X
تبلیغات
مديريت حروفچيني نامه ها (قسمت اول)

دبيرخانه قطار شهري مشهد

مديريت حروفچيني نامه ها (قسمت اول)

 

حروفچيني نامه و نظارت بر كار حروفچين‌ها:

 

در تايپ نامه‌ها و گزارشات، علاوه بر آن كه عوامل مختلفي از قبيل قطع نامه‌ها، تعداد نسخ، جدول، آمار، نوع فرم، سطور و ساير عوامل در زمانسنجي و احتساب آن مؤثر است، مجرب و يا مبتدي بودن حروفچين نيز بايد مورد توجه قرار داده شود.

با توجه به نكات فوق و با در نظر گرفتن مراحل عمليات كار ماشين نويسي و با رعايت كاربرد تكنيك زمان‌سنجي و نيز با توجه به اشتغال يك ماشين‌نويس مجرب در امور تحريرات، زمان صرف شده براي ماشين نويس مجرب در حدود 5 ساعت كار پيش بيني شده است.

به طور كلي بايد در نظر داشت كه يك ماشين نويس مجرب در هر دقيقه 230 حرف تحرير خواهد كرد كه به طور متوسط بين 50 تا 60 كلمه را شامل مي‌شود و اين اقلام براي يك ماشين‌نويس مبتدي به نسبت 3/1 تقليل مي‌يابد.

 

اندازه و قطع كاغذ‌هاي اداري:

به موجب توصيه‌هاي مؤسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران، نامه‌هاي اداري در دو اندازه تعيين شده‌اند:

قطع بزرگ:

اندازه كاغذهاي قطع بزرگ 297*210 ميلي‌متر يا اندازه A4 منحصر به مواقعي است كه مفاد نامه از يك برگ قطع كوچك بيشتر باشد.

 

قطع كوچك:

نامه‌هايي كه در كاغذهاي قطع كوچك ماشين مي‌شود، نبايد از يك برگ با در نظر گرفتن حاشيه‌ها، تجاوز كند و در غير اينصورت بايد از كاغذ قطع بزرگ استفاده شود.

 

زمان صرف شده براي تايپ نامه و گزارش

(منبع: دفتر بهبود روش‌ها، سازمان مديريت و برنامه ريزي)

 

رديف

شرح نامه

تعداد صفحات

زمان (يك دقيقه)

حداقل

حداكثر

1

فرم در قطع بزرگ

1

5/1

2

2

نامه‌هاي بزرگ در مقطع متداول اداري

1

2

5

3

اندازه كاغذ 26 * 29 سانيتمتر، 22 سطر، 2 صفحه

2

7

8

4

اندازه كاغذ نصف صفحه بزرگ

2

3

3

5

سه صفحه نامه با دول و آمار

3

14

17

6

نامه در قطع كوچك 14 * 21

1

1

2

7

گزارش‌هاي قطع بزرگ (24 سطر)

1 يا 2

5

7

8

جداول آماري

1

5

7

 

فعاليت‌روزانه متوسط يك ماشين نويس

(منبع: دفتر بهبود روش‌ها، سازمان مديريت و برنامه ريزي)

 

شرح

تعداد صفحه

زمان صرف شده براي هر برگ

زمان صرف شده

فرم‌ها و نامه‌هاي كوچك

40

3 دقيقه

120 دقيقه

نامه‌هاي قطع بزرگ

14

6 دقيقه

84 دقيقه

درج مطلب در نصف صفحه قطع بزرگ

10

3 دقيقه

30 دقيقه

نامه‌هاي بزرگ با جدول و آمار

4

14 دقيقه

36 دقيقه

جمع

270 دقيقه

 

عمليات مربوط به تايپ نامه:

فرم‌هاي مختلفي براي تايپ نامه در سازمان‌ها مورد استفاده قرار داده مي‌شود كه به پاره‌اي از آن‌ها استناد مي‌شود:

فرم تايپ نامه‌ها:

بر اساس توصيه‌هاي سازمان مديريت و برنامه‌ريزي، در تايپ نامه‌هاي اداري اين اصول بايد مورد توجه قرار گيرد:

اصل مربوط به عنوان گيرنده، فرستنده و موضوع نامه:

