X
تبلیغات
دبيرخانه قطار شهري مشهد

دبيرخانه قطار شهري مشهد

ارتباطات و پاسخگويي در سازمان

ارتباط و پاسخگويي به قسمت هاي مختلف:

تعريف ارتباط:

  • ارتباط عبارت است از ارسال اطلاعات توسط فرستنده و درك آن توسط گيرنده.
  • ارتباط يعني انتقال مفاهيم
  • ارتباط خوب عبارت است تبادل افكار و اطلاعات به نحوي كه باعث ايجاد حسن تفاهم و اعتماد متقابل شود.

 

انواع ارتباط:

 

1-     ارتباط كلامي يا شفاهي: منظور از ارتباط شفاهي همان رفتاري است كه به صورت (گفت) و (شنيدن) ظاهر مي‌شود و بخش عمده‌اي از ارتباطات انساني را تشكيل مي‌دهد.

 

2-     ارتباط نوشتاري (كتبي): منظور از اين نوع ارتباط، رفتاري است كه به وسيله نوشتن پيام و ارسال آن از طريق نامه، دستور العمل، قوانين، بخشنامه‌ها و پيام‌هاي كتبي صورت مي‌پذيرد كه مهم‌ترين نوع ارتباط در يك سازمان است.

 

3-     ارتباط اشاره‌اي: منظور از اين نوع ارتباط، انتقال پيام از طريق علائم و حركات شناخته شده جسماني است، مانند حالت چهره و بدن و بروز هيجانات و احساسات.

 

برقراري ارتباط صحيح در سازمان:

ايجاد ارتباط مؤثر در سازمان آثار مثبت زير را در افزايش كارآيي يك سازمان در پي خواهد داشت:

  • تقويت حسن همبستگي به عنوان لازمه كار موفق گروهي.
  • ارتقاي سطح دانش و آگاهي كاركنان نسبت به اهداف و موقعيت سازمان
  • افزايش ميزان اعتماد و رضايت خاطر كاركنان از شغل خود.
  • حصول اطمينان از درستي تصميم اتخاذ شده و حل مشكلات اداري.

 

با توجه به اهميت ارتباط در سازمان، از مسولان دفاتر، دبيرخانه‌ها و بايگاني انتظار مي‌رود ضمن توجه به نكات مذكور، ارتباط سازمان خود را با ساير سازمان‌ها و واحدهاي اداري، در جهت پيشبرد كار و وظايف و پاسخ‌گويي به نيازها و انتظارات آنان مستحكم كنند. لازمه انجام اين وظيفه آشنايي كامل به سازمان، شرح وظايف واحدها و حتي اسامي مسولان واحدهاي مختلف سازمان خواهد بود.

 

انواع جريان‌هاي ارتباطي:

ارتباط مناسب و منطقي بين افراد واحدهاي يك سازمان مانع تداخل وظايف و لوث شدن مسوليت‌ها مي شود و اين ارتباط براي تحقق هدف‌هاي سازمان بسيار مهم است. در هر سازمان، جريان‌هاي ارتباطي متعددي را مي‌توان مشخص و معرفي كرد كه به ذكر مهم‌ترين آنها مي‌پردازيم:

 

1- ارتباط عمودي (از بالا به پايين):

ارتباط عمودي از رده‌هاي بالاي سازمان به كاركناني كه در رده‌هاي پايين‌تر سازمان جاي دارند جريان مي‌يابد. اين ارتباط به صورت شفاهي و به كمك روش‌هايي مانند دستور، سخنراني، نشست‌هاي گروهي و نيز به صورت كتبي، يادداشت، نامه، آيين‌نامه و خط مشي‌ها و روش‌ها برقرار مي‌شود.

 

2- ارتباط از پايين به بالا:

اين ارتباط از پايين به بالاي رده سازماني جريان پيدا مي‌كند و با توجه به رعايت سلسله مراتب اداري آغاز مي‌شود. دريافت اين پيام‌ها و اطلاعات براي اجراي نظارت در سازمان بسيار ضرورت دارد.

 

3- ارتباط متقاطع و اريب:

ارتباط متقاطع، جريان اطلاعات به صورت افقي ميان كاركنان در يك رده يا رده‌هاي همانند سازمان و ارتباط اريب بين افراد در رده‌هاي گوناگون است. اين روابط گزارش‌دهي و گزارش‌گيري افراد را با يكديگر امكانپذير مي‌سازد. اينگونه ارتباط به منظور تسريع جريان اطلاعات و هماهنگ كردن كوشش‌ها در راستاي انجام هدف‌ها صورت مي‌گيرد.

 

4- ارتباط افقي:

نوع ديگر ارتباط در سازمان ارتباط افقي است، اين نوع ارتباط بين واحدها و مقامات هم سطح كه از نظر نوع فعاليت‌ها هم بستگي نزديك دارند، صورت مي‌گيرد.

 

5- ارتباط رسمي و غيررسمي:

منظور از ارتباط رسمي، ارتباطي است كه در سطح وسيع و در محيط‌هاي رسمي و از طريق سلسله مراتب اداري صورت مي‌گيرد. مانند ارتباطي كه براي ابلاغ مصوبه‌ها و آيين نامه‌ها و ساير دستورات ايجاد مي‌شود.

ارتباط غيررسمي به ارتباطي گفته مي‌شود كه بين دو نفر يا دو گروه به طور عادي و دوستانه اتفاق مي‌افتد.

 

ارتباط با مافوق سازماني و تهيه گزارش:

رفتار سازماني، رفتاري است كه فرد تابع مقررات، دستورالعمل‌ها و خط مشي‌هاي تعيين شده مي‌باشد و با توجه به قرارداد منعقده بين سازمان و فرد، طرفين وظايف و حدود اختيارات يكديگر را مشخص مي‌كنند بنابراين عدم رعايت مقررات اداري از قبيل انجام وظايف محوله، رعايت سلسله مراتب اداري در ايجاد ارتباط، حضور به موقع و مرتب و رعايت ساير مقررات، تخلف محسوب شده و موجب بازخواست مي شود.

 

نكاتي كه كاركنان يا سازمان بايد در تهيه گزارش مورد توجه قرار دهند. عبارت است از:

  • سعي شود مشكلات سازمان مستقيما با مدير مربوطه مطرح شود (با رعايت سلسله مراتب اداري).
  • با سازمان خود احساس صميميت داشته و خود را به آن متعلق بداند.
  • راستگو، صميمي و صادق بوده و كمتر از وضع موجود شكايت كند.
  • نقطه نظرات مدير خود را كاملاً درك كرده و بفهمد كه سرپرست چه مي‌خواهد.
  • گزارش‌هاي انجام كار چه به صورت كتبي و يا شفاهي به طور مستمر و دوره‌اي به مدير ارايه شود و او را در جريان فعاليت‌ها قرار دهد.
  • نسبت به افزايش مهارت‌هاي خويش علاقه نشان دهد.
  •      اطلاعات مورد نياز مدير را با سرعت، صحت و دقت تهيه و ارايه كند.

موفق باشید - دبیرخانه قطار شهری مشهد

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۱۳:۱۴ توسط morteza abaspoor دسته : مديريت ارتباط و پاسخگويي نظر(0)