X
تبلیغات
دبيرخانه قطار شهري مشهد

دبيرخانه قطار شهري مشهد

ضوابط و ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه (اتوماسيون) (قسمت اول)

اگر سيستم «مكاتبات» در سازمان راه‌اندازي شود:

 
شفاف شدن و مستند شدن تعاملات اداري
 

مديريت، نظارت و پيگيري توليد، گردش و عمليات مربوط به مستندات و بهبود فرآيندهاي اداري

 
يكسان‌سازي، ساماندهي و انسجام‌بخشي به مكتوبات
 

كنترل و سازماندهي دسترسي افراد به مستندات و مكتوبات سازماني

  
امكان پاسخگويي به ارباب رجوع به صورت مكانيزه
 

سادگي استفاده و گسترش همه جانبه در سازمان

 
امكان ارتباط با ساير بخش‌هاي توليد كننده اطلاعات

ضوابط و ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه:

·       اطلاعات پايه

1-      امكان تعريف انواع نامه مانند: نامه صادره و وارده، فاكس، يادداشت، حكم ماموريت، حكم كارگزيني، صورتجلسه.

2-      امكان تعريف انواع طبقه‏بندي نامه مانند : عمومي، عادي، محرمانه، خيلي محرمانه و ...

3-      امكان تعريف ارجحيت نامه مانند: عادي، فوري و آني

4-      امكان تعريف انواع موضوع نامه مانند: عمومي، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و ...

5-      امكان تعريف شيوه ارسال نامه مانند: دستي، پيك، ارباب رجوع، پستي و ...

6-      امكان تعريف انواع دبيرخانه‏هاي محلي

7-      امكان تعريف انواع بايگاني‏هاي محلي

8-      امكان تعريف انواع وضعيت كنوني نامه مانند: اصل، كپي و المثني

9-      امكان تعريف انواع شرح رونوشت نامه

10-    امكان تعريف دستگاه‏ها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه

11-    امكان تعريف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردي و سمت هر يك

12-    امكان تعريف نام و سمت مسئولان دستگاه‏ها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه در خارج از سازمان

13-    امكان تعريف گروه‏هاي طرف مكاتبه و تخصيص كاركنان يا واحدهاي سازماني به گروه‏ها (جهت تسهيل در امر تبادل مكاتبات)

14-    امكان تعريف جانشين براي هر يك از مسئولان ارجاع و پيگيري و امكان تفويض اختيار كاربران.

15-    امكان تعريف انواع شرح ارجاع ( در مورد علت ارجاع نامه توضيح داده ‏شود)

16-    امكان تعريف پايه شاخص سال (دستور شروع سال جديد را تعيين مي‏كند)

17-    امكان تعريف قالب شماره نامه (وارده ، داخلي و صادره) در هر دبيرخانه

18-   امكان تعريف و مديريت اسناد سازماني (غير از نامه) مانند صورتجلسات، روشها و دستورالعمل‏هاي اداري، آيين‏نامه‏ها، فرمها و ...

19-    امكان تعريف آدرس پست الكترونيكي، آدرس پستي و شماره تلفن كاربر (دفتر تلفن) و امكان وجود تقويم به صورت شخصي و عمومي

 

  • عمليات مربوط به نامه‏هاي وارده

 

1-      امكان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) فرستنده، تاريخ و ساعت ورود نامه،‌ نوع تحويل و ...

2-      امكان ثبت مشخصات فرستنده، گيرنده‏، توزيع‏كننده و ثبت كننده نامه (جهت رديابي فيزيكي نامه)

3-      اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به صورت خودكار

4-      امكان ثبت نامه‏هاي مرتبط اعم از  پيرو،  بازگشت و عطف

5-      امكان ثبت پيوست‏هاي نامه

6-      امكان ثبت رونوشت‏هاي نامه

7-      امكان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش يا شخصي كه نامه به وي ارجاع شده، تاريخ و ساعت ارجاع و تاريخ مهلت اقدام

8-      امكان خواندن نامه از طريق فايل و يا از طريق اسكن كردن نامه و يا دريافت از طريق فاكس توسط سيستم

9-      امكان ايجاد ارتباط مابين نامه‏هاي داراي پيرو، بازگشتي و عطفي

10-    امكان ثبت نامه با شماره آزاد

11-    امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل دهنده

12-    امكان الصاق انواع ضمائم و پيوستها شامل متن، عكس، فيلم و صدا به نامه مورد نظر

13-    امكان تهيه و ثبت متن هامش

14-   امكان هامش‏نويسي متعدد با سطح دسترسي كنترل شده (هر هامش فقط توسط شخص موردنظر قابل رؤيت باشد و يا هامش عمومي باشد)

 

 

·         عمليات مربوط به نامه‏هاي صادره

 

1-       امكان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) گيرنده نامه، نوع تحويل و ...

