دفاتر مديريتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظيفه می نمايند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سيستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد.

نامه های اداری چيست؟

 

يک وسيله مکتوب اداری است که در اجرای وظايف اداری تهيه و يا دريافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاريخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبير خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.

 

يادداشت اداری چيست؟

 

برای هدايت و راهنمايی و تسريع در امور و وظايف اداری از طرف سطوح سازمانی نوشته و صادر می شود و می تواند فاقد شماره باشد و دارای تاريخ و امضاء می باشد.  

 

انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:

 

1- وارده

  • شخصی
  • اداری
  • محرمانه

2- صادره  

  • محرمانه    
  • خيلی محرمانه
  • سری
  • کلی سری 

 

انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری :

 

دسته نامه های بازگشتی يا عطفی،پيرو وابتدا به ساکن تقسيم می شود.

 

 

عوامل سازماندهی مديريت امور دفتری:

  • کارکنان با تجربه وآموزش ديده.
  • تعيين نوع نظام و سيستم مديريت امور دفتری
  • تعيين خرده سيستمها و روشهای کاری
  • تعيين مکان مناسب با نوع دبير خانه
  • تعيين ابزار و وسايل مناسب با نوع دبير خانه 
  • تعيين و تهيه دستورالعملها و راهنما های لازمه
  • تعيين دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معين

 

عناوين شغلی دبير خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری

  •  رئيس دفتر يا رئيس دبير خانه 
  • معاون يا دستيار رئيس دفتر يا دبير خانه
  • مسئول ثبت نامه ها يا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
  • مسئول جمع آوری و توزيع نامه ها 

 

تفکيک نامه ها در مديريت امور دفتری:    

  • عادی
  • بازکردنی
  • قابل کنترل

 

 ويژگي‌هاي كاركنان دبيرخانه:

  • اجتماعي، صبور و خوش برخورد.
  • رازدار
  • منظم
  • از دانش لازم برخوردار باشد
  • علاقه به كار محوله داشته
  • از حداقل تحصيلات مناسب و مدرك تحصيلي كه بر اساس قوانين استخدامي تعيين شده برخوردار باشد.
  • علاقه به آموختن فنون و اطلاعات جديد و بكارگيري آن.

وظایف اساسی دبیرخانه در سازمان ها به شرح زیر است:

  • دریافت، كنترل نامه‌هاي وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دريافت كننده و صحت تعداد پيوست‌ها (در صورت داشتن پيوست يا ضمايم).
  • ارايه نامه به مقام يامسئول واحد اقدام كننده يا واحد مربوطه، جهت تعيين محل و نوع اقدام كه در اصطلاح اداري (ارجاع) گفته مي‌شود.
  • پس از تعيين محل اقدام، نامه‌ها به متصدي ثبت نامه (انديكاتور يا كامپيوتر) جهت تعيين شماره و تاريخ وارده به سازمان داده مي شود.
  • ثبت در اندكس دبيرخانه (در سيستم هاي رايانه اي نياز به ثبت در اين دفتر نمي باشد).
  • ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحويل به واحد يا شخص اقدام كننده نامه وارده
  • در مورد نامه‌هاي صادره نيز همين مراحل يعني دريافت، ثبت و توزيع طي مي‌شود.

علاوه بر وظايف فوق، يكسري وظايف نيز به عهده دبيرخانه است كه به پاره اي از آن‌ها اشاره مي‌شود:

  1. تايپ نامه و مقايسه آن با پيش نويس
  2. توزيع اطلاعيه‌ها و بخش نامه‌ها بين واحدهاي ذيربط و مربوطه.
  3. تهيه برنامه ماشين‌نويس‌ها و تقسيم صحيح كار بين آنها.
  4. تهيه پيش نويس‌هاي ساده اداري مانند اعلام وصول نشريات.
  5. انجام امور چاپ و تكثير

انواع سيستم‌هاي گردش مكاتبات اداري:

در سيستم متمركز دبيرخانه:

مرحل اول كار، نامه‌هاي وارده:

  • كنترل نامه
  • دريافت نامه
  • ثبت در دفتر انديكاتور ياكامپيوتر
  • ثبت در دفتر اندكس
  • ارجاع به مدير
  • توزيع (بين اقدام كنندگان)

 

مرحله دوم، نامه‌هاي صادره:

  • تهيه نامه
  • ثبت در انديكاتور يا رايانه
  • ارسال (پست - فاكس - تلفنگرام)

 

سيستم متمركز:

كليه عمليات مربوط به دريافت، ثبت و توزيع مكاتبات در واحدي از سازمان به نام دبيرخانه و يا دفتر انجام مي‌شود.

موارد استفاده از روش متمركز بقرار ذيل است:

  • تعداد مكاتبات سازمان محدود باشد.
  • سازمان و واحدهاي درون آن فاقد مراجعه كننده بوده و يا تعداد آنان محدود باشد.
  • تعداد نيروي انساني و بودجه و وسايل و ابزار و امكانات سازمان محدود باشد.
  • كليه واحدهاي سازمان در يك جا (معمولا در يك ساختمان) استقرار داشته باشد.
  • اختيارات مسئولان واحدهاي سازمان ها در مورد امضاي مكاتبات محدود باشد.
  • تصميم مديريت و يا مديران سازمان در انتخاب اين روش به عنوان يك روش مطلوب در طرح تشكيلاتي سازمان.
  • سازمان محدود بوده و از گستردگي زياد برخوردار نباشد.

 

سيستم نيمه متمركز:

انجام عمليات مربوط به دريافت و توزيع مكاتبات سازمان به صورت متمركز، در واحدي بنام دبيرخانه مركزي انجام مي‌گيرد و هر يك از واحدهاي سازمان به طور مستقل عمل ثبت نامه‌هاي وارده و صادر شده را انجام مي‌دهند.

 

سيستم غيرمتمركز:

كليه عليمات مربوط به دريافت و ثبت و توزيع مكاتبات، به طور مستقل و جداگانه در هر يك از واحدهاي سازمان انجام مي‌شود.

موارد استفاده از روش غيرمتمركز:

  • تعداد مكاتبات سازمان زياد باشد.
  • سازمان داراي مراجعه كنندگان بسيار زياد باشد.
  • تعداد نيروي انساني و بودجه و وسايل و امكانات سازمان كافي باشد.
  • واحدهاي سازمان پراكنده و يا در چند ساختمان قرار گرفته باشد.
  • اختيارات مسئولان واحدهاي سازماني در مورد امضاي مكاتبات زياد و گسترده باشد.
  • سازمان گسترده بوده و داراي واحدهاي سازماني متعدد نيروي انساني زياد باشد.
  • واحدهاي سازمان عمدتا كارها و وظايف بسيار تخصصي انجام مي دهند.
  • تصميم مديريت و يامديران سازمان در انتخاب اين روش به منظور تسريع امور گردش مكاتبات در طرح تشكيلاتي سازمان.

 

مراحل دريافت، ارجاع و تقسيم كار بين كاركنان تحت سرپرستي

مسئول دبيرخانه سازمان علاوه بر كنترل كليه نامه‌هاي وارده، صادره، داخلي، امور تايپ و ساير وظايف محوله، بايد بر امور ارجاع نامه‌ها به واحد يا افراد اقدام كننده نامه‌هاي نظارت داشته باشد.

  • مطالعه دقيق متن نامه‌هاي وارده (به استثناي نامه‌هاي محرمانه) و اطلاع از واحد و يا شخص اقدام كننده آن.
  • ثبت نامه‌ها در دفتر انديكاتور و ممهور كردن با مهر انديكاتور در قسمت پايين نامه و ثبت مشخصات، شماره، تاريخ و محل ارجاع در محل‌هاي تعيين شده براي مهر.

يادآوري: در بعضي از سازمان‌ها قبل از ثبت نامه در انديكاتور مديران علاقه‌مندند كه خود محل ارجاع و اقدام كننده را تعيين كنند و سپس نامه در دفتر انديكاتور شماره گذاري شود.

 

  • ثبت محل ارجاع نامه در ستون تعيين شده دفتر انديكاتور
  • ثبت نامه‌ها در فرم ارسال مراسلات و تحويل آن به اقدام كننده و در صورت لزوم دريافت رسيد.
  • مديران پس از دريافت نامه‌هاي مربوط به واحد تحت نظر خود بايد اقدامات زير را انجام دهند:
  • مطالعه دقيق نامه‌هاي وارده و كنترل آن از نظر شماره، تاريخ، امضا و ارتباط آن با واحد مربوطه.
  • تشخيص و دستور اقدام ( با صحت و قاطع) به كارشناس و يا فردي كه مسئوليت اين  كار را بر عهده دارد.
  • كنترل نامه‌هاي ارجاع شده در مورد اقدام مناسب و تهيه پاسخ مناسب و لازم.

 

تحويل پرونده‌ها به مقامات مافوق:

مسئول بايگاني وظايف زير را در ارتباط با كنترل و تحويل پرونده‌ها به مقامات مافوق و يا واحدهاي اقدام  كننده بر عهده دارد:

  • دريافت فرم درخواست پرونده از متقاضي با امضاي مجاز
  • در فرم درخواست پرونده بايد موضوع پرونده، شماره و كد آن، مدت مورد نياز، تاريخ درخواست و تاريخ عودت مشخص شود.
  • پس از دريافت تقاضا، مسئول بايگاني موظف است پرونده مورد نظر را تحويل متقاضي داده و فرم درخواست را تا عودت پرونده نزد خود نگهداري كند.
  • مسئول بايگاني بايد در محل پرونده ارسالي (قفسه بايگاني) كارت جايگزين را قرار دهد تا در صورت مراجعه بعدي از محل ارسال آن اطلاع حاصل كند.

 

يادآوري: در مورد پرونده‌هايي كه ارزش مالي، حقوقي و يا پرسنلي دارد توصيه مي‌شود كه برگ‌هاي پرونده، برگ شماري شده و تحويل اقدام كننده شود.

 

ارسال نامه‌هاي تايپ شده به نامه رسان و ارجاع به قسمت‌هاي مربوطه :

مسئول تايپ يا مسئول دبيرخانه پس از دستور تايپ نامه‌ها بايد اقدامات لازم را انجام دهد:

1-     كنترل دقيق نامه‌هاي تايپ شده از نظر صحت تايپ

2-     ثبت نامه‌ها در فرم و يا دفاتر رسيد

3-     تحويل نامه‌ها و پيوست‌هاي مربوطه به نامه رسان با قيد تاريخ ارايه.

4-     تحويل نامه‌ها توسط نامه رسان به واحد و يا شخص اقدام كننده و يا منشي مدير واحد با ذكر تاريخ دريافت.

 

كنترل نامه‌ها از نظر تايپ:

با توجه به اهميت تايپ نامه‌ها در مكاتبات اداري، كليه نامه‌هاي تايپ شده طبق دستور العمل‌هاي صادره بايد توسط (مسوول واحد تايپ، متصدي كنترل نامه‌هاي تايپي يا مسوول دبيرخانه) مجددا از ديدگاه‌هاي ديگري مورد توجه و دقت قرار گيرد:

  • كسب اطمينان از مطابقت متن نامه يا پيش نويس تهيه شده
  • كسب اطمينان از نظر صحت لغات و جملات تايپ شده
  • كسب اطمينان از نظر فرم استاندار تايپ نامه
  • كسب اطمينان از نظر صحت تايپ شماره و تاريخ نامه‌ها مطابق با پيش نويس
  • كسب اطمينان از تايپ نام گيرندگان رونوشت (در صورت وجود رونوشت)
  • ثبت علايم اختصاري مشخصات تايپ كننده نامه

 

كنترل دفتر انديكاتور:

كليه نامه‌ها اعم از وارده و صادره بايد در دفتر انديكاتور (يا كامپيوتر) ثبت شده و به آنها شماره و تاريخ اختصاص يابد. بنابراين نامه‌اي كه در دفتر انديكاتور ثبت نشده، ارزش اداري نخواهد داشت.

  • به هر يك از نامه‌ها يك شماره اختصاص داده مي‌شود.
  • اطلاعات كاملي از نامه‌ها بايد در دفتر انديكاتور ثبت شود.
  • لاك گرفتن و يا تراشيدن مطالب نامه در دفتر انديكاتور مجاز نبوده و غيرقانوني است.
  • شماره گذاري نامه‌ها در آغاز سال بوده و در پايان هر سال بايد با تاريخ و شماره جديد آغاز شود.

موفق باشيد - دبيرخانه قطار شهري مشهد

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۱۲:۵۹ توسط morteza abaspoor دسته : دبيرخانه چيست؟ نظر(0)

منشور اخلاقي پرسنل دبيرخانه

منشور اخلاقي كاركنان:

 

- از ديدگاه صاحب نظران نظام اداري ، يك واحد سازمان بايد علاوه بر وظايف تشكيلاتي ، فلسفه و رسالت اجتماعي نيز داشته باشد .

- فلسفه و رسالت هر واحد سازمان موجب پرورش هوشمندي ، پختگي و ژرف نگري كاركنان مي شود به گونه اي كه انديشه هاي كاركنان و مسولان و مديران آنان را در چارچوب انساني و اجتماعي قرار مي دهد تا بتوانند رفتارشان را در همان ساختار بروز دهند . بايد براي انجام رسالت همگاني سازمان با يكديگر سخت تلاش كنند و اين فلسفه و رسالت را منشور اخلاقي مي نامند .

- همه افراد جامعه قابل احترام هستند و نيازمندند كه خويشتن را ارزشمند ببينند و اين ارزشمندي بر پايه اي محكم استوار است و پابرجاترين و سالم ترين عزت نفس بر پايه احترامي كه مستحق آنيم استوار است نه بر اساس شهرت يا آوازه ظاهري و تملق ها .

 

منشور اخلاقي بر دو وجه استوار است :

  • كساني كه بعنوان مشتري و يا ارباب رجوع يك سازمان بصورتهاي مختلف با سازمان ارتباط دارند .
  • كساني كه ارائه خدمت به مراجعان را بر عهده دارند .

محورهاي منشور اخلاقي بر پايه :

  •  نظم و انضباط در محل كار
  •  آراستگي ظاهري
  •  وقت شناسي
  •  برخورد خوب با ارباب رجوع و رعايت ادب و احترام و نزاكت
  •  انجام امور بر اساس عدل و انصاف
  •  انجام امور ارباب رجوع در كمترين زمان ممكن

خدمات دهندگان و خدمات گيرندگان با رعايت منشور اخلاقي در انجام هر چه بهتر امور بر اساس ضوابط و مقررات در پويايي و رشد چشمگير سازمان نقش دارند .

