X
تبلیغات
دبيرخانه قطار شهري مشهد

دبيرخانه قطار شهري مشهد

مديريت مكاتبات وارده و صادره (امور دفتري)

مراحل مشروحه ذيل در امر كنترل دريافت، ثبت و صدور مكاتبات اداري در يك سازمان طي مي‌شود.

 

نامه‌هاي وارده به سازمان:

  • كليه نامه‌هاي وارده به سازمان به واحد دبيرخانه ارسال و در صورت لزوم رسيد اخذ مي شود (به استثناي نامه‌هايي كه از طريق پست به سازمان ارسال مي‌گردد).
  • مسوول دبيرخانه (در بعضي از سازمان‌ها متصدي دريافت نامه) نامه‌هاي وارده را دريافت و پس از كنترل آن از نظر ارتباط نامه با سازمان، صحت تعداد پيوست‌ها، وجود امضاء و ساير نكات لازم نسبت به ارايه رسيد اقدام مي‌كند.
  • نامه‌هاي دريافت شده به مسوول يا رييس دبيرخانه يا مسوول ثبت مكاتبات ارايه شده و روي نامه مهر ورود نامه زده مي‌شود.
  • مسوول دبيرخانه، واحد و يا شخص اقدام كننده را مشخص و روي نامه (در محل مهر دبيرخانه) ثبت مي‌كند. در بعضي از سازمان‌ها، كارشناس و يا پرسنل اقدام كننده توسط مسوول و يا مدير واحد مشخص مي‌شود.
  • پس از تعيين محل اقدام (ارجاع نامه)، نامه‌ها به متصدي ثبت نامه (انديكاتور نويس يا متصدي ثبت رايانه‌اي) تحويل داده مي شود.
  • مسوول ثبت نامه‌ها در دفتر انديكاتور، نامه‌ها را در ستون‌هاي تعيين شده دفتر انديكاتور ثبت و شماره و تاريخ ثبت نامه در دفتر مزبور را در محل‌هاي تعيين شده در مهر ورود نامه (مهر انديكاتور) وارد مي‌كند.
  • پس از ثبت نامه‌ها و اختصاص شماره و تاريخ به آنها، در بعضي از مؤسسات اين نامه‌ها را در دفتر ديگري به نام اندكس دبيرخانه يا دفتر بازرسي ثبت مي‌كنند.
  • هدف از ثبت نامه ها  در دفتر اندكس دبيرخانه، سهولت دسترسي به شماره انديكاتور و ثبت نامه‌هاي وارده از طريق شماره نامه‌هاست.

لازم به يادآوري است كه در سيستم اتوماسيون اداري، ديگر نيازي به دفتر اندكس نمي‌باشد. زيرا با وجود سيستم كامپيوتري به سهولت مي‌توان به شماره انديكاتور دست يافت.

 

  • پس از طي اين مراحل، نامه‌ها بر حسب واحدهاي اقدام كننده، در دفاتر (ارسال مراسلات) يا  (دفتر رسيد) ثبت شده و پس از تقسيم آن‌ها بين توزيع كنندگان نامه (نامه رسان‌ها) به واحد و يا مسوول اقدام، تحويل و رسيد اخذ مي شود.

يادآوري: در سيستم اتوماسيون اداري رييس دبيرخانه به عنوان مدير اتوماسيون نيز معرفي مي‌شود.

 

 

كنترل نامه‌هاي وارده توسط مسوولين:

با توجه به مراحل گردش نامه‌هاي وارده و صادره در يك سازمان، توجه به اين نكات به منظور كنترل نامه‌ها توصيه مي‌شود:

1 – كليه نامه‌هاي وارده بايد قبل از ارايه رسيد و يا دريافت آن از اين جهات مورد بررسي قرار گيرند:

  • براي جلوگيري از اشتباه نامه‌رسان در تحويل و ارايه نامه، توجه مسوول دبيرخانه به نام سازمان و عنوان دريافت كننده نامه از اهميت خاصي برخوردار است.
  • موضوع نامه بايد با سازمان گيرنده آن ارتباط داشته باشد.
  • وجود امضا، تاريخ و شماره روي نامه‌ها ضروري است.
  • نامه‌ها از طريق اداري دريافت و پس از ثبت در دفتر انديكاتور يا كامپيوتر، شماره‌گذاري شده و به واحد يا شخص اقدام كننده تحويل داده ‌شود.

