X
تبلیغات
ضوابط و ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه (اتوماسيون) (قسمت اول)

دبيرخانه قطار شهري مشهد

ضوابط و ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه (اتوماسيون) (قسمت اول)

اگر سيستم «مكاتبات» در سازمان راه‌اندازي شود:

 
شفاف شدن و مستند شدن تعاملات اداري
 

مديريت، نظارت و پيگيري توليد، گردش و عمليات مربوط به مستندات و بهبود فرآيندهاي اداري

 
يكسان‌سازي، ساماندهي و انسجام‌بخشي به مكتوبات
 

كنترل و سازماندهي دسترسي افراد به مستندات و مكتوبات سازماني

  
امكان پاسخگويي به ارباب رجوع به صورت مكانيزه
 

سادگي استفاده و گسترش همه جانبه در سازمان

 
امكان ارتباط با ساير بخش‌هاي توليد كننده اطلاعات

ضوابط و ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه:

·       اطلاعات پايه

1-      امكان تعريف انواع نامه مانند: نامه صادره و وارده، فاكس، يادداشت، حكم ماموريت، حكم كارگزيني، صورتجلسه.

2-      امكان تعريف انواع طبقه‏بندي نامه مانند : عمومي، عادي، محرمانه، خيلي محرمانه و ...

3-      امكان تعريف ارجحيت نامه مانند: عادي، فوري و آني

4-      امكان تعريف انواع موضوع نامه مانند: عمومي، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و ...

5-      امكان تعريف شيوه ارسال نامه مانند: دستي، پيك، ارباب رجوع، پستي و ...

6-      امكان تعريف انواع دبيرخانه‏هاي محلي

7-      امكان تعريف انواع بايگاني‏هاي محلي

8-      امكان تعريف انواع وضعيت كنوني نامه مانند: اصل، كپي و المثني

9-      امكان تعريف انواع شرح رونوشت نامه

10-    امكان تعريف دستگاه‏ها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه

11-    امكان تعريف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردي و سمت هر يك

12-    امكان تعريف نام و سمت مسئولان دستگاه‏ها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه در خارج از سازمان

13-    امكان تعريف گروه‏هاي طرف مكاتبه و تخصيص كاركنان يا واحدهاي سازماني به گروه‏ها (جهت تسهيل در امر تبادل مكاتبات)

14-    امكان تعريف جانشين براي هر يك از مسئولان ارجاع و پيگيري و امكان تفويض اختيار كاربران.

15-    امكان تعريف انواع شرح ارجاع ( در مورد علت ارجاع نامه توضيح داده ‏شود)

16-    امكان تعريف پايه شاخص سال (دستور شروع سال جديد را تعيين مي‏كند)

17-    امكان تعريف قالب شماره نامه (وارده ، داخلي و صادره) در هر دبيرخانه

18-   امكان تعريف و مديريت اسناد سازماني (غير از نامه) مانند صورتجلسات، روشها و دستورالعمل‏هاي اداري، آيين‏نامه‏ها، فرمها و ...

19-    امكان تعريف آدرس پست الكترونيكي، آدرس پستي و شماره تلفن كاربر (دفتر تلفن) و امكان وجود تقويم به صورت شخصي و عمومي

 

  • عمليات مربوط به نامه‏هاي وارده

 

1-      امكان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) فرستنده، تاريخ و ساعت ورود نامه،‌ نوع تحويل و ...

2-      امكان ثبت مشخصات فرستنده، گيرنده‏، توزيع‏كننده و ثبت كننده نامه (جهت رديابي فيزيكي نامه)

3-      اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به صورت خودكار

4-      امكان ثبت نامه‏هاي مرتبط اعم از  پيرو،  بازگشت و عطف

5-      امكان ثبت پيوست‏هاي نامه

6-      امكان ثبت رونوشت‏هاي نامه

7-      امكان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش يا شخصي كه نامه به وي ارجاع شده، تاريخ و ساعت ارجاع و تاريخ مهلت اقدام

8-      امكان خواندن نامه از طريق فايل و يا از طريق اسكن كردن نامه و يا دريافت از طريق فاكس توسط سيستم

9-      امكان ايجاد ارتباط مابين نامه‏هاي داراي پيرو، بازگشتي و عطفي

10-    امكان ثبت نامه با شماره آزاد

11-    امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل دهنده

12-    امكان الصاق انواع ضمائم و پيوستها شامل متن، عكس، فيلم و صدا به نامه مورد نظر

13-    امكان تهيه و ثبت متن هامش

14-   امكان هامش‏نويسي متعدد با سطح دسترسي كنترل شده (هر هامش فقط توسط شخص موردنظر قابل رؤيت باشد و يا هامش عمومي باشد)

 

 

·         عمليات مربوط به نامه‏هاي صادره

 

1-       امكان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) گيرنده نامه، نوع تحويل و ...

2-      امكان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره

3-      امكان صدور نامه‏ صادره به دستگاه‏هاي اجرايي و اشخاص (حقيقي و حقوقي) با حفظ سابقه

4-      امكان تايپ و ويرايش نامه‏‎ها در داخل برنامه

5-      امكان تعريف و ذخيره موضوع و كليد واژه براي نامه به منظور عدم تايپ مجدد

6-      امكان تهيه پيش‏نويس نامه و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي

7-      امكان تبديل پيش‏نويس تأييد شده به نامه

8-      امكان تشكيل فهرست مخاطبان براي نامه‏هايي با موضوعات و متون يكسان و ارسال گروهي نامه‏ها

9-      امكان تأييد نامه صادره از طرف مقامات مربوط

10-   امكان ثبت نامه‏هاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف

11-   امكان شماره گذاري نامه صادره مطابق ساختار شماره‏‎گذاري موردنظر سازمان

12-   اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به نامه صادره

13-   امكان ارسال نامه از طريق فاكس توسط سيستم

14-   امكان تعيين تعداد و نوع پيوست‏هاي نامه صادره

15-    امكان ارسال تصوير نامه ارسالي به صورت اسكن شده

16-    امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل گيرنده

 

  

·        عمليات مربوط به مكاتبات داخلي

 

1-      امكان ايجاد، پيگيري و كنترل مكاتبات داخلي بين واحدها

2-      امكان شماره‏گذاري نامه‏هاي داخلي مطابق ساختار شماره‏گذاري سازمان

3-      امكان ثبت نام و سمت فرستنده و گيرنده

4-      امكان تعيين تعداد و انواع پيوستهاي نامه

5-      امكان تعيين نامه‏هاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف

6-      امكان تنظيم جلسات داخلي سازمان توسط سيستم (مشخص كردن زمان، مكان، موضوع، افراد مدعوو در جلسه، تعيين مسئول جلسه و تجهيزات مورد نياز و فعال كردن يادآوري براي اطلاع افراد مدعوو در جلسه)

7-      امكان ثبت وظايف به همراه اطلاعات آن نظير ارجاع‏كننده ، زمان انجام و ...

 


+ نوشته شده در ۱۱/۱۴/۱۳۸۶ساعت ۰۷:۴۶ توسط morteza abaspoor دسته : ضوابط و ويژگيهاي دبيرخانه (اتوماسيون) نظر(0)