X
تبلیغات
ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه (اتوماسيون اداري) (قسمت دوم)

دبيرخانه قطار شهري مشهد

ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه (اتوماسيون اداري) (قسمت دوم)

ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه (اتوماسيون اداري)

 

عمليات مربوط به گردش مكاتبات و كارهاي اداري

 

1-    امكان پشتيباني روش‏هاي مختلف گردش مكاتبات (متمركز ، نيمه متمركز و غيرمتمركز)

(متمركز شامل يك دبيرخانه مركزي و چند دبيرخانه محلي، نيمه متمركز شامل چنددبيرخانه مركزي و هر دبيرخانه مركزي شامل چند دبيرخانه داخلي، غيرمتمركز شامل چند دبيرخانه داخلي مستقل)

2-    امكان ايجاد كارتابل الكترونيكي و امكان مشاهده كارتابل توسط افراد مجاز

3-    توزيع نامه‏هاي وارده به كارتابل مسئولان و ارجاع نامه‏هاي وارده و كارهاي مرتبط از طريق كارتابل

4-    امكان اعلام دريافت نامه جديد

5-    امكان تعيين نامه‏هاي مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلي و تعيين نوع اقدام و اولويت زماني انجام كار

6-    تشكيل پرونده براي كارها و نامه‏هاي مرتبط به آن و رؤيت و پيگيري گردش پرونده‏ها در سازمان

7-    امكان طبقه‏بندي نامهها براساس نوع نامه‏، نوع طبقه‏بندي، نوع ارسال،‌ ارجحيت و ... به همراه طبقه‏بندي درختي موضوعات نامه

8-    امكان پاسخگويي به كارهاي ارجاع شده و اعلام خاتمه كار از طريق ارجاع كننده

9-    امكان ارجاع نامه‏ به صورت تصوير، صوت، پيغام تلفني و ...

10-استفاده و كنترل مركزي تاريخ در كليه مراحل گردش مكاتبات (درج تاريخ مشاهده توسط مسئول انجام كار، تعيين تاريخ شروع اقدام، تاريخ انتظار پاسخ، دوره پيگيري و ...)

11-امكان استفاده از امضاي ديجيتال

12- امكان اعلام موافقت يا عدم موافقت با كارهاي انجام شده و صدور دستورهاي بعدي

13-اعلام وضعيت كارهايي كه عمليات آن خاتمه نيافته است

14- امكان كنترل، پيگيري و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام كنندگان به صورت درختواره

15-امكان تأثيرگذاري تغييرات تشكيلاتي در ساختار دبيرخانه‏ها (انحلال، تشكيل، ادغام و تجزيه)

16-امكان ثبت نامه‏هاي بدون شماره مانند درخواست‏هاي شخصي يا نامه‏هاي ارباب‏رجوع و دسترسي سريع به اين نامه‏ها در آينده

17-امكان استفاده از قلم نوري در پاراف و ارجاع نامه

18-امكان ايجاد مهر و امضاي اشخاص درون سيستم و استفاده از آنها


عمليات مربوط به پيگيري و رديابي مكاتبات و كارهاي ارجاع شده

 

1-    امكان پيگيري نامه وارده و روند حركت يك نامه در تمام واحدهاي سازمان

2-    تعيين مهلت اقدام پاسخ براي هر نامه وارده، داخلي، ‌كارها، دستورها و يا پيامهاي ارجاع شده

3-    پيگيري مراحل مختلف كار از طريق كارتابل، دستيابي به علل تأخير در انجام كارها، رديابي وضعيت فعلي آن و نتايج اقدامات انجام شده روي نامه

4-    انجام پيگيري توسط خود سيستم به صورت خودكار، ارسال پيامهاي پيگيري، جويا شدن نتيجه كار و ارائه هشدار در مورد ديركرد اقدامات (هم به شخص ارجاع‏دهنده و هم به شخص ارجاع شونده)

5-    امكان پيگيري كليه دستورها و پيامهاي ارسال شده و پيگيري مستمر اقداماتي كه بايد تا تاريخ معيني انجام شوند و تأخير دارند

6-    امكان پيگيري و رديابي مكاتبات سالهاي قبل

7-    امكان پيگيري ارجاع نامه‏ها از طريق جستجو در شماره، تاريخ، موضوع، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) فرستنده، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) گيرنده و ...

 

 

عمليات مربوط به بايگاني

 

1-    امكان ايجاد و انجام امور مربوط به بايگاني سازمان توسط سيستم

2-    امكان ايجاد پرونده‏هاي كاركنان در كامپيوتر

3-    امكان بايگاني نمودن مكاتبات تحت شماره‏هاي دلخواه

4-    امكان كنترل درخواست و ارسال نامهها از بايگاني و بازگشت آنها به بايگاني و امكان بازيابي محل نامه در هر لحظه

5-    امكان ايجاد طبقه‏بندي موضوعي (موضوع اصلي و زيرموضوع) جهت پرونده‏هاي بايگاني

6-    امكان به گردش انداختن نامه‏هاي بايگاني شده

7-    امكان ثبت اطلاعاتي همچون تاريخ خروج پرونده‏ها از بايگاني، ‌بخش يا شخص تحويل گيرنده پرونده و تاريخ بازگشت مجدد پرونده به بايگاني (جهت پيگيري گردش پرونده‏ها)