 

عهد نامه :

در پيشگاه خداوند متعال با خود عهد مي بندم كه همه روزه و در تمامي ساعات با ظاهري آراسته و در محيطي منظم و در نهايت نظم و انضباط و ادب و احترام با برخوردي نيك و پسنديده با ارباب رجوع ، مردم و همكاران تعامل برقرار نموده و در كوتاهترين زمان ممكن امور محوله را در كمال صداقت و رعايت انصاف به انجام رسانيده و در صورت برآورده نشدن ارباب رجوع توضيحات كافي براي روشن شدن ذهن آنان ارائه نمايم و در راستاي اهداف متعالي سازمان و كشور خود را مقيد به اجراي رسالت ،‌اصول و منشور ذيل دانسته و پايبند باشم.

 

منشور اخلاقي :

  • در حفظ نظم محل كار ، ‌اتاق و ميز تحرير خود خواهم كوشيد چون نظم و انضباط نشانگر شخصيت ايمان و اعتقاد وي به خدمت صادقانه است چون نظم و انضباط نشانه ايمان است.
  • با كمال خوشرويي از ارباب رجوع استقبال و پس از انجام كار با كمال خوشرويي او را بدرقه نمايم چون مردم و ارباب رجوع ولي نعمت ما هستند .
  • تعلقات سازماني را در خود مي پرورانيم و به همكاران احترام مي گذاريم تا با همدلي در جهت كرامت و رضايت ارباب رجوع مردم گام برداريم.
  • انجام صحيح و سريع امور محوله را جزء وظيفه خود دانسته و با توجه به گرانبها تر بودن وقت از طلا در كوتاهترين زمان ممكن خواسته هايشان را با توجه به ضوابط اجابت نماييم.
  • از هرگونه بحث و گفتگوي غير حضوري و پافشاري و اصرار غير معمول در رابطه با اثبات نظرات به حق و قانوني با ارباب رجوع خودداري و درصورت قانع نشدن با كمال احترام ايشان را به مقامات بالاتر معرفي خواهيم نمود .
  • از نارضايتي ارباب رجوع در صورت برخورد نامناسب ناخواسته متأثر و با فروتني از او عذر خواهي و در نهايت افتخار از او تشكر نماييم .
  • مشتاقانه به نظرات و ديدگاههاي ارباب رجوع گوش داده و از انتقاد و پيشنهاد ايشان در رابطه با اصلاح رفتار و تغيير روش انجام كار البته بر اساس مقررات استفاده مي كنيم
  • آرمان ما پديد آوردن سازماني است كه در آن بين آنچه گفته مي شود و آنچه عمل مي شود فاصله اي نباشد.
  • هدف ما خدمت به مردم با كيفيت بالا و  بهترين روشها است و اميد تحقق اين هدف انگيزه بيشتري براي فعاليت ما فراهم مي آورد.
  • توجه مردم و مراجعان به عملكرد ما بسيار مغتنم است و شايستگي آن را دارند كه بهترين رفتار را با ايشان داشته باشيم.
  • ما به دنبال اين هستيم كه نيازها و انتظارات منطقي شمار را شناسايي و درصدد رفع و تامين آنها برآييم و در نهايت مي خواهيم فراتر از انتظارات شما عمل نماييم.
  • به تفاهم و اعتماد بين همكاران و مراجعان معقتديم و از هيچ كوششي در اين زمينه دريغ نمي ورزيم.
  • ظاهر آراسته موجب افزايش عزت نفس و احترام و نشاط در همكاران و مراجعان مي شود و از اين جهت براي ما اهميت ويژه اي دارد.
  • ما براي افزايش كارآيي، ارتقاء بهره وري و جلب رضايت ارباب رجوع از طريق آموزش، خلاقيت و خودباوري آگاهانه خواهيم كوشيد.
  • ما به ياري، هم فكري و مشاركت شما براي اصلاح روشهاي انجام كار و ارتقاء سطح كيفيت خدمات خود نياز داريم.
  • سعي مي كنيم از مراجعان با گشاده رويي استقبال نموده و رضايت آنان را موجب افزايش انگيزه در كار مي دانيم.
  • زمان گوهر گرانبهاست، براي وقت خود و مراجعان ارزش قائليم و از تاخير در امور پرهيز مي كنيم.
  • بر اين تاكيد داريم كه ارتباطات شفاف و قابل فهم بين ارباب رجوع و سازمان برقرار شود و ارتقاء يابد.
  • رعايت عدالت و انصاف در ارائه خدمات به مردم را اساس و مبناي كار خود قرار داده و از گرايش به منافع و علايق شخصي و يا جمعي پرهيز مي نماييم.
  • آرمان خواهي در سرشت انسان است و براي نيل به آرمانهاي مردم و سازمان از ايده هاي سازنده استقبال مي كنيم.
  • قانونمندي و قانون مداري يك شعار نيست، ما در عمل به آن پايبنديم و رعايت آن را موجب جلب خشنودي مردم و مراجعان مي دانيم.
  • كار را وسيله خدمت به مردم و تعالي فردي و سازماني مي دانيم  و سلامت و صداقت در آن را به عنوان يك اصل مي پذيريم.
  • به كار در سازمان افتخار مي كنيم و تلاش داريم بين زندگي شغلي و خانوادگي تعادل و توازن برقرار سازيم.
  • پيشرفت امري است دائمي، هيچگاه خود را بهترين نمي دانيم و چنين نگرشي را مانع بهبود مستمر فردي و سازماني مي دانيم.
  • سعي داريم از اموال و امكانات سازمان در جهت تحقق اهداف پيش بيني شده به نحو مناسب و مطلوب بهره برداري نماييم و از اسراف و مصرف بيهوده بپرهيزيم.
  • ما نظم و انضباط اجتماعي، وجدان كاري را در محيط كار حاكم نموده و اين امر را عامل اساسي در افزايش بهره وري تلقي مي نماييم.

موفق باشيد - دبيرخانه قطار شهري مشهد

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۱۲:۵۸ توسط morteza abaspoor دسته : منشور اخلاقي نظر(0)

معرفي و درباره ما

سازماندهي دبیرخانه قطار شهری مشهد:

  • رييس دبيرخانه                                     مرتضي عباس پور
  • مسوول واحد ثبت                                 محمدرضا پروازي
  • مسوول واحد بايگاني                            حميدرضا نجاران
  • متصدي بايگاني                                   محمد تقي كميلي زاده
  • مسوول واحد نمابر و چاپ و تكثير             جواد محمدزاده
  • مسوول واحد ارجاعات و نامه رساني        كاظم اكبري نژاد
  • مسوول واحد تحريرات                            محمد رحماني
  • متصدي تحريرات                                   فرشته صديق

 

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۱۲:۵۷ توسط morteza abaspoor دسته : معرفي و درباره ما نظر(0)

ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه (اتوماسيون اداري) (قسمت دوم)

ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه (اتوماسيون اداري)

 

عمليات مربوط به گردش مكاتبات و كارهاي اداري

 

1-    امكان پشتيباني روش‏هاي مختلف گردش مكاتبات (متمركز ، نيمه متمركز و غيرمتمركز)

(متمركز شامل يك دبيرخانه مركزي و چند دبيرخانه محلي، نيمه متمركز شامل چنددبيرخانه مركزي و هر دبيرخانه مركزي شامل چند دبيرخانه داخلي، غيرمتمركز شامل چند دبيرخانه داخلي مستقل)

2-    امكان ايجاد كارتابل الكترونيكي و امكان مشاهده كارتابل توسط افراد مجاز

3-    توزيع نامه‏هاي وارده به كارتابل مسئولان و ارجاع نامه‏هاي وارده و كارهاي مرتبط از طريق كارتابل

4-    امكان اعلام دريافت نامه جديد

5-    امكان تعيين نامه‏هاي مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلي و تعيين نوع اقدام و اولويت زماني انجام كار

6-    تشكيل پرونده براي كارها و نامه‏هاي مرتبط به آن و رؤيت و پيگيري گردش پرونده‏ها در سازمان

7-    امكان طبقه‏بندي نامهها براساس نوع نامه‏، نوع طبقه‏بندي، نوع ارسال،‌ ارجحيت و ... به همراه طبقه‏بندي درختي موضوعات نامه

8-    امكان پاسخگويي به كارهاي ارجاع شده و اعلام خاتمه كار از طريق ارجاع كننده

9-    امكان ارجاع نامه‏ به صورت تصوير، صوت، پيغام تلفني و ...

10-استفاده و كنترل مركزي تاريخ در كليه مراحل گردش مكاتبات (درج تاريخ مشاهده توسط مسئول انجام كار، تعيين تاريخ شروع اقدام، تاريخ انتظار پاسخ، دوره پيگيري و ...)

11-امكان استفاده از امضاي ديجيتال

12- امكان اعلام موافقت يا عدم موافقت با كارهاي انجام شده و صدور دستورهاي بعدي

13-اعلام وضعيت كارهايي كه عمليات آن خاتمه نيافته است

14- امكان كنترل، پيگيري و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام كنندگان به صورت درختواره

15-امكان تأثيرگذاري تغييرات تشكيلاتي در ساختار دبيرخانه‏ها (انحلال، تشكيل، ادغام و تجزيه)

16-امكان ثبت نامه‏هاي بدون شماره مانند درخواست‏هاي شخصي يا نامه‏هاي ارباب‏رجوع و دسترسي سريع به اين نامه‏ها در آينده

17-امكان استفاده از قلم نوري در پاراف و ارجاع نامه

18-امكان ايجاد مهر و امضاي اشخاص درون سيستم و استفاده از آنها


عمليات مربوط به پيگيري و رديابي مكاتبات و كارهاي ارجاع شده

 

1-    امكان پيگيري نامه وارده و روند حركت يك نامه در تمام واحدهاي سازمان

2-    تعيين مهلت اقدام پاسخ براي هر نامه وارده، داخلي، ‌كارها، دستورها و يا پيامهاي ارجاع شده

3-    پيگيري مراحل مختلف كار از طريق كارتابل، دستيابي به علل تأخير در انجام كارها، رديابي وضعيت فعلي آن و نتايج اقدامات انجام شده روي نامه

4-    انجام پيگيري توسط خود سيستم به صورت خودكار، ارسال پيامهاي پيگيري، جويا شدن نتيجه كار و ارائه هشدار در مورد ديركرد اقدامات (هم به شخص ارجاع‏دهنده و هم به شخص ارجاع شونده)

5-    امكان پيگيري كليه دستورها و پيامهاي ارسال شده و پيگيري مستمر اقداماتي كه بايد تا تاريخ معيني انجام شوند و تأخير دارند

6-    امكان پيگيري و رديابي مكاتبات سالهاي قبل

7-    امكان پيگيري ارجاع نامه‏ها از طريق جستجو در شماره، تاريخ، موضوع، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) فرستنده، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) گيرنده و ...

 

 

عمليات مربوط به بايگاني

 

1-    امكان ايجاد و انجام امور مربوط به بايگاني سازمان توسط سيستم

2-    امكان ايجاد پرونده‏هاي كاركنان در كامپيوتر

3-    امكان بايگاني نمودن مكاتبات تحت شماره‏هاي دلخواه

4-    امكان كنترل درخواست و ارسال نامهها از بايگاني و بازگشت آنها به بايگاني و امكان بازيابي محل نامه در هر لحظه

5-    امكان ايجاد طبقه‏بندي موضوعي (موضوع اصلي و زيرموضوع) جهت پرونده‏هاي بايگاني

6-    امكان به گردش انداختن نامه‏هاي بايگاني شده

7-    امكان ثبت اطلاعاتي همچون تاريخ خروج پرونده‏ها از بايگاني، ‌بخش يا شخص تحويل گيرنده پرونده و تاريخ بازگشت مجدد پرونده به بايگاني (جهت پيگيري گردش پرونده‏ها)

8-    امكان ايجاد پرونده‏هاي شخصي براي هر يك از كاربران و ذخيره‏سازي نامههاي مربوط در آنها

9-    امكان ايجاد كپي‏هاي متعدد از يك نامه و بايگاني آنها در پروندههاي مختلف

 

عمليات مربوط به ارتباطات

 

1-    امكان تعريف انواع شبكه مورد پشتيباني سيستم جهت اتصال كاربران سازمان به سيستم از طريق شبكه محلي موجود در ساختمان مركزي

2-    امكان ارجاع مكاتبات به واحدهاي مختلف با توجه به شبكه بودن سيستم

3-    امكان ثبت و ارسال پيغامها (از طريق متن، صوت و تصوير) و نمايش پيغامهاي موجود و دريافت شده

4-    امكان ارسال پيامهاي اطلاعاتي در سطح گروهها، واحدها و كاربران

5-    مشخص كردن زمان، موضوع و مكان قرارهاي ملاقات با فعال كردن يادآوري توسط سيستم

6-    امكان  كنترل دسترسي به ارسال پيامها

7-    امكان مبادله اسناد با استفاده از فاكس توسط سيستم

8-    امكان اتصال كاربران از طريق خطوط تلفن و يا از طريق شبكه جهاني اينترنت

9-    امكان استفاده همزمان چند ايستگاه (كاربر) و تغيير همزمان اطلاعات

 

 

امكانات جستجو و بررسي

 

1-    امكان جستجوي نامه‏ها به صورت پارامتريك براساس كليه فيلدهاي اطلاعاتي به صورت تك فيلد و يا تركيب چندين فيلد انتخابي

2-    امكان جستجو و دسترسي سريع به اطلاعات نامه‏هاي وارده و صادره و كليه مكاتبات در گردش، بايگاني شده و كارتابل

3-    امكان جستجوي موضوع و شرح نامه‏ها اعم از نامه‏هاي ارسالي و دريافتي و دستيابي سريع به مشخصات نامه

4-    امكان جستجوي سريع و آسان نام اشخاص در شرح نامه‏ها

 

عمليات مربوط به گزارش‏ها و مشاهدات

 

1-    امكان تهيه گزارش‏هاي دلخواه به صورت پارامتريك (Report Generator) و امكان چاپ، ذخيره‏سازي و بازيابي نتايج گزارش‏گيري

2-    امكان گزارش‏گيري از مكاتبات صادره ، وارده و داخلي و گزارش از گردش نامه در سازمان

3-    امكان گزارش‏گيري از نامههاي در دست اقدام و مكاتبات بدون پاسخ

4-    امكان ايجاد انواع گزارش‏هاي اجرايي، آماري، مديريتي و پويا

5-    امكان نمايش نتايج گزارشها به صورت نمودارهاي مختلف

6-    امكان گزارش‏گيري و مشاهده نامه‏هايي كه تحت عنواني خاص يا در محدوده زماني مشخص ارسال شده‏اند

7-    امكان تهيه گزارش مربوط به ارجاعات، پيگيري و سوابق نامه‏ها

8-    امكان گزارش‏گيري از دفتر انديكاتور

9-    امكان گزارش‏گيري از حجم مكاتبات انجام شده در واحدها و همچنين تعداد نامه‏هاي ارسالي و دريافتي مربوط به سازمان

10-امكان مشاهده عملكرد كاربران (وضعيت سرعت يا تأخير در انجام كارها و علل آن )

11- امكان مشاهده و گزارش‏گيري از پيام‏ها و دستورها و امكان مشاهده كارتابل مكاتبات و پيامهاي ارسالي و حذف شده

12-امكان گزارش از نامه‏هاي دريافتي از بايگاني كه هنوز در مقاطع زماني موردنظر به بايگاني بازگشت داده نشده‏اند

13-امكان گزارش‏گيري و مشاهده دفتر تلفن و نشاني‏هاي پستي و پست الكترونيك

14-امكان ايجاد انعطاف‏پذيري در تصاوير مانند: چرخش، تعيين مقياس تصوير، بزرگ نمايي، كوچك نمايي و ...

