X
تبلیغات
مديريت حروفچيني نامه ها (قسمت دوم)

دبيرخانه قطار شهري مشهد

مديريت حروفچيني نامه ها (قسمت دوم)

مديرت حروفچيني نامه ها (قسمت دوم):

 

4- موضوع نامه:

موضوع نامه با كلمه (موضوع) مشخص مي‌شود كه بايد:

حتي‌الامكان به طور اختصار نوشته شود.

دقيقا بيانگر خلاصه مطالب و مفاد نامه باشد.

با عناوين و موضوعات انتخاب شده در بايگاني هماهنگي و مطابقت داشته باشد.

 

5- متن نامه:

شرحي است كه در مورد موضوع نامه نوشته مي شود و ركن اساسي نامه را تشكيل مي‌دهد.

 

6- امضاي نامه:

نامه و نام خانوادگي امضا كننده در پايان نامه نوشته شده و در زير آن عنوان سازماني آن ذكر مي‌شود. در مواقعي كه امضا كننده به جاي مقام ديگري نامه را امضا مي كند بايد با قيد عبارت (از طرف) نامه را امضا كند. در اين حالت نام مقام سازماني ثبت نشده و فقط عنوان سازماني وي زير نامه نوشته مي‌شود.

 

7- رونوشت نامه:

در مواقعي كه غير از مخاطب اصلي، به دلايلي خاصي افراد ديگري نيز بايد از متن نامه اطلاع داشته باشند و يا براي انجام درخواستي، نقشي به آن‌ها محول شده باشد، رونوشت يا تصوير نامه به آنان نيز داده مي شود.

 

نامه‌هاي اداري و نحوه ثبت عناوين آن‌ها:

به عنوان مثال در نامه‌هاي داخلي عنوان گيرنده (به) و فرستنده (از) به اين شرح نوشته مي‌شود:

به: اداره آموزش و پرورش

از: اداره كارپردازي

 

استانداردهاي نگارش

رعايت سلسله مراتب اداري مطابق با نمودار سازماني در نگارش و ارسال نامه‌ها و انتخاب كلمات مناسب اداري توصيه مي‌شود.

براي ايجاد يك روش يكسان در مكاتبات اداري پيشنهاد مي‌شود از اين عبارات استفاده شود.

از سلسله مراتب بالا به سطوح پايين اداري، عبارت: مقتضي است، خواهشمند است.

از سلسله مراتب هم رديف عبارت: خواهشمند است.

از سلسله مراتب پايين به بالا، عبارت: متمني است.

از سلسله مراتب پايين به بالاترين مقام، عبارت: استدعا مي‌شود، متمني است.

از سلسله مراتب پايين يا مساوي به بالا، عبارت: به استحضار مي‌رساند.

ذكر عناوين و سمت‌هاي مخاطب و نويسنده به طور كامل و بر اساس احكام صورت گيرد و در صورتي كه نويسنده و دريافت كننده نامه‌ها داراي عناوين و سمت‌هاي گوناگون و مختلف باشند بايد به ذكر عناوين و سمت‌هايي كه با محتواي نامه ارتباط دارند، اكتفا شود.

مي‌توان به ذكر سمت و يا عناوين افراد كه نامه به او خطاب شده است، اشاره كرد اما از به كار بردن اسامي افراد بدون ذكر سمت جداً خودداري شود.

براي ايجاد سهولت در امر پاسخ‌گويي، پيگيري و بايگاني نامه‌ها، هر نامه بايد منحصراً به بيان يك مطلب اختصاص يابد و از ذكر مطالبي كه تشخيص موضوع اصلي را مشكل مي‌كند، خودداري شود.

رعايت وضوح، اختصار و عدم استفاده از كلمات نامفهوم و دوپهلو به تسريع در امر پيگيري و بايگاني نامه‌ها كمك مؤثري مي‌كند.

متن پيش نويس بايد فاقد خط خوردگي بوده و با خودكار يا خودنويس نوشته شده باشد.

مجوز تايپ نامه‌ها از طريق مدير واحد صادر و بايد با امضاي تهيه كننده پيش نويس نيز همراه باشد و ماشين‌نويس موظف است از تايپ نامه‌هاي فاقد مجوز جدا خودداري كند.

 

آيين نگارش نامه‌هاي اداري:

براي نوشتن نامه‌هاي اداري سبك هاي مختلفي وجود دارد، برخي از سازمان‌ها براي خود سبك خاصي دارند و كارمندان و آنها ملزم هستند كه از همان سبك پيروي كنند. بايد به خاطر داشت كه مهم‌ترين اصل و قاعده براي هر نامه اداري، ايجاد ارتباط مؤثر باخواننده است. بنابراين هر روشي كه به درك درست خواننده كمك كند، بهترين است.