2-      امكان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره

3-      امكان صدور نامه‏ صادره به دستگاه‏هاي اجرايي و اشخاص (حقيقي و حقوقي) با حفظ سابقه

4-      امكان تايپ و ويرايش نامه‏‎ها در داخل برنامه

5-      امكان تعريف و ذخيره موضوع و كليد واژه براي نامه به منظور عدم تايپ مجدد

6-      امكان تهيه پيش‏نويس نامه و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي

7-      امكان تبديل پيش‏نويس تأييد شده به نامه

8-      امكان تشكيل فهرست مخاطبان براي نامه‏هايي با موضوعات و متون يكسان و ارسال گروهي نامه‏ها

9-      امكان تأييد نامه صادره از طرف مقامات مربوط

10-   امكان ثبت نامه‏هاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف

11-   امكان شماره گذاري نامه صادره مطابق ساختار شماره‏‎گذاري موردنظر سازمان

12-   اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به نامه صادره

13-   امكان ارسال نامه از طريق فاكس توسط سيستم

14-   امكان تعيين تعداد و نوع پيوست‏هاي نامه صادره

15-    امكان ارسال تصوير نامه ارسالي به صورت اسكن شده

16-    امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل گيرنده

 

  

·        عمليات مربوط به مكاتبات داخلي

 

1-      امكان ايجاد، پيگيري و كنترل مكاتبات داخلي بين واحدها

2-      امكان شماره‏گذاري نامه‏هاي داخلي مطابق ساختار شماره‏گذاري سازمان

3-      امكان ثبت نام و سمت فرستنده و گيرنده

4-      امكان تعيين تعداد و انواع پيوستهاي نامه

5-      امكان تعيين نامه‏هاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف

6-      امكان تنظيم جلسات داخلي سازمان توسط سيستم (مشخص كردن زمان، مكان، موضوع، افراد مدعوو در جلسه، تعيين مسئول جلسه و تجهيزات مورد نياز و فعال كردن يادآوري براي اطلاع افراد مدعوو در جلسه)

7-      امكان ثبت وظايف به همراه اطلاعات آن نظير ارجاع‏كننده ، زمان انجام و ...

 

+ نوشته شده در ۱۱/۱۴/۱۳۸۶ساعت ۰۷:۴۶ توسط morteza abaspoor دسته : ضوابط و ويژگيهاي دبيرخانه (اتوماسيون) نظر(0)

ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه (اتوماسيون اداري) (قسمت دوم)

ويژگيهاي مورد انتظار سيستم دبيرخانه (اتوماسيون اداري)

 

عمليات مربوط به گردش مكاتبات و كارهاي اداري

 

1-    امكان پشتيباني روش‏هاي مختلف گردش مكاتبات (متمركز ، نيمه متمركز و غيرمتمركز)

(متمركز شامل يك دبيرخانه مركزي و چند دبيرخانه محلي، نيمه متمركز شامل چنددبيرخانه مركزي و هر دبيرخانه مركزي شامل چند دبيرخانه داخلي، غيرمتمركز شامل چند دبيرخانه داخلي مستقل)

2-    امكان ايجاد كارتابل الكترونيكي و امكان مشاهده كارتابل توسط افراد مجاز

3-    توزيع نامه‏هاي وارده به كارتابل مسئولان و ارجاع نامه‏هاي وارده و كارهاي مرتبط از طريق كارتابل

4-    امكان اعلام دريافت نامه جديد

5-    امكان تعيين نامه‏هاي مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلي و تعيين نوع اقدام و اولويت زماني انجام كار

6-    تشكيل پرونده براي كارها و نامه‏هاي مرتبط به آن و رؤيت و پيگيري گردش پرونده‏ها در سازمان

7-    امكان طبقه‏بندي نامهها براساس نوع نامه‏، نوع طبقه‏بندي، نوع ارسال،‌ ارجحيت و ... به همراه طبقه‏بندي درختي موضوعات نامه

8-    امكان پاسخگويي به كارهاي ارجاع شده و اعلام خاتمه كار از طريق ارجاع كننده

9-    امكان ارجاع نامه‏ به صورت تصوير، صوت، پيغام تلفني و ...