 

 

ارتباط سيستم دبيرخانه با ساير سيستمها

        امكان ارتباط با ساير سيستمهاي كاربردي با توجه به يكپارچه بودن سيستم

1- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم پرسنلي

2-    امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم تشكيلات

3-    امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم اموال

4-    امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم مالي

5-    امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم انبار

 

 

 امنيت و حدود دسترسي

 

1-    امكان ايجاد و تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز اجراي عمليات كاربري

2-    امكان تعريف سطوح دسترسي سمت‏ها به انواع مكاتبات طبقه‏بندي شده (جهت حفاظت اسناد)

3-    امكان تهيه پشتيبان كامل از اطلاعات سيستم

4-    امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيري از دسترسي‏هاي غيرمجاز

5-    امكان ثبت كليه وقايع سيستم

 

 

بازسازي اطلاعات

امكان بازسازي اطلاعات در مواردي كه سيستم با مشكلاتي مواجه مي‏شود

 

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۰۷:۴۷ توسط morteza abaspoor دسته : ضوابط و ويژگيهاي دبيرخانه (اتوماسيون) نظر(1)

مديريت حروفچيني نامه ها (قسمت دوم)

مديرت حروفچيني نامه ها (قسمت دوم):

 

4- موضوع نامه:

موضوع نامه با كلمه (موضوع) مشخص مي‌شود كه بايد:

حتي‌الامكان به طور اختصار نوشته شود.

دقيقا بيانگر خلاصه مطالب و مفاد نامه باشد.

با عناوين و موضوعات انتخاب شده در بايگاني هماهنگي و مطابقت داشته باشد.

 

5- متن نامه:

شرحي است كه در مورد موضوع نامه نوشته مي شود و ركن اساسي نامه را تشكيل مي‌دهد.

 

6- امضاي نامه:

نامه و نام خانوادگي امضا كننده در پايان نامه نوشته شده و در زير آن عنوان سازماني آن ذكر مي‌شود. در مواقعي كه امضا كننده به جاي مقام ديگري نامه را امضا مي كند بايد با قيد عبارت (از طرف) نامه را امضا كند. در اين حالت نام مقام سازماني ثبت نشده و فقط عنوان سازماني وي زير نامه نوشته مي‌شود.

 

7- رونوشت نامه:

در مواقعي كه غير از مخاطب اصلي، به دلايلي خاصي افراد ديگري نيز بايد از متن نامه اطلاع داشته باشند و يا براي انجام درخواستي، نقشي به آن‌ها محول شده باشد، رونوشت يا تصوير نامه به آنان نيز داده مي شود.

 

نامه‌هاي اداري و نحوه ثبت عناوين آن‌ها:

به عنوان مثال در نامه‌هاي داخلي عنوان گيرنده (به) و فرستنده (از) به اين شرح نوشته مي‌شود:

به: اداره آموزش و پرورش

از: اداره كارپردازي

 

استانداردهاي نگارش

رعايت سلسله مراتب اداري مطابق با نمودار سازماني در نگارش و ارسال نامه‌ها و انتخاب كلمات مناسب اداري توصيه مي‌شود.

براي ايجاد يك روش يكسان در مكاتبات اداري پيشنهاد مي‌شود از اين عبارات استفاده شود.

از سلسله مراتب بالا به سطوح پايين اداري، عبارت: مقتضي است، خواهشمند است.

از سلسله مراتب هم رديف عبارت: خواهشمند است.

از سلسله مراتب پايين به بالا، عبارت: متمني است.

از سلسله مراتب پايين به بالاترين مقام، عبارت: استدعا مي‌شود، متمني است.

از سلسله مراتب پايين يا مساوي به بالا، عبارت: به استحضار مي‌رساند.

ذكر عناوين و سمت‌هاي مخاطب و نويسنده به طور كامل و بر اساس احكام صورت گيرد و در صورتي كه نويسنده و دريافت كننده نامه‌ها داراي عناوين و سمت‌هاي گوناگون و مختلف باشند بايد به ذكر عناوين و سمت‌هايي كه با محتواي نامه ارتباط دارند، اكتفا شود.

مي‌توان به ذكر سمت و يا عناوين افراد كه نامه به او خطاب شده است، اشاره كرد اما از به كار بردن اسامي افراد بدون ذكر سمت جداً خودداري شود.

براي ايجاد سهولت در امر پاسخ‌گويي، پيگيري و بايگاني نامه‌ها، هر نامه بايد منحصراً به بيان يك مطلب اختصاص يابد و از ذكر مطالبي كه تشخيص موضوع اصلي را مشكل مي‌كند، خودداري شود.

رعايت وضوح، اختصار و عدم استفاده از كلمات نامفهوم و دوپهلو به تسريع در امر پيگيري و بايگاني نامه‌ها كمك مؤثري مي‌كند.

متن پيش نويس بايد فاقد خط خوردگي بوده و با خودكار يا خودنويس نوشته شده باشد.

مجوز تايپ نامه‌ها از طريق مدير واحد صادر و بايد با امضاي تهيه كننده پيش نويس نيز همراه باشد و ماشين‌نويس موظف است از تايپ نامه‌هاي فاقد مجوز جدا خودداري كند.

 

آيين نگارش نامه‌هاي اداري:

براي نوشتن نامه‌هاي اداري سبك هاي مختلفي وجود دارد، برخي از سازمان‌ها براي خود سبك خاصي دارند و كارمندان و آنها ملزم هستند كه از همان سبك پيروي كنند. بايد به خاطر داشت كه مهم‌ترين اصل و قاعده براي هر نامه اداري، ايجاد ارتباط مؤثر باخواننده است. بنابراين هر روشي كه به درك درست خواننده كمك كند، بهترين است.

به طور كلي در نوشتن نامه‌هاي اداري بايد سه اصل را در نظر داشته باشيم:

الف: دقت و درستي

ب: وضوح (روشني)

ج: كفايت

 

الف: دقت و درستي:

مطمئن شويد معني و مفهوم آن چه را كه مي‌گوييد، مي‌دانيد.

از كلمات درست در جاي مناسب استفاده كنيد. كلمات غلط يا عبارات و جملات نامناسب ، موجب درك غلط خواننده و بر هم زدن موقعيت و وضعيت مورد انتظار خواهد شد.

سعي كنيد از نام‌هاي اختصاري استفاده نكنيد، مگر اينكه خواننده با آن اصطلاحات آشنايي داشته باشد.

همواره يك فرهنگ لغات در دسترس داشته باشيد، فرهنگها براي كنترل املاي صحيح كلمات و مفاهيم دقيق آنها به شما كمك خواهند  كرد.

در مكاتبات اداري و بازرگاني از واژه‌ها و اصطلاحات معمول و متداول استفاده كنيد.

 

ب: وضوح (روشني)

از به كار بردن عبارات مبهم و گيج كننده اجتناب كنيد.

حقايق را كنترل  كرده و آنها را دقيق بيان كنيد.

از كلمات غير رايج و غيرمصطلح استفاده نكنيد.

نبايد وضوح و روشني مطلب را قرباني مختصر كردن كنيد.

به خوانندگان اطلاعات كافي بدهيد تا آن چه مدنظر داريد، خوب درك كنند.

 

ج: كفايت:

تاجايي كه ممكن است نامه را مختصر تهيه كنيد، مشروط بر اين كه به اصل موضوع و  حتي جزييات لطمه وارد نشود.

تقريباً 95 درصد مردم جملاتي را كه از 8 كلمه تشكيل شده باشند با يك بار خواندن مي‌فهمند، اين ميزان براي جملاتي با 27 كلمه تا 4 درصد تقليل مي‌يابد.

هدف هر جمله بايد بيان يك فكر يا نكته باشد. اگر جملات خيلي كوتاه باشند، هنگام خواندن ايجاد وقفه مي كنند، بنابراين سعي كنيد بين طول جملات موازنه وجود داشته باشد.

هر يك از پاراگرافها بايد با عنوان ياموضوع خاصي شروع شوند. وقتي يك موضوع يا عنوان تمام شد، پاراگراف جديد بايد شروع شود.

 

شيوه نگارش اعداد:

معدودهايي كه بايد اعداد آن‌ها رقم نوشته شود.

1-     مقياس‌ها از هر نوع

مثال – 35 متر، 85 كيلو، 400 ليتر، 95 كيلومتر.

2-     مبلغ

مثال: 256 ريال، 975 دلار، 560 تومان

3-     درجات هوا

مثال – 33 درجه سانتيگراد، 18 درجه فارنهايت.

4-     شماره مواد قوانين

مثال - ماده 105 قانون مجازات عمومي، ماده 24 قانون مدتي، ماده 12 قانون تجارت.

5-     شماره تصويب نامه‌ها

مثال – تصويب نامه شماره 385 هيات وزيران

6-     صفحات كتاب.

مثال – صفحه 956 كتاب اصول مديريت

7-     تاريخ تولد

مثال – متولد 1351 هجري شمسي

8-     شماره تلفن

مثال – تلفن منزل 3422233، تلفن محل كار: 3422233

9-     شماره خودروها

مثال – اتومبيل شماره 1954 – تهران 52

10- شماره ساختمان‌ها و بلوك‌هاي ساختماني

مثال – بلوك 12 ساختمان 81 ، پلاك 32

11- شماره‌هايي كه با نشانه‌هاي اختصاري همراه است.

مثال – ج 3 ص 126 (جلد سوم صفحه يكصد و بيست وشش)

12- ساعات روز

مثال – ساعت 8 و 45 دقيقه و 50 ثانيه.

 

استثنائات اين قواعد:

1-     اعداد يك رقمي، مثال: نه لشگر، پنج نفر، چهار مدير.

2-     اعداد كسري: مثال: دو دهم، سه چهارم، هفتاد و پنج صدم

3-     اعداد در آغاز سطرح: مثال: بيست و پنج نفر شركت كننده در آزمون استخدامي (توصيه مي‌شود اعداد در آغاز سطرح نوشته نشود).

4-     اعداد تقريبي، مثال: دو سه نفر عابر پياده، پنج شش جلد كتاب.

5-     اعداد ترتيبي، مثال: قرن چهارم، سده هجدهم، دوره پانزدهم.

6-     شماره راه‌ها، خيابان‌ها و كوچه‌ها بايد با اعداد ترتيبي نوشته شود (برخلاف شماره بلوك‌ها و كوچه‌ها)، مثال خيابان دوازدهم، كوچه سوم، بلوك 8 پلاك 4.

7-     نام برخي از سازمان‌ها، مثال: ناحيه 3 شهرداري ، تهران ميدان 7 تير.

 

 

اصول و آيين درست نويسي:

اگر آن چه را كه در اعماق روحمان نهفته داريم و آن چه را كه در زندگي مي‌بينيم و احساس مي‌كنيم، بتوانيم همان گونه نشان دهيم، ما را گوينده و يا نويسنده مي‌نامند.

اگر درست بينديشيم و چيزي را كه مي‌خواهيم بگوييم، با نظم و اسلوب طبيعي در قالب كلمات مناسب و درست فرو ريزيم، گفتارمان را به صورت نوشته در آورده‌ايم.

براي درست نوشتن، رعايت نكات زير توصيه مي‌شود:

فكر كردن قبل از نوشتن

توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقي بين مطالب.

در نظر گرفتن اطلاعات خواننده

ساده نويسي و بيان حقايق

رعايت قواعد دستور زبان و آيين نگارش.

 

نشانه‌گذاري در نگارش:

هدف از نشانه‌گذاري و قوايد آن به اين شرح است:

به درست و آسان خواندن مطالب كمك مي‌كند.

طرز بيان و آهنگ سخن و بسياري از عواطف را به خواننده منتقل مي‌كند.

توقف كوتاه بين جملات با استفاده از نشانه‌گذاري موجب صحيح خواندن آن مي‌شود، به طور مثال: اگر امروز نمي‌آيي، پس فردا بيا.

هم بستگي بين مطالب را افزايش داده و همچنين جدا ساختن بخش هاي مختلف نوشته را آسان مي‌كند.

رايج ترين علايم نشانه گذاري (نقطه گذاري) در نگارش عبارتند از:

 

نقطه (0):

از اين علامت در اين موارد استفاده مي‌شود:

پايان هر جمله.

بعد از كلمه يا عباراتي كه به جاي جمله به كار برده مي‌شود. به طور مثال: اطاعت.

بعد از حروف اختصار، به طول مثال: شركت آي. بي. ام و يا دكتر م.تهراني (به جاي محمد تهراني)

 

ويرگول يا كاما (،)

اين علامت در اين موارد مورد استفاده قرار مي‌گيرد:

به جاي (واو) عطف مكرر، به طور مثال: (علي، محمد، بهروز، حسن و آرش از دانشجويان بسيار پركار هستند.)

بعد از عبارات منادا، به طور مثال: (علي، درست بنويس)

براي تفكيك دو كلمه مكرر كه پشت سر هم مي‌آيد، به طور مثال: (اين اتومبيل، اتومبيل خوبي است.)

براي راهنمايي خواننده و براي درست خواندن جمله، به طور مثال: (اگر امروز نمي‌آيي، پس فردا بيا) يا (اگر امروز نمي‌آيي پس، فردا بيا).

هنگامي كه قسمتي از جمله به جمله بعدي ارتباط دارد و در ضمن نيازمند توقف كوتاهي است كه فاصله دو قسمت جمله از يكديگر نشان دهد و اجزاي جمله را از هم جدا كند، به طور مثال: (وي كه مرد دليري بود، دنيا ديده و مرد روزگار آزموده، بر آن شد كه زماني در سكوت و تنهايي به سر برد.)

