X
تبلیغات
مديريت و اصول سرپرستي

دبيرخانه قطار شهري مشهد

مديريت و اصول سرپرستي

كليات

با توجه به اين كه منشي هر واحد، پاسخگوي سوالات مختلف و متنوع ارباب رجوع (اعم از داخل و خارج از سازمان ) است. لذا موظف به آشنايي با اصول سازمان، نقش مديران و شرح وظايف آن‌هاست و با عنايت به اينكه از وظايف ديگر منشي، اداره امور حوزه مديريت (در غياب مدير) است، كسب اطلاعات از وظايف مدير در جهت تسهيل كار و حتي بهبود روش‌هاي اداري ضروري است.

 

تعريف مديريت و اصول سرپرستي

متخصصان تعاريف مختلفي از مديريت ارائه كرده‌اند كه به پاره‌اي از آنها به شرح زير است:

  • علم و هنر متشكل و هماهنگ كردن، نظارت و كنترل فعاليت‌هاي دسته جمعي در جهت رسيدن به اهداف مشترك سازمان.
  • مديريت، ديدگاهي است كه مي‌خواهد عناصر سه گانه يعني (برنامه ريزي)، (سازماندهي) و (نظارت) را به يكديگر در يك سازمان به كار گرفته و هدف معيني را به نتيجه برساند.
  • مديريت عبارت است از ايجاد تناسب، ارتباط و هدف بين اجزاي تشكيل دهنده يك سازمان كه عبارتند از: كار، كننده كار، وسيله انجام كار، محل كار و زمان كار.
  • مديريت يعني استفاده مؤثر از منابع مديريتي يعني پول، ماشين ، مواد اوليه و همچنين اطلاعات.

 

اصول مديريت علمي كه توسط بنيانگذار آن يعني فردريك ويئسلو تيلور ارايه شده به اين شرح است:

  • تعيين زمان لازم براي انجام هر فعاليت (حركت و زمانسنجي)
  • ايجاد روش‌هاي علمي براي انجام هر كار
  • گزينش كاركنان از طريق آزمون و اجراي برنامه ‌آموزشي
  • تقسيم كار و مسؤوليت بين كاركنان (همكاري و ايجاد ارتباط)

 

نتايج حاصله از مديريت علمي:

  • تقسيم كار با توجه به توانايي و تخصص.
  • طبقه بندي منطقي وظايف.
  • هماهنگي بين تخصص‌ها از طريق وحدت فرمان‌دهي
  • برقراري حيطه نظارت و ايجاد تمركز اختيارات

 

وظايف اساسي مديريت و سرپرستي:

اهم وظايف مدير عبارت است از:

الف: برنامه ريزي:

برنامه ريزي يعني از پيش تصميم گرفتن در مورد آن كه چه كاري، چگونه و در چه زماني انجام شود و چه كسي، با چه امكاناتي آن را انجام دهد. در برنامه بايد روش اجراي عمليات تعيين شود.

 

ب: سازماندهي:

سازمان دهي موضوعات زير را در بر مي‌گيرد:

تعيين فعاليت‌هايي كه براي رسيدن به هدف ضروري است.

دسته بندي اين فعاليت‌ها در بخش‌هاي مختلف سازمان.

واگذار كردن اختيار براي فعاليت ها به هر يك از مديران.

فراهم آوردن هماهنگي فعاليت‌ها، اختيارات و ارتباطات در خطوط عمودي و افقي سازمان.

 

ج: به كار گماردن نيروي انساني

عبارت است از پركردن و نگه داشتن جايگاه شغلي در ساخت و تشكيلات سازمان.

 

د: رهبري

رهبري يعني نفوذ كردن در مردم تا آنها با خواست و شوق باطني و يا انگيزه براي كسب هدف‌هاي سازمان، به فعاليت مشغول شوند. رهبر مسووليت هماهنگ كردن فعاليت‌هاي دسته جمعي را به منظور تحقق هدف مشتري از طريق جلب رضايت و پذيرش از طرف سازمان بر عهده دارد.

 

نظارت:

نظارت يعني اندازه گيري كوشش ‌هاي پرسنل و زيردستان براي كسب اطمينان از اجراي صحيح برنامه‌هاي از پيش تعيين شده نظارت در حقيقت سنجيدن نتيجه كاركرد با انتظارات و هدف هاست و همچنين نشان دادن نكاتي كه ممكن است در آن انحرافاتي وجود داشته باشد.

 

نقش سرپرست و مدير:

نقش اساسي مدير و سرپرست يك واحد دستيابي به اصول مديريتي و اصول طرحي است كه سرعت در انجام كار را به دنبال دارد و همچنين استفاده موثر از منابع مديريتي يعني نيروي انساني، سرمايه، ماشين‌الات، مواد اوليه و به خصوص اطلاعات است. بنابراين مدير يا سرپرست بايد طبق وظايف مديريتي خود به اين هدف جامع عمل بپوشاند.

 

مهم ترين نقش مديران و سرپرستان در همه واحدهاي سازمان اعم از دبيرخانه و بايگاني تا بالاترين سطح مديريت به طور خلاصه و به اين شرح است:

الف: تهيه و ارايه اطلاعات.

ب: پرورش كارمندان تحت نظارت.

ج: عملي كردن اهداف سازمان.

 

توصيه‌هاي مديريت و سرپرستي:

اجراي چهار اصل زير براي ايجاد ارتباط مقابل و جو اعتماد در يك سازمان توصيه مي‌شود:

1-     داشتن هدفي مشترك كه قابل قبول آن سازمان باشد.

2-     تقسيم بندي مسووليت ها و تعيين نقش افراد در سازمان

3-     ايجاد ارتباط مناسب مابين اعضاي سازمان .

4-     ايجاد سيستمي كه به وسيله آن ارزشيابي نتايج مشاغل امكان پذير باشد.

 

توجه به توصيه‌هاي ارزنده بزرگان مديريت در موفقيت مديران بسيار موثر است.

موفقيت هر سازمان و تشكيلات اداري حاصل انتخاب مناسب وانتصاب منطقي افراد است.

اولويت كارها را تعيين كردن و آنها را بر اساس انگيزه تقسيم كنند. زيرا با علاقه بسيار خوب انجام خواهد شد.

امنيت شغلي ايجاد كرده و اختلاف بين كاركنان را برطرف كنيد. انتقال اطلاعات را به رده‌هاي مختلف سازمان تسهيل كنيد.

 

موفق باشید - دبیرخانه قطار شهری مشهد

 

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۱۳:۱۷ توسط morteza abaspoor دسته : مديريت و اصول سرپرستي نظر(0)