10-استفاده و كنترل مركزي تاريخ در كليه مراحل گردش مكاتبات (درج تاريخ مشاهده توسط مسئول انجام كار، تعيين تاريخ شروع اقدام، تاريخ انتظار پاسخ، دوره پيگيري و ...)

11-امكان استفاده از امضاي ديجيتال

12- امكان اعلام موافقت يا عدم موافقت با كارهاي انجام شده و صدور دستورهاي بعدي

13-اعلام وضعيت كارهايي كه عمليات آن خاتمه نيافته است

14- امكان كنترل، پيگيري و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام كنندگان به صورت درختواره

15-امكان تأثيرگذاري تغييرات تشكيلاتي در ساختار دبيرخانه‏ها (انحلال، تشكيل، ادغام و تجزيه)

16-امكان ثبت نامه‏هاي بدون شماره مانند درخواست‏هاي شخصي يا نامه‏هاي ارباب‏رجوع و دسترسي سريع به اين نامه‏ها در آينده

17-امكان استفاده از قلم نوري در پاراف و ارجاع نامه

18-امكان ايجاد مهر و امضاي اشخاص درون سيستم و استفاده از آنها


عمليات مربوط به پيگيري و رديابي مكاتبات و كارهاي ارجاع شده

 

1-    امكان پيگيري نامه وارده و روند حركت يك نامه در تمام واحدهاي سازمان

2-    تعيين مهلت اقدام پاسخ براي هر نامه وارده، داخلي، ‌كارها، دستورها و يا پيامهاي ارجاع شده

3-    پيگيري مراحل مختلف كار از طريق كارتابل، دستيابي به علل تأخير در انجام كارها، رديابي وضعيت فعلي آن و نتايج اقدامات انجام شده روي نامه

4-    انجام پيگيري توسط خود سيستم به صورت خودكار، ارسال پيامهاي پيگيري، جويا شدن نتيجه كار و ارائه هشدار در مورد ديركرد اقدامات (هم به شخص ارجاع‏دهنده و هم به شخص ارجاع شونده)

5-    امكان پيگيري كليه دستورها و پيامهاي ارسال شده و پيگيري مستمر اقداماتي كه بايد تا تاريخ معيني انجام شوند و تأخير دارند

6-    امكان پيگيري و رديابي مكاتبات سالهاي قبل

7-    امكان پيگيري ارجاع نامه‏ها از طريق جستجو در شماره، تاريخ، موضوع، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) فرستنده، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) گيرنده و ...

 

 

عمليات مربوط به بايگاني

 

1-    امكان ايجاد و انجام امور مربوط به بايگاني سازمان توسط سيستم

2-    امكان ايجاد پرونده‏هاي كاركنان در كامپيوتر

3-    امكان بايگاني نمودن مكاتبات تحت شماره‏هاي دلخواه

4-    امكان كنترل درخواست و ارسال نامهها از بايگاني و بازگشت آنها به بايگاني و امكان بازيابي محل نامه در هر لحظه

5-    امكان ايجاد طبقه‏بندي موضوعي (موضوع اصلي و زيرموضوع) جهت پرونده‏هاي بايگاني

6-    امكان به گردش انداختن نامه‏هاي بايگاني شده

7-    امكان ثبت اطلاعاتي همچون تاريخ خروج پرونده‏ها از بايگاني، ‌بخش يا شخص تحويل گيرنده پرونده و تاريخ بازگشت مجدد پرونده به بايگاني (جهت پيگيري گردش پرونده‏ها)

8-    امكان ايجاد پرونده‏هاي شخصي براي هر يك از كاربران و ذخيره‏سازي نامههاي مربوط در آنها

9-    امكان ايجاد كپي‏هاي متعدد از يك نامه و بايگاني آنها در پروندههاي مختلف

 

عمليات مربوط به ارتباطات

 

1-    امكان تعريف انواع شبكه مورد پشتيباني سيستم جهت اتصال كاربران سازمان به سيستم از طريق شبكه محلي موجود در ساختمان مركزي

2-    امكان ارجاع مكاتبات به واحدهاي مختلف با توجه به شبكه بودن سيستم

3-    امكان ثبت و ارسال پيغامها (از طريق متن، صوت و تصوير) و نمايش پيغامهاي موجود و دريافت شده