  • با دو فاصله عمودي ماشين از آخرين سطر سرلوحه در نامه‌هاي قطع بزرگ و كوچك، عنوان گيرنده نامه با كلمه (به) ماشين مي‌شود.
  • فاصله اولين كلمه عنوان گيرنده نامه يعني (به) از سمت راست كاغذهاي بزرگ، 50 ميلي‌متر است. اين فاصله در نامه‌هاي كوچك برابر 30 ميليمتر و يا در حدود 21 فاصله افقي مي‌باشد.
  • با يك فاصله عمودي كلمه (فرستنده) نوشته مي شود.
  • با يك فاصله عمودي كلمه (موضوع) نوشته مي شود.
  • علامت و نشانه (:) مقابل كلمه (به)، (از) و (موضوع) به طور عمودي قرار داشته باشد. به طور مثال:
  • از:
  • به:
  • موضوع:

 

يادآوري: در بعضي از سازمان‌ها با توجه به اينكه سربرگ سازمان مشخص و داراي آرم و نام سازمان‌مي‌باشد از علامت و كلمه (از:) و (به:) استفاده نمي‌شود.

 

فاصله بين سطرها:

فاصله بين سطرهاي داراي 5/8 ميلي‌متر است.

 

فاصله مربوط به (متن نامه):

  • اولين كلمه (متن نامه) در كاغذ‌هاي قطع بزرگ و كوچك با دو فاصله عمودي ماشين تحرير از سطر (موضوع) ماشين مي‌شود.
  • فاصله اولين كلمه متن نامه كه شروع پاراگراف است از لبه سمت راست كاغذ (در كاغذهاي قطع بزرگ) معادل 70 ميلي‌متر يعني در حدود 50 فاصله افقي ماشين تحرير است. اين فاصله در كاغذهاي قطع بزرگ معادل 50 ميلي‌متر يا 36 فاصله افقي ماشين تايپ است.
  • فاصله كلمات آخر كليه سطرهاي نامه از لبه سمت چپ كاغذ معادل 25 ميلي‌متر يعني در حدود 18 فاصله افقي است. اين فاصله در مورد نامه‌هاي قطع بزرگ و كوچك يكسان است.
  • فاصله شروع سرهاي بعد از اولين سطر پاراگراف نامه تا لبه سمت راست كاغذ در كاغذهاي بزگ 50 ميليمتر يعني در حدود 36 فاصله افقي ماشينتحرير است. اين فاصله در كاغذهاي قطع كوچك 30 ميلي‌متر يعني در حدود 21 فاصله افقي ماشين تحرير است.

 

فاصله مربوط به مشخصات امضا كننده:

با 3 فاصله عمودي ماشين از آخرين سطر متن نامه، نام و نام‌خانوادگي امضا كننده نامه در سمت چپ كاغذ، ماشين مي شود. اين فاصله در نامه‌هاي قطع بزرگ و كوچك يكسان است.

با يك فاصله عمودي از نام و نام‌خانوادگي امضا كننده، عنوان سازماني وي ماشين مي‌شود. ماشين نويس بايد آخرين حرف عنوان سازماني امضا كننده را به فاصله 25 ميليمتري از لبه چپ كاغذ برساند.

 

اصول تهيه تايپ و نگارش مكاتبات اداري:

يك نامه اداري از اين اجزا تشكيل شده است:

 

1- سرلوحه:

اين قسمت از نامه، شامل آرم و عنوان سازمان، شماره و تاريخ، پيوست و كليه نوشته‌ها و  علايمي است كه قسمت بالاي فرم نامه اداري چاپ شده است.

 

2- عنوان گيرنده:

منظور از گيرنده نامه، شخص، مقام و يا واحد سازماني است كه نامه خطاب به آن نوشته شده است. عنوان گيرنده را مي‌توان با عبارت (به) مشخص نماييد.

 

3- عنوان فرستنده:

عنوان فرستنده را هم مي‌توان با كلمه (از) مشخص شود. (در اكثر سازمان‌ها از ذكر عنوان فرستنده خودداري مي‌شود.)

 


+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۱۳:۲۷ توسط morteza abaspoor دسته : مديريت حروفچيني نامه ها نظر(0)