به طور كلي در نوشتن نامه‌هاي اداري بايد سه اصل را در نظر داشته باشيم:

الف: دقت و درستي

ب: وضوح (روشني)

ج: كفايت

 

الف: دقت و درستي:

مطمئن شويد معني و مفهوم آن چه را كه مي‌گوييد، مي‌دانيد.

از كلمات درست در جاي مناسب استفاده كنيد. كلمات غلط يا عبارات و جملات نامناسب ، موجب درك غلط خواننده و بر هم زدن موقعيت و وضعيت مورد انتظار خواهد شد.

سعي كنيد از نام‌هاي اختصاري استفاده نكنيد، مگر اينكه خواننده با آن اصطلاحات آشنايي داشته باشد.

همواره يك فرهنگ لغات در دسترس داشته باشيد، فرهنگها براي كنترل املاي صحيح كلمات و مفاهيم دقيق آنها به شما كمك خواهند  كرد.

در مكاتبات اداري و بازرگاني از واژه‌ها و اصطلاحات معمول و متداول استفاده كنيد.

 

ب: وضوح (روشني)

از به كار بردن عبارات مبهم و گيج كننده اجتناب كنيد.

حقايق را كنترل  كرده و آنها را دقيق بيان كنيد.

از كلمات غير رايج و غيرمصطلح استفاده نكنيد.

نبايد وضوح و روشني مطلب را قرباني مختصر كردن كنيد.

به خوانندگان اطلاعات كافي بدهيد تا آن چه مدنظر داريد، خوب درك كنند.

 

ج: كفايت:

تاجايي كه ممكن است نامه را مختصر تهيه كنيد، مشروط بر اين كه به اصل موضوع و  حتي جزييات لطمه وارد نشود.

تقريباً 95 درصد مردم جملاتي را كه از 8 كلمه تشكيل شده باشند با يك بار خواندن مي‌فهمند، اين ميزان براي جملاتي با 27 كلمه تا 4 درصد تقليل مي‌يابد.

هدف هر جمله بايد بيان يك فكر يا نكته باشد. اگر جملات خيلي كوتاه باشند، هنگام خواندن ايجاد وقفه مي كنند، بنابراين سعي كنيد بين طول جملات موازنه وجود داشته باشد.

هر يك از پاراگرافها بايد با عنوان ياموضوع خاصي شروع شوند. وقتي يك موضوع يا عنوان تمام شد، پاراگراف جديد بايد شروع شود.

 

شيوه نگارش اعداد:

معدودهايي كه بايد اعداد آن‌ها رقم نوشته شود.

1-     مقياس‌ها از هر نوع

مثال – 35 متر، 85 كيلو، 400 ليتر، 95 كيلومتر.

2-     مبلغ

مثال: 256 ريال، 975 دلار، 560 تومان

3-     درجات هوا

مثال – 33 درجه سانتيگراد، 18 درجه فارنهايت.

4-     شماره مواد قوانين

مثال - ماده 105 قانون مجازات عمومي، ماده 24 قانون مدتي، ماده 12 قانون تجارت.

5-     شماره تصويب نامه‌ها

مثال – تصويب نامه شماره 385 هيات وزيران

6-     صفحات كتاب.

مثال – صفحه 956 كتاب اصول مديريت

7-     تاريخ تولد

مثال – متولد 1351 هجري شمسي

8-     شماره تلفن

مثال – تلفن منزل 3422233، تلفن محل كار: 3422233

9-     شماره خودروها

مثال – اتومبيل شماره 1954 – تهران 52

10- شماره ساختمان‌ها و بلوك‌هاي ساختماني

مثال – بلوك 12 ساختمان 81 ، پلاك 32

11- شماره‌هايي كه با نشانه‌هاي اختصاري همراه است.

مثال – ج 3 ص 126 (جلد سوم صفحه يكصد و بيست وشش)

12- ساعات روز

مثال – ساعت 8 و 45 دقيقه و 50 ثانيه.

 

استثنائات اين قواعد:

1-     اعداد يك رقمي، مثال: نه لشگر، پنج نفر، چهار مدير.

2-     اعداد كسري: مثال: دو دهم، سه چهارم، هفتاد و پنج صدم

3-     اعداد در آغاز سطرح: مثال: بيست و پنج نفر شركت كننده در آزمون استخدامي (توصيه مي‌شود اعداد در آغاز سطرح نوشته نشود).

4-     اعداد تقريبي، مثال: دو سه نفر عابر پياده، پنج شش جلد كتاب.

5-     اعداد ترتيبي، مثال: قرن چهارم، سده هجدهم، دوره پانزدهم.