 

2- كليه نامه‌هاي صادره بايد قبل از صدور آن از اين جهات مورد بررسي قرار گيرند:

  • نامه از نظر صحت تايپ و مطابقت آن يا پيش نويس بايد كنترل شود.
  • كسب اطمينان از مشخصات امضاء كننده نامه (داشتن حق امضاء) ضرورت دارد.
  • وجود شماره و تاريخ روي نامه الزامي است.
  • صحت تعداد اوراق تايپ شده و رونوشت‌ها (در صورت داشتن رونوشت) بايد بررسي شود.

 

مراحل و كنترل نامه‌هاي صادره:

نامه‌هاي صادره از سازمان با توجه به نوع نامه وارده مراحلي را طي مي‌كنند:

الف - نامه‌هاي وارده‌اي كه نياز به پاسخ ندارند:

پس از دستور مسئول اقدام كننده با قيد عباراتي از قبيل: (اقدام گرديد، پاسخ ندارد، ملاحظه شد) آن را روي نامه، به بايگاني جهت ضبط و نگهداري ارسال مي‌كند.

لازم به يادآوري است كه مسئول بايگاني موظف است نامه‌هايي را كه دستور بايگاني روي آن صادر شده باشد، بايگاني كند.

 

ب – نامه‌هاي وارده‌اي كه بايد به آن پاسخ داده شود.

مراحل زير براي پاسخ دادن و صدور نامه‌ها طي مي‌شود:

بر اساس مفاد موضوع نامه وارده، مسئول اقدام كننده، پيش نويس نامه صادره را پس از مطالعه سوابق نامه و از طريق مراجعه به پرونده (در صورت وجود سابقه در بايگاني) تهيه كرده و آن را پاراف (امضاي موقت) مي‌كند.

  • پس از تهيه پيش نويس در صورت لزوم، مسئول مستقيم و مافوق، آن را مطالعه و در صورت تاييد متن پيش نويس تهيه شده، دستور تايپ آن را صادر مي‌كند.
  • پيش نويس نامه، جهت تايپ ارسال مي‌شود.
  • پيش نويس تايپ شده مجددا به تهيه كننده ارايه مي‌شود تا مورد كنترل و بازديد قرار داده شود.
  • پس از كسب اطمينان از صحت نامه تايپ شده، مسئول اقدام كننده در صورت داشتن حق امضا، نامه را امضا و در غير اين صورت، نسخه دوم و سوم نامه را پاراف كرده و جهت امضاي نهايي به مسئول و يا مقام امضا كننده ارسال مي كند.

 

توجه: در صورت پاراف نسخه دوم و سوم نامه توسط تهيه كننده پيش نويس، نيازي به نگهداري نسخه پيش نويس نخواهد بود.

 

  • پس از انجام تشريفات مذكور، نامه‌هاي صادره همراه نسخه وارده به دبيرخانه ارسال مي‌شود.
  • مسئول دبيرخانه پس از تحويل گرفتن نامه و اطمينان از تعداد نسخ، پيوست‌ها و امضاي مجاز، آن را با ضميمه نسخه نامه وارده به متصدي انديكاتور ارايه مي كند.
  • مسئول انديكاتور يا مسئول انديكاتور رايانه‌اي، نامه‌هاي صادره را در ستون‌هاي پيش بيني شده دفتر انديكاتور ثبت و شماره و تاريخ نامه را در بالاي فرم نامه كه قبلا در نامه‌هاي اداري محل‌هاي آن مشخص شده است ثبت مي كند و به متصدي توزيع نامه‌هاي صادره (نامه رسان‌هاي خارجي) تحويل مي دهد.
  • متصدي نامه‌هاي صادره، مشخصات نامه‌هاي صادره مانند شماره نامه، تاريخ، نام دريافت كننده و تعداد پيوست‌ها (در صورت ضميمه بودن پيوست به نامه) را در دفتر ارسال مراسلات صادره ثبت مي كند و به گيرنده تحويل داده و رسيد مي‌گيرد.

 

ج – نامه‌هاي صادره‌اي كه در پاسخ نامه وارده نباشد:

به اين سري از نامه‌هاي صادره (نامه‌هاي صادره ابتدا به ساكن) نيز گفته مي‌شود.

در اين نامه‌ها پيش نويس نامه با توجه به مطالب مورد نياز تهيه و پس از تاييد پيش نويس به ماشين نويس ارايه مي شود پس از تايپ و كسب اطمينان از صحت تايپ آنها به دبيرخانه جهت ثبت در انديكاتور و اختصاص شماره و تاريخ به آنها ارسال شده و نسبت به صدور آن مانند سايرنامه‌هاي صادره اقدام مي‌شود.

 

موفق باشيد - دبيرخانه قطار شهري مشهد

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۱۳:۲۴ توسط morteza abaspoor دسته : مديريت امور دفتري (مكاتبات وارده و صادره) نظر(0)