براي جدا كردن عبارات معترضه، به طور مثال: (از شما چه پنهان، از اين كتاب خوشم نيامد.)

پيش از حروف ربط، مانند: چنانكه، ليكن، با وجود اين، با اين همه، اما، در صورتي كه، تا، زيرا، به طور مثال: (كاركنان اين واحد صنعتي نكات ايمني را رعايت نمي‌كنند، در صورتي كه تاكنون چندين بار اين مطلب به آن‌ها تذكر داده شده است.) يا (در هر كاري خود سرمشق باشيد، تا بتوانيد كاركنان خود را آموزش دهيد.)

 

علامت نقطه ويرگول (؛):

 از اين علامت زماني استفاده مي شود كه جمله تمام شده ولي مطلب هنوز كامل و تمام نشده است، به طور مثال: (درخت بهترين دوست انسان است؛ نگذاريد بچه‌ها شاخه‌هايشان را بشكنند).

ميان دو جمله ساده كه از لحاظ مفهوم با هم تناقض دارند و به جاي حرف ربط قرار مي‌گيرد، به طور مثال: (مال از بهر آسايش عمر است؛ نه عمر از بهر آوردن مال).

براي جدا كردن بندهاي طولاني از يكديگر و نيز براي بندهايي كه خود مشتمل بر (ويرگول) است، به كار برده مي‌شود.

پس از عبارت خطايي و در مكاتبات رسمي به كار برده مي‌شود، به طور مثال:

استاد ارجمند؛

خانم‌ها و آقايان؛

 

علامت شرح يا توضيح (:):

در بيان شرح، تفسير و توضيح مطالب و يا نقل قول مورد استفاده قرار مي‌گيرد. اين علامت معمولاً بعد از عبارات زير آورده مي‌شود:

به طور مثال به شرح زير، به شرح ذيل

 

علامت سؤال (؟):

پس از جمله‌هاي پرسشي قرار مي‌گيرد.

 

علامت تعجب (!):

اين علامت نشانه تعجب، بيان احساس، ترس و نگراني است.

 

علامه سه نقطه (...):

اين علامت براي نشان دادن عباراتي كه ادامه جمله قبلي بوده و يا جملاتي كه ادامه دارد و از ذكر بقيه آن به دليل عدم نياز به ادامه آن و يا به سبب اينكه ذكر آن مناسب نيست، صرف نظر مي‌شود، به كار مي‌رود.

 

علامت پرانتز (  ):

در داخل اين علامت، كلمه ياجمله قبلي كه نياز به توضيح بيشتري داشته باشد، نوشته مي‌شود. به طور مثال: تهران (پايتخت ايران).

 

علامت گيومه يا نقل قول («     »):

به عنوان مثال از اين علامت در مواقعي استفاده مي‌شود كه از نوشته و يا گفته كسي براي يادآوري آن استفاده شود. به طور مثال : روح استادم شاد كه مي‌ گفت: «براي مردم زندگي كن و براي مردم هم بمير».

به علاوه از اين نشانه براي ذكر اصطلاحات علمي و فني نيز استفاده مي‌شود.

 

شيوه نگارش خط فارسي:

رعايت استقلال كلمه

هر كلمه به سبب معني و نقش دستوري جداگانه‌اي كه دارد، جدا از كلمه ديگر نوشته مي‌شود.

كلمات مركب معمولاً به هم پيوسته نوشته مي شوند. به طور مثال:

نيكبخت، همخواني، بزرگداشت، صاحبدل.

كلمات مركبي كه جزو دوم آنها با (آ) شروع مي شود، پيوسته به هم نوشته مي‌شود و علامت (مد) حذف مي‌شود. به طور مثال:

رهاورد

به استثناي: دانش‌آموز.

كلمه (را) هميشه جدا نوشته مي‌شود. به طور مثال:

كتاب را، آن را.

كلمه (تر) و (ترين) جدا از كلمه قبل از خود نوشته مي‌شود. به طور مثال:

نزديك‌تر، آسان‌تر، مهربان‌تر.

كلمه (ها) علامت جمع، جدا از كلمه قبل نوشته مي شود: به طور مثال:

آن‌ها، ساختمان‌ها، روش‌ها، مهارت‌ها، فعاليت‌ها.

(اين) و (آن) ضمير اشاره، جدا از كلمه قبل و بعد خود نوشته مي شود. به طور مثال:

اين را، به اين،  اين چنين، آن چنان.

(مي) و (همي) جدا از فعل نوشته مي‌شود. به طور مثال:

مي‌گويم، مي‌افتاد، همي گويد، همي رفت، مي‌رفتند.

(اين) و (آن)، (همين) و (همان)، (چنين) و (چنان) در صورتي كه صفت اشاره باشند جدا از كلمه قبل و بعد نوشته مي‌شود. به طور مثال:

به اين، اين خانه، آن همه، با اين همه.

(بدين)، (بدان) هميشه جدا از كلمه بعد نوشته مي‌شود. به طور مثال:

بدين جهت، بدين منوال.

(كه) جدا از كلمه قبل خود نوشته مي‌شود. به طور مثال:

چنان كه، وقتي كه، در صورتي كه، به طوري كه.

(به) حرف اضافه، جدا از كلمه بعد از خود نوشته مي‌شود. به طور مثال:

به او به آهستگي، به سرعت، به خانه، خود به خود.

به استثناي: بجا، بهوش، بلافاصله، بدون، بلافصل.

(بي) حرف اضافه متصل به حرف بعدي نوشته مي‌شود. به طور مثال:

بيقرار ، بيخود، بيگانه، بيسواد.

 

نحوه نگارش برخي كلمات به دو شيوه خط فارسي و عربي:

شيوه خط فارسي                                       شيوه خط عربي

اسماعيل                                                  اسمعيل

رحمان                                                    رحمن

اسحاق                                                    اسحق

هارون                                                    هرون

صلات                                                   صلوة

زكات                               &

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۰۷:۱۵ توسط morteza abaspoor دسته : مديريت حروفچيني نامه ها نظر(0)

آموزش ويندوز XP (قسمت اول)

آموزش ويندوز xp


  ويژگي هاي ويندوز xp

1- استفاده از موتور جديد ويندوز ( با معماري 32 بيتي )
2- کاهش بوت مجدد سيستم در موارد غير ضروري
3- حفاظت از هسته مرکزي سيستم با فقط خواندني کردن آن جلوگيري از آسيب ديدگي توسط درايورها و برنامه ها
4- حمايت از 4 گيکابايت RAM
5- حمايت از دو CPU
6- اجراي همزمان چند برنامه ( با معماري Multitasking )
7- استفاده از متدولوژي EFS براي حفاظت از فايلها با به رمز در آوردن فايل توسط يک کليد توليد شده تصادفي و امکان دسترسي چنديد کاربر به سند به رمز در آمده
(Encrypting File System )

8- ايجاد VPN با امنيت کافي به کمک(IPSEC( IP Security
9- حمايت از کارت هوشمند در سيستم عامل براي logon
10- طراحي جديد محيط برنامه براي سادگي و راحتي کاربر با امکان برگشت به محيط کلاسيک سابق
11- سفارشي کردن رايانه ها در يک محيط شبکه Domain به کمک Group Policy
12- استفاده از برنامه Media Player با ويژگي هاي :
* پخش CD صوتي و تصويري
* تنظيم بيش از 3000 کانال راديويي اينترنتي
* پخش فيلم هاي DVD
13- امکام ذخيره اطلاعات بر روي CD بدون نياز به برنامه هاي متفرقه با داشتن دستگاه CD/R و يا CD/ R& W
14- امکان ساده انتشار فايل و يا فولدر بر روي سرور وب به کمک پروتکل WEBDAV
15- امکان دسترسي کامل به منابع رايانه با به دست گرفتن کنسول از راه دور در شبکه و از روي رايانه اي ديگر به کمک پروتکل (RDF (Remote Desktop Protocol

16- نمايش متن با کيفيت بهتر بر روي مانيتورهاي LCD با فن آوري جديد Cleartype
17- امکان مشادهده کمل صفحات وب بصورت Offline ( با گرافيک )
18- امکان مقايسه و بروز رساني فايل و فولدرهاي offline و معادل آن در شبکه به کمک
(Synchronization Manager)
19- حمايت از شبکه هاي بي سيم با امنيت بالا
20-حمايت از فن آوري
(PI ( Advanced Configuration and Power Interface
21- استفاده از فن آوري ICS براي اتصال شبکه هاي اداري کوچک به اينترنت از طريق يک ارتباط
Dialup و يا Broad Band
Internet Connection Sharing

22- اتصال چند شبکه اداري کوچک متفاوت به يکديگر ( مانند cat – 5 و بيسيم ) بدون نياز به سخت افزارهاي روتر يا بريج
23- حمايت از فن آوري اتصال رايانه ها بصورت peer – to – peer براي به اشتراک گذاشتن فايل - فولدر – چاپگر و دستگاه هاي جانبي
24- استفاده از windows messenger براي ارتباط با مشتريان – شرکا – دوستان و خانواده بصورت بلادرنگ و ايجاد کنفرانس هاي on- line با امکان متن – صورت – تصوير
25- استفاده از نگارش جديد IE 6.0 با امکانات بسياري نظير :
* نوار رسانه ( Media Bar )
* تغيير خودکار اندازه تصاوير در نمايش
* نوار شخصي ( Personal Bar )

26- استفاده از فن آوري MMC بعنوان يک ابزار براي ايجاد ، ذخيره و باز کردن مجموعه اي از ابزارهاي مديريت سيستم که کنسول ناميده مي شود
( Microsoft Management Console )

27- استفاده از فن آوري RSOP براي مديريت Group Policy و گزارشگيري به کمک موتور پرس و جو
( Resultant Set Of Policy )
28- قابليت بکارگيري سيستم عامل بصورت چند زبانه که علاوه بر امکان تايپ به زبانهاي ديگر(علاوه بر انگليسي ) ، امکان تغيير ميانجي برنامه را نيز به کاربر مي دهد .
29- به روز رساني سيستم با اتصال به سايت مايکرو سافت و دريافت آخرين patches



  نگارش هاي ويندوز xp

دو نگارش از ويندوز xp ارايه شده است :
الف ) home edition
ب) professional
تفاوت اين دو نگارش ويندوز xp را با پنج سوال مرور مي کنيم .
 



  1- آيا شما قصد دسترسي به رايانه خود را از راه دورداريد ؟

در اين حالت امکان کار با تمامي داده و برنامه هاي کاربردي خود را حتي زماني که از رايانه خود دور هستيد خواهيد داشت .
اين امکان در نگارش professional با فن آوري romote desktop تعريف شده است .
 



  2- آيا قصد ارتباط برقرار کردن با شبکه هاي بزرگ را داريد ؟

اين امکان در نگارش professional براي اتصال به يک domain نظير شبکه دانشگاه و اداره تعريف شده است .  



  3- آيا قصد حفاظت از داده هاي حساس در فايل ها و فولدرهاي ذخيره شده در رايانه خود را داريد ؟

فن آوري efs تعريف شده در نگارش professional اين امکان را مي دهد .  



  4- آيا احتياج به بازنشاني کامل سيستم پس از يک اشکال بحراني داريد ؟

نگارش professional اين امکان را با گزينه هاي بيشتر به شما مي دهد .  



  5- آيا شما خود را يک power user مي دانيد ؟

نگارش professional امکانات بسياري در اين زمينه در اختيار شما مي گذارد . شبکه پيشرفته با محيط هاي چند گانه رايانه شخصي
امکان تعريف سايت وب و مديريت آن به کمک (Internet Information Services IIs)
حمايت از رايانه هاي چند پردازنده
حمايت از چندين زبان
 



  تعيين پس زمينه براي Desktop
الف ) پس زمينه تصويري – از تصاوير موجود در بانک ويندوز

 

1-ابتدا بر روي desktop کليک راست کرده و فرمان properties را انتخاب کنيد .
2- انتخاب desktop tabpage و سپس انتخاب پس زمينه دلخواه از ليست کادر background با انتخاب هر پس زمينه ، تصوير آن در مانيتور پنجره محاوره باز شده پيش نمايش مي شود .
 

 

3- انتخاب فرمان ok  



  ب ) پس زمينه تصويري – از يک فايل تصويري دلخواه

 

1- ابتدا بر روي desktop کليک راست کرده و فرمان properties را انتخاب کنيد
2- انتخاب tab page desktop
3- انتخاب دکمه desktop
4- انتخاب فايل تصويري دلخــواه از فـولـدر مورد نظر به صورت پـيـش فرض فولدرmy picture را نمايش مي دهد .
 

 



  تعيين وضعيت قرار گرفتن تصاوير در پس زمينه

تصاوير انتخابي براي پس زمينه نسبت به اندازه آنها به سه حالت مي توانند در desktop قرار گيرند :

Sterch Center Tile


با انتخاب گزينه center تصوير با اندازه واقعي خود در وسط صفحه نمايش داده مي شود و در صورتيکه تصوير کوچکتر از اندازه Desktop باشد دور آن خالي مي نمايد .
با انتخاب گزينه Tile براي تصوير کوچک ، بصورت کاشي شده در صفحه پر مي شود .
با انتخاب گزينه stretch تصوير به اندازه Desktop بزرگ مي شود .
 



  ج ) تعيين يک رنگ بعنوان پس زمينه

 

1 ) ابتدا بر روي Desktop کليک راست کرده و فرمان properties را انتخاب کنيد .
2) انتخاب tab page desktop
3 ) انتخاب دکمه Color

+ نوشته شده در ۱۱/۱۰/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۳۱ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(0)

آموزش ويندوز XP (قسمت دوم)



  Display properties
Screen saver

تعريف screen saver

برنامه اي است که بيکار بودن سيستم فعال شده و با نمايش يک فيلم – انيميشن – تصوير و يا خاموش کردن صفحه ، مانيتور را از نمايش يکنواخت يک صفحه با مزاياي زير خارج مي کند:
افزايش عمر لايه فسفري در مانيتورهاي CRT
کاهش مصرف انرژي
ايجاد جذابيت نمايشي در زمان بيکار سيستم
ايجاد امنيت براي زمان عدم حضور موقت کاربر



  تعيين يک screen saver

 

1 ) ابتدا بر روي Desktop کليک راست کرده و فرمان Properties را انتخاب کنيد .
2) انتخاب tab page screen saver
3) انتخاب screen saver دلخواه را از ليست بازشونده
 



  پيش نمايش screen saver

با انتخاب دکمه preview مي توان screen saver انتخاب شده را قبل از اعمال مشاهده کرد .  