4-    امكان ارسال پيامهاي اطلاعاتي در سطح گروهها، واحدها و كاربران

5-    مشخص كردن زمان، موضوع و مكان قرارهاي ملاقات با فعال كردن يادآوري توسط سيستم

6-    امكان  كنترل دسترسي به ارسال پيامها

7-    امكان مبادله اسناد با استفاده از فاكس توسط سيستم

8-    امكان اتصال كاربران از طريق خطوط تلفن و يا از طريق شبكه جهاني اينترنت

9-    امكان استفاده همزمان چند ايستگاه (كاربر) و تغيير همزمان اطلاعات

 

 

امكانات جستجو و بررسي

 

1-    امكان جستجوي نامه‏ها به صورت پارامتريك براساس كليه فيلدهاي اطلاعاتي به صورت تك فيلد و يا تركيب چندين فيلد انتخابي

2-    امكان جستجو و دسترسي سريع به اطلاعات نامه‏هاي وارده و صادره و كليه مكاتبات در گردش، بايگاني شده و كارتابل

3-    امكان جستجوي موضوع و شرح نامه‏ها اعم از نامه‏هاي ارسالي و دريافتي و دستيابي سريع به مشخصات نامه

4-    امكان جستجوي سريع و آسان نام اشخاص در شرح نامه‏ها

 

عمليات مربوط به گزارش‏ها و مشاهدات

 

1-    امكان تهيه گزارش‏هاي دلخواه به صورت پارامتريك (Report Generator) و امكان چاپ، ذخيره‏سازي و بازيابي نتايج گزارش‏گيري

2-    امكان گزارش‏گيري از مكاتبات صادره ، وارده و داخلي و گزارش از گردش نامه در سازمان

3-    امكان گزارش‏گيري از نامههاي در دست اقدام و مكاتبات بدون پاسخ

4-    امكان ايجاد انواع گزارش‏هاي اجرايي، آماري، مديريتي و پويا

5-    امكان نمايش نتايج گزارشها به صورت نمودارهاي مختلف

6-    امكان گزارش‏گيري و مشاهده نامه‏هايي كه تحت عنواني خاص يا در محدوده زماني مشخص ارسال شده‏اند

7-    امكان تهيه گزارش مربوط به ارجاعات، پيگيري و سوابق نامه‏ها

8-    امكان گزارش‏گيري از دفتر انديكاتور

9-    امكان گزارش‏گيري از حجم مكاتبات انجام شده در واحدها و همچنين تعداد نامه‏هاي ارسالي و دريافتي مربوط به سازمان

10-امكان مشاهده عملكرد كاربران (وضعيت سرعت يا تأخير در انجام كارها و علل آن )

11- امكان مشاهده و گزارش‏گيري از پيام‏ها و دستورها و امكان مشاهده كارتابل مكاتبات و پيامهاي ارسالي و حذف شده

12-امكان گزارش از نامه‏هاي دريافتي از بايگاني كه هنوز در مقاطع زماني موردنظر به بايگاني بازگشت داده نشده‏اند

13-امكان گزارش‏گيري و مشاهده دفتر تلفن و نشاني‏هاي پستي و پست الكترونيك

14-امكان ايجاد انعطاف‏پذيري در تصاوير مانند: چرخش، تعيين مقياس تصوير، بزرگ نمايي، كوچك نمايي و ...

 

 

ارتباط سيستم دبيرخانه با ساير سيستمها

        امكان ارتباط با ساير سيستمهاي كاربردي با توجه به يكپارچه بودن سيستم

1- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم پرسنلي

2-    امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم تشكيلات

3-    امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم اموال

4-    امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم مالي

5-    امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم انبار

 

 

 امنيت و حدود دسترسي

 

1-    امكان ايجاد و تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز اجراي عمليات كاربري

2-    امكان تعريف سطوح دسترسي سمت‏ها به انواع مكاتبات طبقه‏بندي شده (جهت حفاظت اسناد)

3-    امكان تهيه پشتيبان كامل از اطلاعات سيستم

4-    امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيري از دسترسي‏هاي غيرمجاز

5-    امكان ثبت كليه وقايع سيستم

 

 

بازسازي اطلاعات

امكان بازسازي اطلاعات در مواردي كه سيستم با مشكلاتي مواجه مي‏شود

 

+ نوشته شده در ۱۱/۱۳/۱۳۸۶ساعت ۰۷:۴۷ توسط morteza abaspoor دسته : ضوابط و ويژگيهاي دبيرخانه (اتوماسيون) نظر(1)