6-     شماره راه‌ها، خيابان‌ها و كوچه‌ها بايد با اعداد ترتيبي نوشته شود (برخلاف شماره بلوك‌ها و كوچه‌ها)، مثال خيابان دوازدهم، كوچه سوم، بلوك 8 پلاك 4.

7-     نام برخي از سازمان‌ها، مثال: ناحيه 3 شهرداري ، تهران ميدان 7 تير.

 

 

اصول و آيين درست نويسي:

اگر آن چه را كه در اعماق روحمان نهفته داريم و آن چه را كه در زندگي مي‌بينيم و احساس مي‌كنيم، بتوانيم همان گونه نشان دهيم، ما را گوينده و يا نويسنده مي‌نامند.

اگر درست بينديشيم و چيزي را كه مي‌خواهيم بگوييم، با نظم و اسلوب طبيعي در قالب كلمات مناسب و درست فرو ريزيم، گفتارمان را به صورت نوشته در آورده‌ايم.

براي درست نوشتن، رعايت نكات زير توصيه مي‌شود:

فكر كردن قبل از نوشتن

توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقي بين مطالب.

در نظر گرفتن اطلاعات خواننده

ساده نويسي و بيان حقايق

رعايت قواعد دستور زبان و آيين نگارش.

 

نشانه‌گذاري در نگارش:

هدف از نشانه‌گذاري و قوايد آن به اين شرح است:

به درست و آسان خواندن مطالب كمك مي‌كند.

طرز بيان و آهنگ سخن و بسياري از عواطف را به خواننده منتقل مي‌كند.

توقف كوتاه بين جملات با استفاده از نشانه‌گذاري موجب صحيح خواندن آن مي‌شود، به طور مثال: اگر امروز نمي‌آيي، پس فردا بيا.

هم بستگي بين مطالب را افزايش داده و همچنين جدا ساختن بخش هاي مختلف نوشته را آسان مي‌كند.

رايج ترين علايم نشانه گذاري (نقطه گذاري) در نگارش عبارتند از:

 

نقطه (0):

از اين علامت در اين موارد استفاده مي‌شود:

پايان هر جمله.

بعد از كلمه يا عباراتي كه به جاي جمله به كار برده مي‌شود. به طور مثال: اطاعت.

بعد از حروف اختصار، به طول مثال: شركت آي. بي. ام و يا دكتر م.تهراني (به جاي محمد تهراني)

 

ويرگول يا كاما (،)

اين علامت در اين موارد مورد استفاده قرار مي‌گيرد:

به جاي (واو) عطف مكرر، به طور مثال: (علي، محمد، بهروز، حسن و آرش از دانشجويان بسيار پركار هستند.)

بعد از عبارات منادا، به طور مثال: (علي، درست بنويس)

براي تفكيك دو كلمه مكرر كه پشت سر هم مي‌آيد، به طور مثال: (اين اتومبيل، اتومبيل خوبي است.)

براي راهنمايي خواننده و براي درست خواندن جمله، به طور مثال: (اگر امروز نمي‌آيي، پس فردا بيا) يا (اگر امروز نمي‌آيي پس، فردا بيا).

هنگامي كه قسمتي از جمله به جمله بعدي ارتباط دارد و در ضمن نيازمند توقف كوتاهي است كه فاصله دو قسمت جمله از يكديگر نشان دهد و اجزاي جمله را از هم جدا كند، به طور مثال: (وي كه مرد دليري بود، دنيا ديده و مرد روزگار آزموده، بر آن شد كه زماني در سكوت و تنهايي به سر برد.)

براي جدا كردن عبارات معترضه، به طور مثال: (از شما چه پنهان، از اين كتاب خوشم نيامد.)

پيش از حروف ربط، مانند: چنانكه، ليكن، با وجود اين، با اين همه، اما، در صورتي كه، تا، زيرا، به طور مثال: (كاركنان اين واحد صنعتي نكات ايمني را رعايت نمي‌كنند، در صورتي كه تاكنون چندين بار اين مطلب به آن‌ها تذكر داده شده است.) يا (در هر كاري خود سرمشق باشيد، تا بتوانيد كاركنان خود را آموزش دهيد.)

 

علامت نقطه ويرگول (؛):

 از اين علامت زماني استفاده مي شود كه جمله تمام شده ولي مطلب هنوز كامل و تمام نشده است، به طور مثال: (درخت بهترين دوست انسان است؛ نگذاريد بچه‌ها شاخه‌هايشان را بشكنند).

ميان دو جمله ساده كه از لحاظ مفهوم با هم تناقض دارند و به جاي حرف ربط قرار مي‌گيرد، به طور مثال: (مال از بهر آسايش عمر است؛ نه عمر از بهر آوردن مال).

براي جدا كردن بندهاي طولاني از يكديگر و نيز براي بندهايي كه خود مشتمل بر (ويرگول) است، به كار برده مي‌شود.