  سفارشي کردن تنظيمات نمايشي Screen saver

با انتخاب دکلمه settings مي توان تنظيمات screen saver را به دلخواه تغيير داد .تمامي screen saver امکان تغيير تنظيمات ندارند .  



  تعيين زمان فعال شدن screen saver

زمان فعال شدن screen saver را مي توان به واحد دقيقه به دلخواه تعيين کرد .  



  امکان تعيين يک screen saver از برنامه اي غير ويندوز

 

شرکت ها و سايت هاي بسياري نظير webshots بصورت رايگان برنامه هاي screen saver ارايه مي کنند ، که مي توان بجاي برنامه هاي ويندوز از آنها استفاده کرد .  



  فعال سازي password براي خروج از مد screen saver

 

براي خروج از مد screen saver مي توان با تعيين کلمه عبور و رمز logon به سيستم ، از دسترسي غير مجاز جلوگيري کرد . در اين حالت به محض حرکت موش و يا کار با صفحه کليد پنجره محاوره اي username و password پرسش مي کنيد.  



  تعريف monitor power

 

جهت صرفه جويي در انرژي مصرفي در زمان بيکاري سيستم و جلوگيري از استهلاک بدون دليل برخي تجهيزات نظير مانيتور – ديسک از امکانات بخش monitor power مي توان استفاده کرد . براي مشاهده و دسترسي به تنظيمات monitor power در پنجره display prorerties و tap page و screen saver بخش پايين صفحه دکمه power را فشار دهيد .  



  خاموش کردن مانيتور

 



  خاموش کردن ديسک سخت

 



  مد standby

با فعال کردن اين مد با به حداقل رساندن انرژي و فعاليت ، سيستم اصطلاحا به خواب موقت مي رود .نظر به اينکه محتويات جاري حافظه RAM در ديست سخت ذخيره نمي شود . قطع جريان برق باعث از دست دادن اطلاعات حافظه مي شود .  



  مد Hibernatioin

با فعال کردن اين مد ابتدا يکي کپي از تمامي محتويات جاري حافظه RAM در ديسک سخت ذخيره شده و سپس سيستم Shutdown مي شود . با خروج از اين مد تمامي محتويات حافظه قبل از shutdown مجددا به حافظه برگردانده مي شود .( تمامي برنامه ها و مستندات و پنجره هاي باز Desktop مجددا بازسازي مي شوند ).  

+ نوشته شده در ۱۱/۹/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۳۵ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(0)

آموزش ويندوز XP (قسمت سوم)

Display Properties
Appearance/ Themes / Settings

 

Appearance

سفارشي کردن رنگ آميزي محيط ويندور – اندازه و نوع قلم پارامترهاي محيطي ويندوز از وظايف اصلي appearance مي باشد .
1- انتخاب سبک هاي موجود appearance
دو سبک موجودعبارتند از windows xp , windows classic
2- انتخاب طرح رنگ ( color schema )
سه طرح رنگ موجود عبارتند از : آبي ( پيش فرض )- سبز زيتوني – نقره اي
3- انتخاب اندازه قلم ( font size )
سه اندازه قلم تعريف شده عبارتند از : معمولي – بزرگ و خيلي بزرگ



  سفارشي کردن به کمک دکمه Advanced

با انتخاب دکمه Advanced در پنجره Display Properties با Appearance Tab Page ، پنجره محاوره Advanced باز مي شود . در اين بخش به دو صورت مي توان رنگ آميزي ، نوع و اندازه قلم را تغيير داد :
1- با کليک کردن بر روي آيتم دلخواه در کادر بالاي پنجره
2- از طريق فهرست باز شونده Item در پايين پنجره
 

 

نوارهاي عنوان را مي توان 2 رنگ تنظيم کرد براي اين مورد گزينه هاي color 1 و
color 2 فعال مي شوند .
 

 



  تنظيم دقت نمايش صفحه ( screen resolution )

با انتخاب setting tab page در پنجره display properties و سپس گزينه resolution مي توان دقت نمايش صفحه را تنظيم کرد .
دقت نمايش صفحه با مد پايين صفحه کوچکتر و آيتم هاي صفحه بزرگتر و مد بالا منعکس صفحه بزرگتر و آيتم هاي کوچکتر را تنظيم مي کند .
کارت گرافيکي و نوع مانيتور اجازه تغيير دقت نمايش را در محدوده جدول زير مي دهد .
دقت نمايش 1 ---> 480*640 پيکسل
دقت نمايش 2---> 600*800 پيکسل
دقت نمايش 3---> 768*1024 پيکسل
دقت نمايش 4---> 864*1152 پيکسل
دقت نمايش 5---> 768*1280 پيکسل
دقت نمايش 6---> 1024*1280 پيکسل
دقت نمايش 7---> 1200*1600 پيکسل
دقت نمايش 8---> 1344*1792 پيکسل
دقت نمايش 9---> 1440*1800پيکسل
دقت نمايش 10---> 1392*1856 پيکسل
دقت نمايش 11---> 1080*1920 پيکسل
دقت نمايش 12---> 1200*1920 پيکسل
دقت نمايش 13---> 1440*1920 پيکسل
دقت نمايش 14---> 1536*2048 پيکسل
 



  تنظيم کيفيت رنگ (color quality )

با تغيير کيفيت رنگ در 3 مد تعريف شده ذيل مي توان تعداد رنگهاي بشتري را حمايت کرده ، لذا دقت نمايش بهتري براي تصاوير ايجاد کرد .

مد تعداد رنگ
COLORS 256 256
Medium 16 bit 65000
High 24 bit 1ميليون
Highest 32 bit 4 بيليون
 


  خطايابي اشکالات نمايشگر ( Trubleshoot )

 

با انتخاب دکمه trubleshoot در پنجره Display properties با settings tab page مي توان به کمک wizard خطايابي کارت گرافيکي و نمايشگر را انجام داد .  



  تعريف Them

 

يک Them شامل پس زمينه – صوت – نقش هي گرافيکي و تمامي آرگونانهاي است که براي سفارشي کردن رايانه استفاده مي شود . فايل هاي Them با همين پسوند تعيين مي شوند .با انتخاب theme tab page در پنجره Display properties مي توان Them ويندوز را تغيير داد .  



  کـــار بـا نـوار وظــيـفـه (Task Bar)
آشنايي با Task manager
تعريف نوار وظيفه

 

نوار که دسترسي به دکمه شروع ( start) – کليد ميان بر (shortcut) برنـامه هاي دلخواه را امکان پذير مي کند .  



  جابه جا کردن نوار وظيفه

ميتوان محل اين نوار به دلخواه در صفحه تعيين کرد براي اين کار با Drag کردن مي توان نوار را به يکي از چهار وجه صفحه منتقل کرد .

 
پايين صفحه بالاي صفحه
   
سمت راست صفحه سمت چپ صفحه
 

با lock کردن نوار وظيفه ديگر امکان جابجا کردن آن نخواهد بود . براي اين مورد با کليک راست روي نوار وظيفه فرمان lock taskbar را انتخاب مي کنيد .  

 



  تنظيم فهرست انتخاب start

 

به دو روش مي توان فهرست انتخاب start را نمايش داد :
xp menu - classic menu
براي اين مورد با کليک راست بر روي نوار وظيفه و انتخاب فرمان properties
start propeties را باز مي کنيدسپس Tabpage startmenu را انتخاب کرده و يکي از دو سبک دلخواه را کليک مي کنيد .
 

 


  اضافه کردن يک short cut به نوار وظيفه

 

براي اضافه کردن يک Short cut به نوار وظيفه بايد نوار ابزار Quick launch فعال باشد .
براي فعال کردن نوار ابزار Quick launck بر روي نوار وظيفه کليک راست کرده و فرمان Toolbars را انتخاب کنيد و از فهرست فرعي بازشده گزينه Quick Launch را کليک کنيد .
پس از فعال شدن Quick launch با Drag کردن هر Shortcut به Taskbar مي توان صفحه را ازنقش هاي گرافيکي مختلف پاکسازي کرد .

+ نوشته شده در ۱۱/۸/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۳۷ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(0)

آموزش ويندوز XP (قسمت چهارم)

آشنايي با
Accessories

 

آشنايي با ماشين حساب
ويندوز با دو نوع ماشين حساب معمولي و علمي انجام محاسبات مختلف و تبادل مقادير با ديگر برنامه ها را براحتي ميسر کرده است . جهت دسترسي به برنامه ماشين حساب ويندوز مسير زير را اجرا کنيد :
Start / programs/Accessories / Calculator
انجام چهار عمل اصلي
جــمــع +
تــــفــريــق -
ضــرب *
تــقــســيم /
براي کار با ماشين حساب توسط صفحه کليد از بخش عدد ( Numeric Pad ) با فعال بودن NumLock استفاده مي شود . همچنين براي کار با موشوار بر روي کليد مورد نظر کليک کنيد.



  آشنايي با عملکرد دکمه هاي ماشين

Backspace پاک کردن رقم آخر عدد جاري
DEL پاک کردن عدد جاري
C پاک کردن اعداد محاسبه اخير و آماده سازي براي محاسبه جديد
 



  آشنايي با عملکرد حافظه ماشين حساب

 

MC پاک کرن محتواي حافظه
MR بازنشاني و نمايش محتواي حافظه
MS ذخيره کردن عدد جاري در حافظه
+M اضافه کردن عدد جاري به عدد قبلي در حافظه
با ذخيره مقداري در حافظه حرف M به کادر خالي کنار دکمه Backspace اضافه مي شود.
 



  در صد گيري

براي محاسبه در صد به ترتيي زير عمل مي گردد :
1- تايپ عدد مورد نظر
2- کليد ضرب
3- تايپ عدد درصد
4- کليد درصد
 



  انتقال نتيجه محاسبه به برنامه ديگر

 

1- انتخاب فرمان copy از منوي Edit
2- انتخاب فرمان paste در برنامه ديگر
 



  آشنايي با ماشين حساب علمي

 

با انتخاب فرمان scientific در فهرست انتخاب view مي توان به ماشين حساب علمي ويندوز دسترسي پيدا کرد .  



  عمليات در چهار سيستم عددي

 

1- دهدهي (Decimal )
2- دودويي ( Binary )
3- هشت هشتي (Octal )
4- شانزده شانزدهي (Hexa Decimal)
 



  عمليات مثلثاتي با 3 واحد

1- درجه (Degress )
2- راديان (Radians )
3- گراد (Grads )
 



  آشنايي با command prompt

 

با انتخاب فرمان Run از پنجره start و سپس اجراي فرمان CMD ، پنجره اجراي فرامين Dos Based ميسر مي شود .  



  آشنايي با برنامه Paint

 

از برنامه paint براي ترسيمات ساده گرافيکي و ويرايش تصاوير استفاده مي شود .  



  شناسايي ابزارهاي ترسيمي

 

1- line : ترسيم خط ( افقي – عمودي و مورب )
با Drage کردن بين نقطه شروع و پايان
ضخامت خط : با انتخاب دستور line و قبل از ترسيم ، مي توان از بخش پايين جعبه ابزار ضخامت خط ترسيمي را مشخص کرد .
 

 

2- curve : ترسيم منحني
با Drag کردن بين نقطه شروع و پايان و سپس Drag کردن انحنا و در نهايت Click کردن براي ثابت شدن منحني
3- Rectangle : ترسيم مربع و مستطيل
با Drag کردن بين دو سر قطر آن
4- Rounded rectangle : ترسيم مربع و مستطيل با گوشه هاي گرد شده
با Drag کردن بين دو سر قطر آن
5-Elopse : ترسيم دايره و بيضي
با Drag کردن بين دو سطر قطر آن
6- polygon : ترسيم چند ضلعي
با Drag کردن ضلع اول – click کردن براي اضلاع بعدي و Double click کردن ضلع آخر
نکته : با انتخاب يکي از فرامين ترسيم مربع ، مستطيل – دايره ، بيضي و چند ضلعي مي توان از بخش پايين جعبه ابزرا نوع شکل را تعيين کرد .
شفاف ( پشت شکل قابل رويت مي باشد )
کدر يا لايه ( پشت شکل قابل رويت نمي باشد )
توپر( داخل شکل با رنگ محيطي رنگ مي شود )
جعبه رنگ ( color Box):
قبل از ترسيم مي توان از جعبه رنگ پايين صفحه رنگ مورد نظر را انتخاب کرد .
 

 

6- قلم مو(Brush ) : جهت ترسيم آزاد بکار مي رود .
در بخش پايين جعبه ابزار نوع سر قلم را مي توان تعيين کرد .
 

 

7- مداد( pencil) : جهت نگارش آزاد بکار مي رود .
8- رنگ کردن ( Fill with Color ): براي رنگ کرن داخل اشکال هندسي بسته بکار ميرود.
9- پاک کردن (Erase ) : براي پاک کردن بخشي از ترسيم
اندازه پاک کن را با انتخاب از بخش پايين جعبه ابزار مي توان تغيير داد .
 

 

10- انتخاب ( select): با اين ابزار مي توان بخشي از ترسيمات را انتخاب کرد تا عمليات کپي و يا انتقال را روي آن اعمال کرد .
ذخيره فايل :
برنامه Paint با فرمت فايل هاي گرافيکي ذيل سازگاري دارد :
bmp–jpeg – gif – tiff- png
 

+ نوشته شده در ۱۱/۷/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۳۹ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(0)

آموزش ويندوز XP (قسمت پنجم)

آشـنـايـي با Accessories
ادامــه بــرنــامــه Paint

ذخيره کردن بخشي از تصوير
براي ذخيره کرن بخشي از تصوير بايد با ابزار select ابتدا آن را انتخاب و سپس با فرمان copy to در فهرست edit آن را ذخيره کرد .



  چرخاندن بخشي از تصوير

براي چرخش بخشي از تصوير پس از انتخاب آن از منوي Image فرمان Rotate / flip را انتخاب کنيد .  



  چرخش قرينه افقي ( Flip Horizontal)

 


  چرخش قرينه عمودي ( Flip vertical )

 


  چرخش بر اساس زاويه (Rotate by angle )

قبل از چرخش چرحش 90 درجه
چرخش 180 درجه چرخش 270 درجه
 


  اضافه کردن متن به تصوير

 

Text: ايجاد متن
با انتخاب فرمان Text از جعبه ابزار با نقش گرافيکي A مي توان کادري روي تصوير در مکان دلخواه باز کرده و در آن نوشت . با انتخاب اين فرمان نوار ابزار Text Toolbar باز مي شود . در اين نوار نوع قلم ، اندازه قلم و سبک آن قابل انتنخاب است .
نکته : در صورتيکه اين نوار نمايش داده نشود . مي توان از فهرست view آن را فعال کرد .
 