8-    امكان ايجاد پرونده‏هاي شخصي براي هر يك از كاربران و ذخيره‏سازي نامههاي مربوط در آنها

9-    امكان ايجاد كپي‏هاي متعدد از يك نامه و بايگاني آنها در پروندههاي مختلف

 

عمليات مربوط به ارتباطات

 

1-    امكان تعريف انواع شبكه مورد پشتيباني سيستم جهت اتصال كاربران سازمان به سيستم از طريق شبكه محلي موجود در ساختمان مركزي

2-    امكان ارجاع مكاتبات به واحدهاي مختلف با توجه به شبكه بودن سيستم

3-    امكان ثبت و ارسال پيغامها (از طريق متن، صوت و تصوير) و نمايش پيغامهاي موجود و دريافت شده

4-    امكان ارسال پيامهاي اطلاعاتي در سطح گروهها، واحدها و كاربران

5-    مشخص كردن زمان، موضوع و مكان قرارهاي ملاقات با فعال كردن يادآوري توسط سيستم

6-    امكان  كنترل دسترسي به ارسال پيامها

7-    امكان مبادله اسناد با استفاده از فاكس توسط سيستم

8-    امكان اتصال كاربران از طريق خطوط تلفن و يا از طريق شبكه جهاني اينترنت

9-    امكان استفاده همزمان چند ايستگاه (كاربر) و تغيير همزمان اطلاعات

 

 

امكانات جستجو و بررسي

 

1-    امكان جستجوي نامه‏ها به صورت پارامتريك براساس كليه فيلدهاي اطلاعاتي به صورت تك فيلد و يا تركيب چندين فيلد انتخابي

2-    امكان جستجو و دسترسي سريع به اطلاعات نامه‏هاي وارده و صادره و كليه مكاتبات در گردش، بايگاني شده و كارتابل

3-    امكان جستجوي موضوع و شرح نامه‏ها اعم از نامه‏هاي ارسالي و دريافتي و دستيابي سريع به مشخصات نامه

4-    امكان جستجوي سريع و آسان نام اشخاص در شرح نامه‏ها

 

عمليات مربوط به گزارش‏ها و مشاهدات

 

1-    امكان تهيه گزارش‏هاي دلخواه به صورت پارامتريك (Report Generator) و امكان چاپ، ذخيره‏سازي و بازيابي نتايج گزارش‏گيري

2-    امكان گزارش‏گيري از مكاتبات صادره ، وارده و داخلي و گزارش از گردش نامه در سازمان

3-    امكان گزارش‏گيري از نامههاي در دست اقدام و مكاتبات بدون پاسخ

4-    امكان ايجاد انواع گزارش‏هاي اجرايي، آماري، مديريتي و پويا

5-    امكان نمايش نتايج گزارشها به صورت نمودارهاي مختلف

6-    امكان گزارش‏گيري و مشاهده نامه‏هايي كه تحت عنواني خاص يا در محدوده زماني مشخص ارسال شده‏اند

7-    امكان تهيه گزارش مربوط به ارجاعات، پيگيري و سوابق نامه‏ها

8-    امكان گزارش‏گيري از دفتر انديكاتور

9-    امكان گزارش‏گيري از حجم مكاتبات انجام شده در واحدها و همچنين تعداد نامه‏هاي ارسالي و دريافتي مربوط به سازمان

10-امكان مشاهده عملكرد كاربران (وضعيت سرعت يا تأخير در انجام كارها و علل آن )

11- امكان مشاهده و گزارش‏گيري از پيام‏ها و دستورها و امكان مشاهده كارتابل مكاتبات و پيامهاي ارسالي و حذف شده

12-امكان گزارش از نامه‏هاي دريافتي از بايگاني كه هنوز در مقاطع زماني موردنظر به بايگاني بازگشت داده نشده‏اند

13-امكان گزارش‏گيري و مشاهده دفتر تلفن و نشاني‏هاي پستي و پست الكترونيك

14-امكان ايجاد انعطاف‏پذيري در تصاوير مانند: چرخش، تعيين مقياس تصوير، بزرگ نمايي، كوچك نمايي و ...

 

 

ارتباط سيستم دبيرخانه با ساير سيستمها

        امكان ارتباط با ساير سيستمهاي كاربردي با توجه به يكپارچه بودن سيستم

1- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم پرسنلي

2-    امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم تشكيلات

3-    امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم اموال

4-    امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم مالي

5-    امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم انبار

 

 

 امنيت و حدود دسترسي

 

1-    امكان ايجاد و تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز اجراي عمليات كاربري

2-    امكان تعريف سطوح دسترسي سمت‏ها به انواع مكاتبات طبقه‏بندي شده (جهت حفاظت اسناد)

3-    امكان تهيه پشتيبان كامل از اطلاعات سيستم

4-    امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيري از دسترسي‏هاي غيرمجاز

5-    امكان ثبت كليه وقايع سيستم

 

 

بازسازي اطلاعات

امكان بازسازي اطلاعات در مواردي كه سيستم با مشكلاتي مواجه مي‏شود

 

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۰۷:۴۷ توسط morteza abaspoor دسته : ضوابط و ويژگيهاي دبيرخانه (اتوماسيون) نظر(1)