پس از عبارت خطايي و در مكاتبات رسمي به كار برده مي‌شود، به طور مثال:

استاد ارجمند؛

خانم‌ها و آقايان؛

 

علامت شرح يا توضيح (:):

در بيان شرح، تفسير و توضيح مطالب و يا نقل قول مورد استفاده قرار مي‌گيرد. اين علامت معمولاً بعد از عبارات زير آورده مي‌شود:

به طور مثال به شرح زير، به شرح ذيل

 

علامت سؤال (؟):

پس از جمله‌هاي پرسشي قرار مي‌گيرد.

 

علامت تعجب (!):

اين علامت نشانه تعجب، بيان احساس، ترس و نگراني است.

 

علامه سه نقطه (...):

اين علامت براي نشان دادن عباراتي كه ادامه جمله قبلي بوده و يا جملاتي كه ادامه دارد و از ذكر بقيه آن به دليل عدم نياز به ادامه آن و يا به سبب اينكه ذكر آن مناسب نيست، صرف نظر مي‌شود، به كار مي‌رود.

 

علامت پرانتز (  ):

در داخل اين علامت، كلمه ياجمله قبلي كه نياز به توضيح بيشتري داشته باشد، نوشته مي‌شود. به طور مثال: تهران (پايتخت ايران).

 

علامت گيومه يا نقل قول («     »):

به عنوان مثال از اين علامت در مواقعي استفاده مي‌شود كه از نوشته و يا گفته كسي براي يادآوري آن استفاده شود. به طور مثال : روح استادم شاد كه مي‌ گفت: «براي مردم زندگي كن و براي مردم هم بمير».

به علاوه از اين نشانه براي ذكر اصطلاحات علمي و فني نيز استفاده مي‌شود.

 

شيوه نگارش خط فارسي:

رعايت استقلال كلمه

هر كلمه به سبب معني و نقش دستوري جداگانه‌اي كه دارد، جدا از كلمه ديگر نوشته مي‌شود.

كلمات مركب معمولاً به هم پيوسته نوشته مي شوند. به طور مثال:

نيكبخت، همخواني، بزرگداشت، صاحبدل.

كلمات مركبي كه جزو دوم آنها با (آ) شروع مي شود، پيوسته به هم نوشته مي‌شود و علامت (مد) حذف مي‌شود. به طور مثال:

رهاورد

به استثناي: دانش‌آموز.

كلمه (را) هميشه جدا نوشته مي‌شود. به طور مثال:

كتاب را، آن را.

كلمه (تر) و (ترين) جدا از كلمه قبل از خود نوشته مي‌شود. به طور مثال:

نزديك‌تر، آسان‌تر، مهربان‌تر.

كلمه (ها) علامت جمع، جدا از كلمه قبل نوشته مي شود: به طور مثال:

آن‌ها، ساختمان‌ها، روش‌ها، مهارت‌ها، فعاليت‌ها.

(اين) و (آن) ضمير اشاره، جدا از كلمه قبل و بعد خود نوشته مي شود. به طور مثال:

اين را، به اين،  اين چنين، آن چنان.

(مي) و (همي) جدا از فعل نوشته مي‌شود. به طور مثال:

مي‌گويم، مي‌افتاد، همي گويد، همي رفت، مي‌رفتند.

(اين) و (آن)، (همين) و (همان)، (چنين) و (چنان) در صورتي كه صفت اشاره باشند جدا از كلمه قبل و بعد نوشته مي‌شود. به طور مثال:

به اين، اين خانه، آن همه، با اين همه.

(بدين)، (بدان) هميشه جدا از كلمه بعد نوشته مي‌شود. به طور مثال:

بدين جهت، بدين منوال.

(كه) جدا از كلمه قبل خود نوشته مي‌شود. به طور مثال:

چنان كه، وقتي كه، در صورتي كه، به طوري كه.

(به) حرف اضافه، جدا از كلمه بعد از خود نوشته مي‌شود. به طور مثال:

به او به آهستگي، به سرعت، به خانه، خود به خود.

به استثناي: بجا، بهوش، بلافاصله، بدون، بلافصل.

(بي) حرف اضافه متصل به حرف بعدي نوشته مي‌شود. به طور مثال:

بيقرار ، بيخود، بيگانه، بيسواد.

 

نحوه نگارش برخي كلمات به دو شيوه خط فارسي و عربي:

شيوه خط فارسي                                       شيوه خط عربي

اسماعيل                                                  اسمعيل

رحمان                                                    رحمن

اسحاق                                                    اسحق

هارون                                                    هرون

صلات                                                   صلوة

زكات                               &

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۰۷:۱۵ توسط morteza abaspoor دسته : مديريت حروفچيني نامه ها نظر(0)