  ايجاد متن با پس زمينه شفاف و يا کدر

با انتخاب نقش گرافيکي کدر يا شفاف در جعبه ابزار برنامه مي توان متن ايجاد شده با لايه و يا شفاف ايجاد کرد .

 


  پيش نمايش قبل از چاپ

 

Print preview : امکان مشاهده جاي گيري تصويري بر روي کاغذ از لحاظ مکان ، قبل از چاپ را به کاربر مي دهد .

چاپ
Print : امکان چاپ تصوير را توسط چاپگر متصل بر روي کاغذ مهيا مي کند .
 



  Capture کردن تصاوير و انتقال به print

 

Printscreen : بازدن اين دکمه صفحه کليد در هر کجا مي توان تصوير صفحه را در حافظه ذخيره و در print با فرمان paste اضافه کرد .  

 

+ نوشته شده در ۱۱/۶/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۴۰ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(0)

آموزش ويندوز XP (قسمت ششم)

آشـنـايـي با Accessories
بـرنـامـه Word Pad

ايجاد متن

براي ايجاد متن کافي است به کمک منطقه تايپ صفحه کليد اين کار را انجام دهيد .
نکته : براي تايپ فارسي يا لاتين با زدن همزمان دکمه هاي Alt و Shift سمت چپ ميتوان عمل کرد .



  آشنايي با کليدهاي مورد نياز در تايپ متن

Enter : انتقال مکان نما به سطر جديد با بستن سطر جاري
Backspace : پاک کردن کاراکتر قبل از اشاره گر
Spacebar : فاصله انداز
 



  قلم ( Font ):

 

به طريقه نگارش character set قلم مي گويند . در ويندوز قلم هاي مقياس پذير بسياري تعريف شده است . قلم استاندارد مکاتبات رسمي و علمي در انگليسي Times new roman ودر فارسي Traffic است .  



  قالب بندي متن
اندازه قلم ( Font Size ) :

 

اندازه قلم هاي مقياس پذير ويندوز را مي توان از 8 نقطه تا 72 نقطه تعيين کرد . براي مکاتبات رسمي و اداري از قلم 12-10 براي بدنه پاراگراف و 16-14 براي عناوين و تيتر استفاده مي شود .  



  رنگ قلم ( Font color ):

 

ميتوان رنگ قلم را براي زماني که از چاپگر رنگي استفاده مي شود و يا هنگامي که قصد ارسال الکترونيکي است . تغيير داد .  



  سبک نگارش قلم ( Font Style ) :

 

براي شاخص سازي بخشي از متن مي توان سبک نگارش را تغيير داد . سه سبک سياه (Bold ) ، مايل ( Italic ) و زير خط دار ( Under Line ) قابل استفاده مي باشد .  



  هم ترازي متن ( Alignment ) :

 

سه نوع هم ترازي راست – چپ و مرکز به ترتيب براي متن هاي فارسي لاتين و عناوين استفاده مي شود .  



  خط کش (Ruler) :

 

به کمک خط کش مي توان از ابعاد کار وقاعي روي کاغذ اطلاع پيدا کرد و محيطي کاملا Wysiwyg ايجاد کرد .  

 

براي تنظيم واحد اندازه گيري خط کش به واحد سانتيمتر ، اينچ ، Picas و Points از فهرست view فرمان option را انتخاب مي کنيم .
1- inch = 2.54 centimeters
1- post script pica = 4.233333 milimeters
 



  پيش نمايش قبل از چاپ

 

نمايش صفحات ، قبل از چاپ براي کنترل جاي گيري در کاغذ  



  ويرايش متن به کمک Copy- Cut- Paste:

 

براي نسخه برداري و يا انتقال بخشي از متن به ترتيب از فرامين Copyو Cutاستفاده ميشود.
نسخه برداري:
1- انتخاب متن مورد نظر
2- اجراي فرمانCopy
3- انتقال اشاره گر موش به مکان جديد در فايل
4- اجراي فرمان Paste
انتقال :
1- انتخاب متن مورد نظر
2- اجراي فرمان Cut
3- انتقال اشاره گر موش به مکان جديد در فايل
4- اجراي فرمان Paste
 



  جستجو درمتن (Find)

 

براي جستجو واژه مورد نظر در متن بکمک اين فرمان ميتوان اولين موقعيت و يا موقعيت هاي بعدي را پيدا کرد . کليد ميانبر فرمان Ctrol+F ميباشد .  

 

جستجو براساس کلمه و يا بخشي از يک کلمه  



  جايگزيني در متن (Replace)

 

بکمک اين فرمان ميتوان يک عبارت جديد را جايگزين عبارت موجود در متن کرد. کليد ميانبر فرمان Ctr+H ميباشد.
جايگيزيني يک مورد:
جهت جايگزيني تنها يک مورد اول از دکمه Replace استفاده ميشود.
براي جستجو مورد بعدي بدون جايگزيني مورد جاري از دکمه Find Next استفاده ميشود.
جايگزيني در کل متن :
فرمان Peplace All تمامي موقعيت هاي موجود در متن را با عبارت جديد جايگزين ميکند.
 



  تنظيم صفحه (Page Setup)

تعيين اندازه کاغذ (Paper Size) :
جهت مشخص کردن اندازه کاغذ از اين گزينه استفاده ميشود.


تعيين سيني ورودي کاغذ (Source)
بسياري از چاپگرها بيش از يک سيني ورودي کاعذ دارند. بکمک اين گزينه ميتوان سيني مشخصي را براي برداشت کاغذ معين کرد.
تعيين جهت چاپ بر روي کاغذ ( orientation)
دو حالت براي چاپ روي کاغذ ميتوان تعيين کرد. طولي Portrait – عرضي يا Landscape از مد عرضي براي زمانيکه عرض بيشتري براي چاپ مورد نياز است استفاده ميشود .




تعيين حاشيه هاي کاغذ (Margins)
ميتوان بدلخواه فضاي خالي دور کاغذ را تعيين کرد. اين مورد بخصوص زمانيکه از کاغذ هاي سربرگ و يا چاپ شده از قبل استفاده ميشود . بسيار مهم ميباشد.


درج تاريخ
براي درج تاريخ جاري سيستم در متن از فرمان Insert/ Date& Time استفاده ميشود.

 
+ نوشته شده در ۱۱/۵/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۴۳ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(0)

آموزش ويندوز XP (قسمت هفتم)

آشـنـايـي با
System Tools

 

برنامه Disk Defragmenter
گسستگي اطلاعات ( Fragmentation)
به دليل ساختار ذخيره سازي بر روي ديسک اطلاعات پس از مدتي با زياد شدن حجم اطلاعات ذخيره شده دچار گسستگي ميشوند ،در اين حالت بلوکهاي اطلاعاتي يک فايل پشت سرهم قرار نميگيرد و در قطاع هاي شيارهاي غير تربيتي ذخيره ميگردند.
زنجيره گم شده ( Lost Chain)
در صورتيکه نشاني يک يا چند بلوک اطلاعاتي يک فايل بصورت گسسته در شيارها ذخيره شده است نامفهوم شود، بلوک اطلاعاتي مورد نظر تبديل به زنجيره گم شده ميگردد.
پيوسته سازي اطلاعات گسسته ( Defragmantation)
بکمک برنامهDefragmantatio Disk ميتوان فايل هاي گسسته را تا حد ممکن پيوسته کرد، اين عمل در سرعت خواندن اطلاعات علاوه بر جلوگيري از ايجاد زنجيره گم شده موثر است .
در بخش بالاي پنجره برنامه اسامي درايوهاي سيستم و مشخصات ذيل نمايش داده ميشود:
نوع فايل سيستم ( FAT16-FAT32-NTFS )
ظرفيت داريو
ظرفيت آزاد درايو
درصد فضاي آزاد درايو
دربخش پايين پنجره برنامه بصورت گرافيکي وضعيت ذخيره اطلاعات روي ديسک قبل از پيسوته سازي و وضعيت تخميني پس از اجراي برنامه نمايش داده ميشود . دراين بخش با 4 رنگ وضعيت بلوکهاي اطلاعاتي مشخص ميشود:
قرمز = فايلهاي گسسته
آبي= فايلهاي پيوسته
سبز = فايلهاي غيرقابل انتقال
سفيد = فضاي آزاد
پس از اتمام اجراي برنامه ،گزارشي از عمليات انجام شده نمايش داده ميشود . ميتوان گزارش را با انتخاب دکمه Save As ذخيره و يا با زدن دکمه Print چاپ کرد .


 



  برنامه Disk Cleanup

 

بکمک اين برنامه ميتوان فايلهاي اضافي و بدون کاربرد را از سطح ديسک پاک کرد . با اين عمل فضاي آزاد ديسک نيز بيشتر خواهد شد.  



  فايلهاي اضافي شامل موارد ذيل ميباشد:

 

برنامه هاي دانلود شده از اينترنت بصورت نصب نشده
فايل هاي موقت اينترنتي
فايل هاي موقت آفيس
فايل هاي نصب آفيس
محتواي سطل آشغال
فايل هاي موقت Rempte Desktop
فايلهاي موقت ويندوز
فايلهاي فشرده شده قديمي
برنامه هاي دانلود شده از اينترنت بصورت نصب نشده در فولدري بنام Program Downloaded Files در داخل فولدر اصلي ويندوز ذخيره ميشوند.
فايل هاي موقت اينترنتي در مسيري مشابه ذيل ذخيره ميگردد نام کاربري که Logon کرده است بجاي Adjigol در اين مثال جايگزين ميگردد:
c:Documentts and Settings adjigolLocal Settings Temporaty Internet Files content.Ies
 



  برنامه System Information

 

از اين برنامه براي گزارش گيري از اطلاعات سخت افزار سيستم و نرم افزارهاي اصلي استفاده ميشود . با اجراي برنامه ابتدا يک گزارش خلاصه از سيستم به شرح نمايش ميدهد:
نوع سيستم عامل نصب شده – نگارش سيستم عامل- سازنده سيستم عامل – نام تعيين شده براي دستگاه – سازنده سيستم – مدل سيستم – نوع سيستم از لحاظ CPU- نوع پردازنده – نوع BIOS – نگارش BIOS- فولدر نصب ويندوز – درايو راه انداز- کشور تعيين شده براي سيستم – نام کاربر Logon کرده – ساعت تعيين شده براي سيستم – ظرفيت حافظه اصلي سيستم – ظرفيت حافظه مجازي – ظرفيت آزاد مجازي – ظرفيت pagefile- نام فولدر و فايل Pagefile
 



  گزارشات Hardware Resources

1-CD- ROM
نام درايو – مدل دستگاه – نوع ارتباط ( IDE/SCSI)
2- Sound card
مدل دستگاه – سازنده – IRQ تخصيص داده شده- درايور دستگاه
3- Display
اطلاعاتي درباره کارت گرافيکي شامل : نوع و مدل - حافظه اصلي - درايو- دقت نمايش تنظيم شده و فرکانس بروز رساني صفحه - I/o Address , IRQ
4- keyboard
نوع صفحه کليد – درايو – IRQ
5 5- Mouse
نوع موش – نوع اتصال کابل- تعداد دکمه – IRQ
6 6- Modem
نوع مودم – درگاه متصل – سرعت – مدل ارتباط –
7- Network Card
مدل کارت شبکه – نوع کارت – IP تخصيص داده شده – IRQ
8- ports
مشخصات درگاه هاي سري و موازي شامل : سرعت ارتباطي – IRQ و Address I/O
9- Disk& Drives
مشخصات کامل درايوهاي فيزيکي و پارتيشن ها شامل: نام درايو- شرح درايو- نوع پـارتـيـشـن – ظـروف کـل و آزاد – نام Volume و شــمــاره ســريـال آن – تــعــداد
IDE Controller IRQ Address I/O
10- Printer
نام چاپگرهاي نصب شده- درايور – درگاه متصل
 



  گزارش گيري از Internet & MS - Office

نگارش Internet Explorer – نوع ارتباط با اينترنت – مشخصات نرم افزارهاي نصب شده Office و پيکربندي آنان  



  ذخيره کردن گزارش

ميتوان نتيجه گزارش را در يک فايل با فرمت NFO ذخيره کرد.  



  Explorer کردن گزارش

ميتوان نتيجه گزارش را به يک فايل با فرمت TXT، Export کرد.  



  Sound Recorder

به کمک اين برنامه مي توان از طريق کارت صدا نصب شده روي سيستم منابع صوتي آنالوگ نظير ميکروفن و ضبط صوت را به سيستم متصل کرده صداي خروجي آنها را وارد برنامه کرده و با فرمت WAV ذخيره کرد .
براي ضبط صدا پس از اطمينان از اتصال صحيح کابل ارتباطي به کارت صدا ، دکمه Record را فشار دهيد . زمان ضبط از لحظه شروع در کادر position نمايش داده مي شود . براي ذخيره صدا ضبط شده در يک فايل با فرمت WAV از فرمان save استفاده مي شود .
براي پخش صدا از دکمه Play استفاده مي شود .
مي توان يک فايل ذخيره شده با فرمت WAV را در برنامه باز کرد ، براي اين منظور از فرمان open استفاده مي شود .
 



  ترکيب دو فايل صوتي

به کمک فرمان Edit / Mix With File مي توان 2 فايل صوتي را با هم ادغام کرد.
( به عنوان مثال ايجاد موزيک پس زمينه براي يک گفتار )
 



  اضافه کرن يک فايل صوتي به فايل جاري

به کمک فرمان (Edit / Insert file ) مي توان يک فايل صوتي را به فايل جاري اضافه کرد .  



  حذف کردن بخشي از صدا

در ويرايش يک فايل صوتي گاه لازم است . بخشي از صوت حذف شود . براي اين منظور از فرمان Edit / Delete Before Current Position براي حذف صوت قبل از محل جاري و يا فرمان Edit / Delete After Current Position براي حذف صوت بعد از محل جاري مي توان استفاده کرد .  



  کم يا زياد کردن بلندي صدا

در صـورتـيــکـه صــداي مــورد نـظـر نـيـاز بـه اصـلاح بـلـنـدي داشته باشد از فرمان Effects / Increase Volumn (25%) براي افزايش 25% بلندي صوت و از فرمان Effects / Decrease Volumn براي کاهش بلندي صوت استفاده مي شود .  



  کم يا زياد کردن سرعت پخش

از ديگر امکانات برنامه Sound Recorder کم يا زياد کردن سرعت پخش است ( دور صدا) فرمان Effects / Increase Speed (100%) براي افزايش و فرمان Effects /Decrease براي کاهش

ايجاد اکو براي صدا
به کمک فرمان Add Echo / Effects مي توان براي صدا اکو ايجاد کرد .

برعکس کردن صدا
به کمک فرمان Effects / Reverse مي توان ترتيب پخش صدا را برعکس کرد . از اين خاصيت براي رمزگذاري صوت در انتقال فايل ها در اينترنت نمي توان بهره گرفت .

کار با برنامه Volumne Control
از اين برنامه براي تنظيم صدا ورودي و خروجي کارت صدا مي توان بهره گرفت

Volume
به کمک اين گزينه مي توان صدا را کم يا زياد کرد ، پايين معادل کم و بالا معادل زياد است .

Balance
به کمک اين گزينه مي توان بلند گوي سمت چپ را راست را بالانس کرد .

Mute
به کمک اين گزينه مي توان ورودي مورد نظر را غير فعال کرد . ( خاموش )

+ نوشته شده در ۱۱/۴/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۴۴ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(0)

آموزش ويندوز XP (قسمت هشتم)

+ نوشته شده در ۱۱/۳/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۴۴ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(0)

آموزش ويندوز XP (قسمت نهم)

  جـــستـــجـــو (Search )

 

جستجو فايل و فولدر جهت پيدا کردن فايل ، فولدر در يک يا چند درايو از اين فرمان استفاده مي شود .



  جستجو فايل يا فولدر بر اساس نام

 

با تايپ نام فايل ، فولدر و يا بخشي از آن و تعيين مکان آن مي توان عمل جستجو را انجام داد .  



  جستجو فايل يا فولدر بر اساس محتواي آن

 

با تايپ واژه دلخواه مي توان عمل جستجو را در داخل فايل مشخص کرد .  



  جستجو فايل يا فولدر بر اساس زمان ايجاد

 

با تعيين محدوده زماني ايجاد فايل مي توان عمل جستجو را انجام داد .  



  جستجو فايل بر اساس فرمت فايل

 

مي توان عمل جستجو را بر اساس فرمت يا نوع فايل انجام داد .  



  جستجو فايل در فولدر سيستمي ويندوز

 

با انتخاب اين گزينه مي توان عمل جستجو را در فولدر سيستمي ويندوز نيز انجام داد  



  جستجو فايل و فولدرهاي مخفي

 

با انتخاب اين گزينه مي توان در فايلها و فولدرهاي مخفي نيز عمل جستجو را انجام داد.  



  جستجو در فولدرهاي فرعي شاخه هاي پايين تر درختواره

 

با انتخاب اين گزينه مي توان در فولدرهاي فرعي شاخه هاي پايين تر نيز عمل جستجو را انجام داد .  



  جستجو با حساسيت نسبت به نوع حروف کوچک و يا بزرگ لاتين

 

با انتخاب اين گزينه مي توان نسبت به نوع حروف کوچک و يا بزرگ لاتين حساسيت تعريف کرد .  



  جستجو فايل و فولدر در نوار پشتيبان

 

ميتوان با انتخاب اين گزينه عمل جستجو را در نوار پشتيبان نيز انجام داد .  



  جستجو فايل هاي صوتي و تصويري

 

با انتخاب اين گزينه مي توان فايل هاي تصويري - موسيقي و يا ويدئويي را جستجو کرد .  



  جستجو چاپگر در شبکه

 

با انتخاب اين فرمان مي توان چاپگرهاي شبکه را پيدا کرد .  

+ نوشته شده در ۱۱/۲/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۴۵ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(0)

آموزش ويندوز XP (قسمت دهم)

Fonts
Date & Time

آشنايي با Fonts
قلم ها براي نمايش متن بر روي صفحه نمايش و چاپگر استفاده مي شوند .
در ويندوز يک قلم typeface نيز مي گويند .
ويندوز از سه نوع فن آوري قلم استفاده مي کند :

1- Outline : قلم هاي Truetype – opentype و Typel از اين خانواده مي باشد .
true type : قلمهاي مقياس پذير از لحاظ اندازه که با همان شکل صفحه نمايش روي کاغذ چاپ مي شوند .
opentype : قلمهاي مقياس پذير از لحاظ اندازه که بر اساس فرامين خطوط و منحني ايجاد مي شوند و امکان چرخش نيز دارند . ويندوز از مجموعه قلم هاي opentype بسياري شامل موارد ذيل استفاده مي کنند .
Arial , courier New , Lucida Console , Times new Roman , Symbol , wingdings
Type 1: قلم هاي مقياس پذير طراحي شده براي چاپگر هاي Postscript که توسط شرکت Adobe ارايه مي شود .
2- vector : قلم هايي که بر اساس مدل رياضي شکل مي گيرند و از خطوط ايجاد شده ما بين نقاط ايجاد مي شوند . ويندوز از سه نوع قلم وکتور modern- Roman و script استفاده مي کند .
3- Raster : قلم هاي طرح شطرنجي که با اندازه و دقت نمايش خاصي طراحي مي شوند . اين قلم ها مقياس پذير نبوده و براي چاپگر خاصي طراحي مي شود.



  5 نوع قلم رستر عبارتند از :

Courier – ms sans serif – ms serit – small , symbols
نمايش مجموعه کاراکترهاي يک قلم و شناسنامه آن
با انتخاب يک قلم در پنجره Fonts ( از طريق Start / settings / control panel ) مي توان نمونه کاراکترها و شناسنامه آن را مشاهده کرد .
 



  چاپ يک قلم

پس از مشاهده شناسنامه و نمونه کاراکترهاي يک قلم مي توان با انتخاب فرمان Print آن را چاپ کرد .  



  نصب قلم جديد در سيستم

 

امروزه براحتي مي توان قلم هاي جديد از طريق شرکتهاي نرم افزاري – اينترنت تهيه و به سيستم اضافه کرد براي اين منظور از فرمان Install New File در پنجره Fonts استفاده مي شود .  



  آشنايي با Date & Time

 

با انتخاب فرمان Date & Time از طريق Double – click کردن بر روي ساعت نوار TaskBar و يا از طريق پنجره Control panel مي توان تنظيمات ساعت و تاريخ را انجام داد .  



  تنظيم ساعت و تاريخ

تنظيم ساعت و تاريخ سيستم به دليل استفاده براي stamp زمان ايجاد فايل ها – زمان تغيير ودسترسي بسيار ضروري مي باشد .  



  تنظيم Time Zone

انتخاب کشور و شهر براي سيستم جهت تطبيق زمان نيز بسيار مهم و توسط اين فرمان انجام مي گيرد .

  آشـنايي با Control Panel
Mouse / Key board / Folder Options

 

آشنايي با Mouse
موس ، بعنوان يک دستگاه ورودي از اصلي ترين ابزارهاي کار در ويندوز است . لذا تنظيم عملکرد آن نيز بسيار مهم مي باشد . براي تنظيم موش از فرمان Mouse در پنجره Control panel استفاده مي شود .



  تنظيم دکمه هاي چپ و راست

 

براي اشخاص چپ دست جابجا کردن عملکرد دکمه هاي چپ و راست موش ضروري است . براي اين منظور از اين گزينه استفاده مي شود .  



  تنظيم سرعت Double - click

 

مي توان به کمک اين گزينه سرعت Double click را کم يا زياد کرد . اين مورد براي تطبيق سرعت کاربر مناسب است .  



  تغيير Scheme

Scheme مجموعه اي از انواع اشاره گرهاي موش است که براي منظورهاي مختلف نظير انتخاب – راهنما – تغيير اندازه و ..... تعريف شده است .  



  تنظيم سرعت حرکت موش

 

مي توان سرعت حرکت موش را به نيز بدلخواه تعيين کرد .  



  شناسايي فايل هاي cursor

Ani= Amimated Cursor
Cur = Static Cursor
 



  آشنايي با Key board

 

صفحه کليد بعنوان اصلي ترين دستگاه ورودي در سيستم است ، لذا تنظيم عملکرد آن نيز بسيار مهم مي باشد . براي تنظيم صفحه کليد از فرمان Keyboard در پنجره Control panel استفاده مي شود .  



  تنظيم سرعت تکرار کاراکترها

 

به کمک اين گزينه مي توان سرعت تکرار يک کاراکتر را کم يا زياد تعيين کرد .  



  تنظيم سرعت چشمک زدن مکان نما

 

اين گزينه جهت تنظيم سرعت چشمک زدن مکان نما بکار مي رود .  



  آشنايي با Folder Options

 

براي تنظيم پنجره محتواي فولدرها از فرمان Folder Options در پنجره Control Panel استفاده مي شود .  



  تنظيم روش باز کردن يک پنجره

 

1- با يک کليک : نمايش عناوين بفرم زير خط دار
2- با يک کليک : هنگام انتقال اشاره گر بر روي يک گزينه ، نمايش آن بفرم زير خط دار
3- Double click : کليک براي انتخاب
 



  تنظيم روش باز کردن يک فولدر

 

1- در پنجره جاري
2- در پنجره مستقل
 



  تنظيم روش نمايش يک پنجره

 

1- نمايش با Task Panel
2- نمايش کلاستيک
 



  نمايش فايلهاي مخفي فولدرها

 

با انتخاب گزينه نمايش فايلهاي مخفي مي توان ليست اين گروه از فايلها را نيز در هر پنجره فولدر مشاهده کرد . در حالت پيش فرض اين گزينه فعال نمي باشد .  



  تنظيم برنامه نمايش دهنده فرمت فايلها

 

به کمک اين گزينه مي توان برنامه نمايش دهنده هر فرمت فايل را تعيين کرد .

+ نوشته شده در ۱۱/۱/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۴۶ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(0)

آموزش ويندوز XP (قسمت يازدهم)

آشـنايي با Control Panel
Add or Remove Programs/ Add Hardware
Local تعريف يک چاپگر

 

برنامه Add or Remove Programs
براي نصب يک برنامه جديد – افزايش يا کاهش يک بخش از ويندوز از اين برنامه استفاده مي شود .



  Chang & UnInstall

1- گزارش گيري قبل از Uninstall :
Used : ميزان استفاده از هر برنامه با سه درجه ذيل اعلام مي کند :
بندرت (Rarely )
گاه گاهي ( Occasionally )
مکررا ( Frequently )
size : ظرفيت تخميني اشغال شده توسط برنامه
Last Used : آخرين تاريخ استفاده از برنامه
Support Information : اطلاعاتي درباره شرکت توليد کنند ه ، نگارش برنامه ، نشاني سايت و .... در اختيار کاربر قرار مي دهد .
2-Uninstalling : بــراي حذف يک برنامه غــيــر ضــروري از ســيســتم بـکـار مي رود.(Remove ) در اين حالت علاوه بر پاک کردن فايلها و فولدرهاي مربوط به برنامه ، کليه درايورها و تنظيمات Registry نيز حذف مي گردد .
3- change : براي حذف و يا اضافه کردن بخشي از برنامه
 



  Add or Remove Windows Components

 

با انتخاب هر بخش ويندوز از ليست ، مي توان سايز مرتبط را مشاهده و با زدن دکمه Detail اجزاء آن را نيز مي توان تعيين کرد .  



  Add new programs

1- نصب يک برنامه جديد از روي cd و يا ديسکت
2- Window
 



  Add Hard ware

 

براي معرفي يک دستگاه يا قطعه جديد نصب شده در سيستم از فرمان Add Hardware استفاده مي شود اين عمل به کمک يک Wizard طي چند مرحله بسادگي انجام مي گيرد .  



  تعريف يک چاپگر Local

 

پس از تهيه و اتصال يک چاپگر به سيستم براي معرفي آن در ويندوز از فرمان Printer & fax در پنجره Control panel استفاده مي شود . در پنجره چاپگر ليست چاپگر هاي نصب شده قبلي نيز مشاهده مي شود .  



  Default Printer

در صورتيکه بيش از يک چاپگر به سيستم معرفي شده باشد ، يک چاپگر بعنوان پيش فرض چاپگر اصلي تعيين مي شود و کليه چاپ ها در حالت معمولي به آن ارسال مي شود .  



  Sharing

 

با انتخاب نقش گرافيکي چاپگر در پنجره Printer & Fax و کليک راست سپس انتخاب فرمان ..... sharing مي توان چاپگر متصل به سيستم خود را براي ديگر کاربران در شبکه به اشتراک گذاشت . ( اين قابليت براي کاربران خانگي کاربردي ندارد .)  



  Rename

با انتخاب نقش گرافيکي چاپگر در پنجره Printer & Fax و کليک راست سپس انتخاب فرمان Rename مي توان نام چاپگر را بدلخواه تغيير داد . اين مورد زمانيکه بيش از يک چاپگر به سيستم معرفي شده است ( محيط شبکه ) براي شناسايي ساده تر مفيد مي باشد .  



  Delete

با انتخاب نقش گرافيکي چاپگر در پنجره Printer & Fax و کليک راست سپس انتخاب فرمان Delete مي توان چاپگري را حذف کرد .  



  Properties

 

با انتخاب نقش گرافيکي چاپگر در پنجره Printer & Fax و کليک راست ، سپس انتخاب فرمان Properties مي توان تنظيمات چاپگر را مشاهده و يا تغيير داد .
در پنجره General علاوه بر مشاهده نام چاپگر ، مي توان با انتخاب دکمه print Test Page يک صفحه تست براي اطمينان از صحيح نصب شدن درايور چاپگر ، چاپ کرد .
در اين پنجره گزارشي شامل : مدل چاپگر – رنگي يا سياه و سفيد بودن آن – امکان چاپ دو رو سرعت چاپ ( به واحد ppm يا صفحه در دقيقه ) – دقت چاپ نيز نمايش داده مي شود .
 

 

در پنجره ports درگاه متصل به چاپگر مشاهده مي شود و مي توان آن را تغيير داد . اضافه و حذف کردن درگاه و يا پيکربندي آن نيز در اين مرحله انجام مي گيرد .  



  تعريف يک چاپگر Net work

 

براي تعريف يک چاپگر در محيط شبکه پس از انتخاب فرمان Add a Printer در پنجره Printer & Fax و زدن دکمه Next گزينه مربوط به چاپگر شبکه را انتخاب مي کنيم .  



  پيدا کردن چاپگر مورد نظر در شبکه به سه روش امکان پذير است :

 

1- از طريق مشاهده ليست چاپگرها
2- بکمک نام آن ومسير رايانه متصل به آن ( چاپگرهاي اشتراکي ) مانند :
server printer2 \
3- از طريق شبکه Tcp/Ip و معرفي Ip و يا نام آن
 

 

 

  آشـنايي با Control Panel
user accounts معرفي
آشـنايي با My Network Place

تعريف يک کاربر :
الف ) سطوح دسترسي :
1- standard User ( کاربر استاندارد ) : کاربر در اين سطح مي تواند برنامه هايي که تغييري در فايل هاي سيستمي نمي دهد را نصب کند و بسياري از تنظيمات سيستم را نيز تغيير دهد .
2- Restricted ( کاربر محدود ): کاربر در اين سطح مي تواند برنامه اجرا کند . فايل ذخيره کند ، اما امکان نصب برنامه و تغيير در سيستم را ندارد .
3- Administrators ( مدير شبکه ):کاربر در اين سطح به تمامي سيستم دسترسي کامل دارد.
4- Backup Opearator ( پشتيبان گير ) : کاربر در اين سطح تنها امکان تهييه پشتيبان و بازنشاني آن را دارد .
5- Guests ( مهمان ):
کاربر در اين سطح در حالت پيش فرض معادل user Group دسترسي دارد مگر زماني که براي آن Tasks خاصي در نظر گرفته شود .
6- Help service Group ( راهنما ):
کاربر در اين سطح براي راهنما و حمايت هاي فني توان عمليات دارد .
7- Network configuration operators ( کاربر پيکر بندي شبکه ):
کاربري با سطح دسترسي مشابه مدير شبکه براي پيکر بندي شبکه
8- Remote Desktop User ( کاربر راه دور ):
کاربري براي ارتباط راه دور به سيستم
9- Replicator :
کاربري براي Replicator کردن فايل در Domain
10- User : کاربري براي اجراي يک برنامه معين



  حذف يک کاربر

 

با انتخاب گزينه Remove مي توان کاربري را حذف کرد .  



  مشاهده سطح دسترسي يک کاربر

 



  تغيير کلمه رمز يک کاربر

 



  آشـنايي با My Network Place
(Network) مفهوم شبکه

اتصال رايانه ها به يکديگر را جهت استفاده مشترک از منابع نرم افزاري و سخت افزاري راشبکه مي گويند .  



  انواع شبکه ( LAN/ WAN)

اتصال رايانه ها به يکديگر را در يک محيط شبکه محلي يا LAN ( Local Area Network ) و اتصال چندين شبکه محلي با پراکندگي جغرافياي به يکديگر را شبکه راه دور يا( WAN ( Width Area Network مي نامند .  



  در منزل به چهار روش مي توان شبکه ايجاد کرد :

1- Phone - Line networking
به کمک پروتکل Home Phone Networking Alliance که در نگارش 1 آن با سرعتي کمتر از 1 مگابيت در ثانيه و در نگارش 2 نسبت به توان خطوط بکار گرفته شده تا 10 مگابيت در ثانيه عمل مي کند .
از مزاياي اين روش مي توان موارد ذيل را نام برد :
نصب ساده
ارزان قيمت
استاندارد
قابل اعتماد
امکان بکارگيري با سرعت10مگابيت در ثانيه حتي در زمان استفاده ازتلفن
عدم نياز به تجهيزات تخصصي شبکه نظير هاب يا روتر
حمايت از 25 دستگاه
مناسب بودن پهناب باند حتي براي موارد ويدئويي
سازگار بدون باديگر پروتکل هاي شبکه
کار با سيستم هاي سازگار با آي بي ام و مکينتاش
2-Power – Line Net working
به دليلي استفاده از سيم برق که در تمامي اتاقها از قبل موجود مي باشد اين روش نيز مانند روش قبلي ارزان قيمت مي باشد . دو پروتکل براي اين روش ابداع شده است :
الف ) Passport توسط شرکت Intelogis با سرعت 50 تا 350 کيلو بيت در ثانيه ، اجرا در خطوط 110 ولت و سيستم عامل ويندوز .
ب ) Powerpacket توسط شرکت Intellon با سرعت ميانگين 14 مگابيت در ثانيه ، بدون وابستگي به نوع خطوط از لحاظ و بدون محدوديت نوع سيستم عامل .
3- Ethernet Networking :
در اين روش از کابل جداگانه و مخصوص شبکه براي مکانهاي دلخواه در منزل استفاده مي شود.سرعت اين شبکه مي تواند براحتي 100 مگابيت در ثانيه تعيين شود.
4- Wireless Networkin :
در اين روش که به WI- FI نيز مشهور است از پـروتکل 11/ 802 اســتــفـاده مي شود.
شبکه Server Based , WorkGroup
در صورتيکه در طراحي شبکه نياز به سرور ميزبان نباشد شبکه را Workgroup و در حالت عکس Serverbase مي نامند .
 



  روشهاي ارتباطي در شبکه Lan

1 – کابل کشي
2- ارتباط بي سيم
3- ارتباط ماهواره اي
 



  به اشتراک گذاشتن يک منبع

 

در شبکه مي توان يک منبع را براي يک يا چند کاربر به اشتراک گذاشت براي اين منظور بر روي فولدر مورد نظر کليک راست کرده و فرمان Sharing and Security را انتخاب مي کنيد .  

 

سپس در پنجره بازشده گزينه Share this folder را انتخاب مي کنيد ، و براي آن نام اشتراکي نيز تعريف مي کنيد ( Share name )  



  دسترسي به يک فولدر Share و انواع آن

 

با انتخاب دکمه Permission مي توان سطح دسترسي کاربران دلخواه به منبع اشتراکي را تعريف کرد .
Read : به منظور فقط خواندني
Change : براي خواندن و نوشتن
Full control: براي تمامي عمليات خواندن – نوشتن تغيير و حذف
 



  Map کردن يک منبع اشتراکي

 

Map کردن يک منبع اشتراک گذاشته شده سرور بعنوان يک درايو مجازي توسط فرمان Map network drive با کليک راست روي فولدر مورد نظر سرور انجام مي گيرد .  



  دو نکته در اين بخش ضروري است :

1- تعيين نام درايو مجازي ( Drive )
2- تعيين ارتباط خود کار هر بار که logon انجام مي گـــيــرد و غـيــر خــود کــار
( Reconnect at logon )
 

+ نوشته شده در ۱۰/۳۰/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۵۲ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(0)

آموزش ويندوز XP (قسمت دوازدهم)

آشـنايي با فولدرهاي استاندارد
Desktop

 

Recycle Bin
1- تعريف سطل آشغال ( Recycle Bin )
با حذف فايلها و فولدرها از سيستم ، موارد حذف شده به فولدري به نام Recycle Bin منتقل مي شود .تا در صورت نياز به بازگرداندن موارد حذف شده امکان لغو کردن باشد. با اين روش عمل حذف منطقي است و تا زمانيکه محتواي فولدر سطل آشغال حذف نشود . امکان بازنشاني اطلاعات پاک شده مي باشد . اما پس از حذف از اين فولدر بصورت فيزيکي پاک خواهد شد و امکان بازنشاني را نخواهيد داشت .
2- نمايش محتواي سطل آشغال
با انتخاب نقش گرافيکي Recycle Bin در صفحه اصلي ويندوز مي توان محتواي آن را مشاهده کرد .
3- بازنشاني يک يا چند فايل و فولدر از سطل آشغال ( Restore )
در صورتيکه قصد بازنشاني يک يا چند مورد حذف شده از سطل آشغال را داشته باشيد مي توان پس از انتخاب آنها از پنجره Recycle Bin فرمان Restore را انتخاب کرد .
4- خالي کردن سطل آشغال
با انتخاب فرمان Empty The Recycle Bin محتواي فولدر سطل آشغال پاک مي شود .
5- تنظيمات سطل آشغال
براي تنظيم سطل آشغال از فرمان properties با کليک راست روي نقش گرافيکي آن در صفحه استفاده مي شود .


 

مي توان يک سطل براي تمام درايو ويا تنظيم جداگانه براي هر يک در نظر گرفت .  

 

مي توان حذف را به نحوي تعريف کرد تا فايل ها و فولدرها بدون انتقال به سطل آشغال پاک شوند اين مورد براي کاربرد عمومي پيشنهاد نمي گردد .  

 

در نظر گرفتن اندازه سطل آشغال فضاي اين فولدر درصدي از فضاي کل ديسک مي باشد .  

 

تآئيد قبل از حذف ، با انتخاب اين گزينه قبل از عمل حذف پنجره پرسشي براي تائيد نهايي باز مي شود.  



  My Documents

 

از مشهورترين فولدر ويندوز که براي هر کاربر هنگام ورود به سيستم کاملا مستقل ايجاد مي گردد .فايلهاي کاربران معمولاً در اين فولدر ذخيره مي گردد ، 3 فولدر استاندارد داخل اين فولدر عبارتند از : My pictures - My music- My Video که به ترتيب براي تصاوير انتخابي کاربر - فايلهاي صوتي و موسيقي کاربر و فيلمهاي کاربر تعريف شده است .  



  تنظيمات My Documents :

 

با کليک راست روي فولدر My Documents و انتخاب فرمان Properties مي توان به تنظيمات آن دسترسي پيدا کرد .
1- محل ذخيره شدن فولدر
محل اين فولدر بصورت پيش فرض بر روي درايو C مي باشد . در صورت دلخواه مي توان مسير آن را تغيير داد .
 

 

2- گزارش گيري از فولدر
مي توان گزارشي شامل مکان جاري فولدر در سيستم - ظرفيت آن - تعداد فايلها و فولدر ذخيره شده روي آن مشاهده کرد .
3- فشرده کردن فولدر براي ذخيره فضاي آزاد ديسک
با انتخاب گزينه فشرده سازي محتواي فولدر مي توان در فضاي ذخيره سازي صرفه جويي کرد . اما اين مورد 1- نکته بهمراه خواهد داشت : کندتر شددن سيستم براي فشرده سازي و باز کردن فايل در هر بار دسترسي توسط گزينه compress contents to save disk space
4- به رمز در آورد محتواي فولدر براي امنيت
توسط گزينه Encrypt contents to secure date
 



  My Computer

 

دسترسي به منابع موجود :
1- ديسک سخت
2- ديسکت
3- سي دي
 



  گزارش گيري از ديسک

 

فضاي آزاد -فضاي اشغال شده - نوع فايل سيستم - نام ديسک
در نمودار رنگ آبي بيانگر فضاي اشغال شده و رنگ صورتي فضاي آزاد را نمايش مي دهد .
 



  ابزارهاي ديسک

 

با انتخاب Tools Tabpage در پنچره Prorerties درايوها مي توان به ابزارهاي مربوط به ديسک دسترسي پيدا کرد .
Error - Checking
با اجراي اين فرمان به دنبال خطاهاي مربوط به فايل هاي سيستمي مي گردد و در صورت مشاهده سعي در بر طرف کردن خودکار آن مي کند . همچنين در صورت رويت سکتور آسيب ديده ، سعي در برطرف کردن آن و يا جابجايي اطلاعات از روي سطح آن خواهد کرد .
 

 

Defragmentation
با اجراي اين فرمان عمل پيوسته سازي فايلهاي گسسته انجام مي گيرد . اين مورد در جلسه دهم کامل بحث شد .
Backup
براي تهيه پشتيبان از اطلاعات و يا باز نشاني آن از اين فرمان استفاده مي شود .
با اجراي فرمان براي تهيه پشتيبان 4 روش پيشنهاد مي گردد .
1- از محتواي MY Documents و تنظيمات Cookies , Desktop - Fevorites
2- از محتواي MY Documents تمامي کابران و تنظيمات Cookies , Desktop - Fevorites
3- از تمامي اطلاعات سيستم و ايجاد يک ديسکت بازيابي سيستم در زمان لازم
4- انتخاب اطلاعات دلخواه براي تهيه پشتيبان
فايل پشتيبان با فرمت Bkf مشخص مي گردد .
هنگام اجرا تعدد فايلهاي کل - حجم کل و زمان اجرا نمايش داده مي شود.
 

 

فرمت کردن ديسکت
براي فرمت کردن ديسک استفاده مي شود . امروزه با توجه به فرمت کردن ديسک هاي خام توسط شرکتهاي سازنده ، از فرمت کردن براي پاک کردن محتواي ديسک استفاده مي شود .
 

کپي کردن ديسکت به ديسکت ديگر
براي کپي کردن محتواي يک ديسکت به ديسکت ديگر از اين فرمان استفاده مي شود .
هنگام بوت کردن سيستم با نمايش پيام Please select the operating system to start با زدن کليد F8 مي توان فهرست بوت را باز کرد ، سپس با انتخاب گزينه Safe Mode ويندوز در حالت Safe بوت مي شود .
درصد Safe به فايلها و درايورهاي ابتدايي دسترسي خواهيد داشت .
اتصال شبکه عمل نخواهد کرد
اين مد براي خطايابي مناسب است
 

 

+ نوشته شده در ۱۰/۲۹/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۵۲ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(0)

آموزش نصب ويندوز XP

نــصـــب ويــنــدوز
New Installation

1-هنگام بوت سيستم CD ويندوز را در دستگاه قرار داده و تا اتمام تست حافظه منتظر شويد با نمايش پيام زير کليدي را فشار دهيد .


( در صورت عدم فشار کليد از CD بوت نمي شود ).
2- هنگام بوت CD پيام زير در بلاي صفحه نمايش داده مي شود .


3- پس از چند ثانيه صفحه آبي نصب ويندوز نمايش داده مي شود .


4- پس از يک وقفه براي بارگذاري فايل هاي مورد نياز پنجره Setup نمايش داده مي شود . گزينه اول را انتخاب کنيد .
5- با زدن کليد F8 قوانين کپي رايت را تائيد مي کنيد .


6- پنجره بعدي نوع فرمت کردن ديسک را پرسش مي کند .

7- Setup شروع به فرمت کردن ديسک مي کند .


8- سپس شروع به کپي کردن فايل ها از Cd به هارد مي کند .
9- سپس سيستم آماده راه اندازي خودکار مجدد مي شود .
10- پس از راه اندازي مجدد براي اولين بار وارد محيط گرافيکي خود مي شود GUI

 

11- Setup کپي کردن فايل ها را ادامه مي دهد .  

 

12- مرحله تنظيم اطلاعات منطقه اي شمال زبان و نام کشور دوم  

 

13- نام کاربر و سازمان خود را وارد کنيد .  

14- کليد نصب برنامه که 25 کاراکتر مي باشد را وارد کنيد .  

 

15- نام رايانه و کلمه رمز Admin را وارد کنيد .  

 

16- تنظيم تاريخ و زمان سيستم و Timezone  

 

17- در صورتيکه کارت شبکه داريد Setup نصب شبکه را پرسش مي کند .  

 

18- Setup عمل نصب را خاتمه مي دهد . 19- با نمايش پنجره خوش آمد . کلمه عبور خود را وارد مي کنيد .  

 

+ نوشته شده در ۱۰/۲۸/۱۳۸۶ساعت ۰۸:۵۸ توسط morteza abaspoor دسته : آموزش كامپيوتر نظر(1)